株式会社山陰合同銀行様の導入事例

山陰合同銀行が desknet's NEO の導入を検討した背景には、長年利用してきた行内ポータルの使い勝手に対する現場の課題感と、DX推進の加速が求められているという状況がありました。

同行では2017年から約3年にわたり、勘定系システムの移行プロジェクトに取り組んでいました。その期間中はシステム部門の人員を移行業務に集中させていたため、多くのシステム開発案件を凍結せざるを得ない状況が続いていました。

こうした課題意識のもと、同行では行員を対象としたアンケートを実施。情報共有やコミュニケーションに関する課題を洗い出しました。その結果、現場では大きく3つの課題が顕在化していることが明らかになりました。

1つ目は、「情報迷子」の発生です。当時は海外製グループウェア製品を使っていました。従来の行内ポータルでは必要な情報にたどり着くまでに時間がかかり、複数画面での情報整理にも対応できませんでした。また、業務所管部門が主体的に情報を更新・整理しづらい構造となっており、「業務の入り口」として十分に機能していませんでした。

2つ目は、「組織横断のコミュニケーションにおける非効率」です。本部横断のプロジェクトや部門間の情報共有は主にメールに依存していましたが、メール中心の運用ではスレッド管理やグループ単位での情報共有に限界があり、案件推進のスピードを妨げる要因となっていました。

そして3つ目は、「業務プロセスに残る無駄やムラ」です。勘定系システム移行への対応を優先する中で、様々なシステム化をあきらめた結果、Excel等を使用した属人的な業務や部門ごとに異なる運用が積み重なり、業務効率の低下だけでなく、業務データの共有や活用、業務改革の取り組みそのものが進みにくい状況でした。

ITソリューション部では、これらの課題の根底には、既存のグループウェア製品が柔軟な開発や仕様改善を行いにくい点にあると分析。2023年3月、経営執行会議においてグループウェア製品の刷新を提案しました。あわせて部門横断のプロジェクトチームを立ち上げ、システム刷新と並行して行内情報や非効率業務の再整理を進める体制を構築したのです。

目指したのは、業務上の無駄な時間を削減して生産性を向上させること、情報共有に伴うストレスを軽減して従業員エンゲージメントを高めること、そして現場主導で継続的な改善を進められる組織基盤を整備することでした。

同行ではグループウェア刷新にあたり、既存製品を含む4製品を比較検討しました。評価の軸となったのは、「情報迷子の解消」「組織横断のコミュニケーション活性化」「業務の無駄・ムラの削減」という3つの課題をどこまで解決できるか、そして現場主導で継続的な業務改善を進めるためのシステム開発の民主化が実現可能かという点でした。

当時利用していたグループウェアは対応できる幅こそ広いものの、運用や活用には専門知識が求められ、現場部門が主体的に改善を進めることが難しい状況でした。

「2023年3月に経営執行会議へ提出した資料でも、情報共有の課題を整理していました。既存のグループウェアは多機能でしたが、その分運用が複雑で、現場にとって負担が大きかったのです。もっとシンプルに、もっと効率的にできるはずという思いが、製品見直しの出発点でした。」（塚原様）

比較対象となった製品の中には、金融機関でも導入実績がありノーコード開発機能を持つものもありました。しかし、ポータル機能やコミュニケーション機能が限定的であったことに加え、導入・運用コストの観点からも数千万円の違いがあり、導入には至りませんでした。また、国産大企業向けグループウェア製品についても、ノーコード機能がクラウド利用を前提としており、オンプレミス環境を重視する同行の要件とは合致しなかったのです。

その中でdesknet's NEOは、同行が抱えていた3つの課題を一つの基盤で包括的に解決できる唯一のグループウェアでした。

具体的には、ポータル機能によって所管部門が主体的に情報を整理・発信できること、AppSuiteによってこれまでのExcel中心の業務をノーコードで置き換えられること、さらにChatLuckによって部門や拠点を越えたコミュニケーションを円滑化できることが決め手となったのです。

また、デモ環境で試行利用する中で、AppSuiteの直感的な操作性は、「小さな業務改善を現場主導で実現できる」という可能性を大いに感じさせてくれるものでした。このツールがあれば、行内の業務改革を一気に進められると確信しました。

「desknet's NEOは、どこを押せば何ができるのかが直感的にわかる。日本の組織文化や業務運用をよく理解した設計になっていて、ITリテラシーに関わらず現場が使いやすいと感じました。複数のポータルを構築でき、所管部門自身が情報を整理できる。Excelで行っていた業務もAppSuiteで改善できる。そして部店をまたぐコミュニケーションにはChatLuckがある。私たちが抱えていた3つの課題を最も自然な形で解決できるのがdesknet's NEOでした。」（塚原様）

