desknet’s NEOで始める、かんたんAI活用例5選
こんにちは！マーケティング統括部の吉成です。
「社内でAIを活用」と聞くと、専門知識が必要だったり、大がかりな仕組みを導入したりするイメージがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
AI活用は、まずは毎日の業務で作成している文章を、読みやすく整えてもらうところから始められます。
desknet’s NEOのAIアシスタントを使えば、お知らせやメールの文面の作成、会議の準備など、日々のちょっとした作業をサポートできます。今回は、初めての方にも取り入れやすい活用例を5つ紹介します。
1. 社内のお知らせを読みやすくする
社内向けのお知らせは、伝える情報が多くなるほど文章が長くなりがちです。掲載前の文章をAIに渡して、「要点を先に」「対象者・期限・対応内容が分かるように」「短く読みやすく」と依頼すれば、内容を整理する手助けになります。
たとえば、インフォメーションに掲載するシステムメンテナンスのお知らせなら、対象システムや利用できない時間帯、利用者に必要な対応などを分かりやすくまとめられます。
依頼例：
「以下のお知らせを、社員が必要な対応をすぐ把握できるように、要点を先にして読みやすく整えてください。」
2. 会議メモから議事録を作成する
会議中に取ったメモは、後から読み返すと話題が前後していたり、決定事項が分かりにくくなっていたりすることがあります。メモをAIに渡し、議題ごとに整理してもらえば、議事録の下書きを作りやすくなります。
「決定事項」「確認事項」「担当者と期限」「次回までの対応」のように項目を指定すると、必要な情報を見つけやすい形にまとめられます。
依頼例：
「以下の会議メモを、議題ごとに整理してください。最後に、決定事項・確認事項・担当者と期限をまとめてください。」
3. メールの返信文を作成する
メールの内容は決まっていても、相手に失礼のない表現に整えるのに時間がかかることがあります。伝えたい要点や相手との関係性をAIに伝えれば、返信文のたたき台を作成できます。
たとえば、依頼を引き受ける返信、確認事項を尋ねる返信、対応に時間がかかることを伝える返信など、状況に合わせた文案を考えてもらえます。
依頼例：
「以下のメールに対して、依頼を受けること、資料を金曜日までに提出することを伝える返信文を、丁寧で簡潔な表現で作成してください。」
4. 日報の下書きを作成する
日報を書くとき、「何をどのようにまとめればいいか」と迷うことはありませんか。対応した業務を箇条書きやメモのままAIに渡し、報告文の形に整えてもらえば、書き始める負担を軽減できます。
「実施したこと」「結果」「次に行うこと」などの項目に分けて整理すると、報告内容が伝わりやすくなります。
依頼例：
「以下の作業メモを、日報用に『実施内容』『結果』『次の対応』の3項目に分けて整理してください。」
5. 会議前の確認事項を洗い出す
会議の目的や議題は決まっていても、「事前に確認しておくこと」や「参加者に準備してもらうこと」を考えるのに時間がかかることがあります。会議の概要をAIに伝えて、確認事項や必要資料の案を出してもらう方法があります。
出てきた案をもとに、参加者への事前連絡を行うことで、会議当日に必要な情報が揃いやすくなります。
依頼例：
「以下の会議の目的と議題をもとに、参加者が事前に確認・準備しておくことをリストアップしてください。」
まとめ
AI活用は、必ずしも高度な使い方から始める必要はありません。文章を短くする、箇条書きにする、項目ごとに整理する、返信文の案を作るといった、身近な作業から試せます。
毎日の業務の中で「ちょっとした手間だな」と感じる部分を見つけたら、まずは気軽にAIを活用してみてください。
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