株式会社パイロットコーポレーションの導入事例

商品情報から販売現場の情報、商品企画のアイデアまで共有。 1,500ユーザーの活用がコロナ禍の緊急対応にも活かされました。

株式会社パイロットコーポレーション
事業内容
筆記具等の製造・販売
設立
2002年1月(創立1918年1月) 
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
6ヵ月
ユーザー数
1500ユーザー
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株式会社パイロットコーポレーション様 導入事例

1918年創立。伝統工芸の粋を凝らした、蒔絵万年筆をはじめとする高級万年筆から、累計30億本販売のヒット商品となった、こすると消えるボールペン「フリクション」シリーズまで。数々の革新的な製品と幅広いラインアップの商品展開で世界190以上の国と地域で商品を販売する株式会社パイロットコーポレーション様。

筆記具、ステイショナリーの専門企業でありながら、早期よりグループウェアにも着目してきた同社では、2006年、旧製品を見直しdesknet's NEOへとリプレイス。本社と全国の事業所、工場などの情報共有にご活用頂いています。

手書きで文字を書く豊かさや文化を醸成する一方、デジタルツールの活用にも先進的な「書く、を支える。」株式会社パイロットコーポレーション様のグループウェア活用術をご紹介します。

木川 俊幸 様
情報システム室 室長
田畑 雅臣 様
情報システム室 システム第二課 課長
柴崎 わかな 様
情報システム室 システム第一課 課長
南口 智之 様
情報システム室 システム第二課 係長
導入前の課題

「使いやすく、必要な情報にいつでもアクセスしやすい製品を」。 ユーザーの声に応え、旧製品からのリプレイスを決定。

株式会社パイロットコーポレーション様のグループウェア導入は早く、米コンピュータ関連企業の代表的なクライアント・サーバー製品を長期的に活用していました。しかし、時代の変化と共に新たな製品も登場し、管理運用面での負荷も感じられるようになり、ユーザーからはより使いやすい製品への要望も上がり始めていたそうです。

「旧システムでは、アプリケーションのインストールや端末ごとの設定など、クライアントの管理も必要でした。特にユーザー管理に手間がかかり、人事異動の多い時期には運用面で相応の負荷もかかっていました。一方、社内エンドユーザーからは、もっと情報の一覧性が高く、操作が容易な製品の方がいいのでは。といった声も寄せられていたため、リプレイスを検討することになりました」

パイロットは、国内はもとより今や世界190以上の国や地域で愛用される筆記具・ステイショナリー用品のトップブランド。販路も大きいだけに、国内だけでも本社をはじめ、13の支社と営業所、4工場、関連企業2社が全国にあり、ユーザー数も1,500名に及ぶ大きな組織です。

「各事業所や拠点ごとにIT関連のサポートを任せられる社員が居て、現地でのサポートを担当していましたが、リプレイスの条件としては本社のシステム室で一括管理できる方が望ましかった。さらにユーザーがわざわざ“情報を受け取りにいく”アクションを起こさなくても、ログインすれば必要な更新情報がいつでも把握できるような環境に変えたかったのです」

選定理由

ユーザーの使用感や管理作業のしやすさをテスト環境で検証。 直感的でわかりやすいUIを評価し、desknet's NEOを正式採用。

新たな製品へのリプレイスを決定した段階で、ウェブベースの製品を視野に製品検討が開始され、desknet's NEOを含め、計3製品の比較検討が行われました。

「複数事業所での利用展開、管理効率などを考慮して、テスト環境で導入後の活用を想定した設定や代表機能の試用を行いました。それまでの当社における社員の利用状況やITスキルなども想定しながら、ユーザーの主業務に負担をかけない、わかりやすさや使いやすさを基準に製品評価を行いました。さらに、テスト用のユーザーアカウントも設け、実際の使用感から得られた率直な声も製品評価に加えました」

リプレイスのきっかけがユーザーからの要請だったこともあり、ユーザー視点での製品評価は特に尊重されたとか。イニシャル&ランニングコスト以上に、製品が本来持つ機能の使いやすさと本社および複数拠点への展開時における管理運用面での効率が重視されました。

「desknet's NEOは、直感的でわかりやすいユーザーインターフェースが評価され、ユーザーにとって使いやすく、教育の負担も少ないものが望ましいとの判断から正式採用されました。現在でも、初めて使用するユーザーに特別な導入教育などは行わず、業務を通じて活用は浸透しています」

導入プロセス

PROCESS
1

PROCESS1 製品検討(2カ月)

2006年中頃より、製品検討を開始。desknet's NEOと競合品など、候補となる製品を比較検討。

PROCESS
2

PROCESS2 試用(2カ月)