さらに、金融機関での豊富な導入実績やサポート体制への安心感も評価ポイントとなりました。加えて、同行が重視していたオンプレミス環境において、必要な機能をワンパッケージで提供できる点も大きな後押しとなり、desknet's NEOの採用に至りました。

「照会くん」は行内から寄せられるあらゆる問い合わせを一手に受け付けるアプリです。誰に照会すべきか分からず、たらい回しになることや、電話照会で本来の業務時間が削られること、照会内容がデータとして蓄積されないといった課題がありました。

本アプリでは、問い合わせ側がテーマを入力してカテゴリを選択すると、担当者が自動で反映され、関連FAQも表示されるため自己解決も促進する仕組みになっています。

照会が届くと、担当者宛に通知メールが届き、リンク先を進み回答を入力すると、照会者に回答メールが届く仕組みです。回答はメール通知で他の業務担当者にも共有されるので、ナレッジの蓄積にもつながっています。

リリース後の2年間で、「照会くん」内に累計約15,000件の問い合わせが集約され、電話による業務中断を削減することで約1,000時間の業務削減効果が見込まれています。誰に問い合わせすればよいかわからないということがなくなり、担当者指定で間違いがあったときには、問い合わせを受ける側で適切な担当者を指定できるので、たらい回しになることもなくなりました。

塚原様によれば、「この仕組みを浸透させるために、「照会くん」という親しみやすいネーミングをつけたことも工夫の一つです。今では『急ぎでない照会は照会くんでお願いします』という言葉が定着しています。またあえて若手を担当者に設定し、照会対応を行ってもらうことで、新人教育にも活かされています。」と評価しています。

その後、要件定義に進んでいきますが、案件相談会という枠組みを作っており、相談会を通して、ITソリューション部が伴走支援する形としています。
具体的には、業務所管部が実現したいことを踏まえて最適なアプリ構成を助言したり、ハイレベルな案件については作成を代行したりと、ユーザーと密にコミュニケーションを図りながらアプリ作成を進めていきます。アプリが出来上がると、ユーザーも巻き込んだ試行利用などを経て機能をブラッシュアップし、最終的にはITソリューション部がアクセス権を適切に設定されているか、業務遂行上の課題やリスクがないかなどを確認するリリース判定を行い、アプリのリリースを行っています。

また、アプリIDを網羅した「アプリマスタ」は、開発・稼働ステータスやAPI連携有無、アクセス権保有者まで把握できるように作り込んでいます。

「以前、人事異動の際の影響確認が不十分で、一部のアプリが利用できなくなってしまうこと等もありましたが、そのような事象もほぼなくなりました。最近、大幅な組織の再編があったのですが、このアプリがあったおかげで、裏側でどのアプリがAPIと接続しているのか、アクセス権の変更内容を重点的に確認すべきアプリはどれかなど、影響調査を簡単に行うことができ、効率的に再編対応を乗り切ることができました。」（塚原様）

相談会は1日2枠（初期は3枠）を設け、現在は年間400件以上実施しています。初年度（2024年）は513件、2025年は451件を実施しており、行内でのAppSuiteへの需要の高さが伺えます。

最初は、ITソリューション部主導となってアプリ開発していましたが、徐々に業務所管部でアプリを作れるようになり、今では原則アプリ作成は業務所管部で行ってもらい、ITソリューション部は伴走支援に徹しています。研修なども行いながら、行内全体でAppSuite人材の育成・スキルアップを図っています。

2023年10月に開始されたインボイス制度に合わせ、これまでExcelを利用してバラバラに運用されていた請求書作成業務を2023年夏ごろから先んじてAppSuiteでシステム化しました。

「例えば、お客様が窓口にお越しになり、そこでオペレーションを行い、手数料をお支払いいただくようなケースであれば、その場で領収書を発行することができます。こうした、いわゆる標準的な取引や定型的な手数料については基幹システムで特に問題ありません。

一方で、課題として残っていたのは、こうした定型の枠組みに当てはまらないケースです。例えば、地域ごと・業務ごとの独自運用が多く、手数料についても各現場で独自に取り決めて徴収しているものが少なくありません。こうした取引では、所定の形式に沿った請求書やインボイスを作成できず、現場ごとに対応がバラバラでした。そのため、これら独自運用の手数料について、正しくインボイスを発行でき、保管するアプリが必要になったのです。」（塚原様）

住宅ローン審査の手続きをシステム化したのが「住宅ローン審査管理」アプリです。

「アプリ作成前、ワークフロー機能を利用して解決しようとしたのですが、フローが複雑すぎて無理だと判断。そこでワークフロー機能を使わず、自動処理の組み合わせでワークフロー機能を作りこむことにしました。まずはExcelでフローを整理し、そのフローに合わせてアプリを作り込んでいきました。フローの順序に番号を割り振ってAppSuiteの管理画面にもその番号を記載。仕様書のフローがどの自動処理と関係するのかを紐づけたうえで、１つ1つ想定通りの動きになるまで自動処理のテストを繰り返す。関係ない自動処理の設定を変更してしまわないように細心の注意を払いました。複雑な審査フローを自動処理設定で設計・開発し、結果的に設定した自動処理設定は200を超えています」（森山様）

森山様は、プログラミング未経験ながらも、2024年5月ごろ開発に着手し、同年12月中旬、約7カ月でシステムを完成させています。開発プロセスでは、実際に利用する営業店へ足を運び、現場の声を丁寧に収集。利用者との対話を重ねながら改良を繰り返し、業務に即した実用性の高いシステムへと仕上げました。これまで開発したアプリの中で最も難易度の高かったアプリです。

島根県では大学入学金支払などに用いられる島根県収入証紙があり、同行では証紙を販売しています。その在庫管理をAppSuiteでシステム化し、これまでExcelで複数部署が分散管理していた情報を1アプリに集約することで、島根県への報告作業も自動化しました。

「自動計算部品も駆使しながらAppSuiteの部品を500個ほど使用し、最大限まで活用したアプリです。転職後に初めて作成したアプリでしたが、約2カ月で完成させることができました。以前はExcelの情報を集計して報告していたのを、1アプリにまとめることができたことで年間135時間の集計時間を削減できました。」（本間様）

前職もIT会社で勤務していたという本間様。プロジェクトマネジメント経験はあったものの、自らプログラミングを組むなど、手を動かしたことはありませんでした。しかしAppSuiteでの開発はすんなりできたと振り返ります。部署間の調整は大変でしたが、アプリを作成すること自体は楽しかったと話してくれました。

desknet's NEOのポータルにより、業務所管部が主体的に情報を整理・発信できる環境が整いました。従来のグループウェアではポータルが1画面のみだったため、情報の発信が限定的になっていました。しかしdesknet’s NEO導入後は、業務カテゴリに応じた複数ページを各所管部が自主的に管理できるようになりました。

「以前の行内ポータルでは、ポータルは1画面しかなく、業務所管部が施策の変化等に合わせて見てほしい情報を目につきやすい場所に配置するなど、主体的に情報を整理することはできませんでした。 一方でdesknet’s NEOはポータルを複数作成できるため、情報を整理することができるようになりました。導入後の現在、実際に業務カテゴリに応じたページを所管部が管理するようになり、必要なときに必要な情報がぱっと開けるようになりました。また、リッチテキスト形式でさまざまなポータルガジェットを作ることができる点も非常に良い点で、現場の担当者が簡単にポータルを編集することができます。独自デザインのリンク集や検索システム、承認通知機能等も内製していますが、約半年に1回のバージョンアップによる機能追加もあるので、そのメリットを享受できています」（塚原様）

ChatLuckの導入により、コミュニケーションツールの役割分担が明確になりました。公式文書や外部向けはメール、部署横断のグループでの情報共有や議題ごとに整理したい会話はChatLuck、という体制が浸透しつつあります。

塚原様は「こうした役割分担が整理されてきたことで、メンバーも『どのツールを使えば良いか』を迷わずに済み、業務効率も向上してきました。まだ改善の余地はありますが、ChatLuck は確実に組織内の重要な基盤になりつつあります」と評価しています。

同行では引き続き、現場主導でのアプリ開発をさらに推進する方針です。現状では、所管部の担当者が「これが課題だ」と持ち込む案件でも、ヒアリングを深めると前後の業務にも改善余地があることが多く、ITソリューション部がサポートしながら業務変革の全体像を描く取り組みが続けられています。

異動による担当者交代により、なかなか所管部の人材育成・スキルアップが進まない点も課題として残りますが、塚原様は「ITソリューション部でも業務変革をサポートできる力をつけていき、所管部が自ら改善できるような体制づくりを目指したいです」と語ってくれました。