想定される主要機能をテスト環境にて比較検証。情報システム室の管理者視点とユーザーの製品評価などの総合評価で2006年8月desknet's NEOを採用。

PROCESS
3

PROCESS3 導入(2カ月)

旧システムも並行運用しながら移行。2006年12月より本稼働。

特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

導入後の成果・効果

出社後は直ちにdesknet's NEOへログインするルーティンが定着。重要な情報にアクセスできる環境が整い、情報共有の価値・質・スピード感が向上した。

1)[インフォメーション] [ウェブメール]の活用で利用浸透が進み、ポータルの存在意義が生まれた。

リプレイス直後のみ、部署ごとに指導的なユーザーを選任して事前説明を行いましたが、短期間で利用は定着しました。

「旧グループウェアの利用があり[インフォメーション][ スケジュール][設備予約][ウェブメール]活用の土壌やグループウェアの概念は共有できており、業務で活用する上での大きな戸惑いはありませんでした。データ移行も大規模には行わず、初期段階におけるユーザー設定などが中心。

大規模ユーザーへの新規導入ということである程度の負荷を予測はしていたのですが、それほど苦労したという記憶はありません。現在では、エクスポート、インポート機能がユーザーや組織単位でできるので、異動にも効率良く対応できています」

[インフォメーション]は、総務(防災訓練告知など)や人事部(人事異動、慶弔などの各種告知事項の他に、商品情報の社内共有にも活用され、新学期やギフト需要などが高まるシーズン時には、日々相当数の商品情報が共有されています。

[ウェブメール]は社内専用メールとして定着。外部と切り分けることで、情報管理と統制、セキュリティが担保され、安心して活用できることが社内の自由闊達な意見交換や情報共有に役立っているそうです。

「出社後はすぐにdesknet's NEOにログインする事がルーティーンとなり、必ずチェックする必要がある[インフォメーション] と[ウェブメール]の活用が初期段階の利用推進や長期的な活用推進にもつながっています。[インフォメーション]は主要部門の告知に留まらず、“全社への告知ならここ”といった考えで利用範囲も少しずつ拡がっています」

特に役立った機能

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

2)あらゆる業務文書の管理・利活用を[文書管理]で効率化できた。

[文書管理] もdesknet's NEOの利用展開を勧めた機能の一つ。オフィシャルな文書管理機能としてフル活用され、各種規程類や法務関係の書類、申請書類の最新版のフォーマットまで管理。書類の更新時には[インフォメーション]で保管場所なども告知されるそうです。

「全社的に管理している規程類や申請書類はすべて[文書管理]に保管・利用しており、通数も100ではききません。アクセス権で管理された部署ごとのフォルダの他、部署横断の各種プロジェクトなどで限られたメンバーだけが共有できるフォルダもあります」

管理設定は情報システム室が一括して行い、申請制でコントロールされ、業務に欠かせない機能として活用が定着しています。

「[設備予約]は会議室、プロジェクタなどの備品の他、展示会などのイベントに用いるノートパソコン、タブレットの管理や生産工場と最寄り駅を往復する社用車の運用にも活かされ、秘書室限定による役員会議室の管理運用などにも活用されています」

[アンケート]は部署をまたいだ意見収集に使われるほか、商品企画に関わる各種情報収集など、業務に直結した製品アイデアの収集にも活かされているそうです。

「たとえば新しいボールペンを企画する時には、“よく使うインク色”など嗜好や傾向の社内調査、意見収集などにも活用されています」

特に役立った機能

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

3)ChatLuckの追加導入で営業力強化。[スケジュール]共有が新型コロナ禍、緊急事態宣言後の社内対応にも役立った。

[スケジュール]は、組織規模の大きさや部門ごとの独立性に配慮し、公開範囲などの運用ルールは部署ごとに委ねられ、公開範囲も各部署の裁量で決められています。

2020年の新型コロナによる影響によって、働き方にも大きな影響が出る中、[スケジュール]の利用定着が、そのまま各部門の新たなシフトや在宅勤務への対応に活かされることになりました。

「情報システム室も、2020年4月の緊急事態宣言後は8割在宅勤務を実施しました。desknet's NEOの[スケジュール]だけでもシフトを柔軟にコントロールしやすく、コロナ対応期間中はつねに、メンバーの所在把握と業務上の“報告・連絡・相談”の体制は維持できていました」

ブックマーク、インフォメーションなどの様々な情報が集約されたポータル画面

コロナ禍における実践の経験は、今後、災害時の緊急対応など様々な事業継続の体制作りに活かされて行くそうです。すでにチャットツールのChatLuckも導入しており、100以上のルームが設置され、売り場の商品ディスプレイの写真共有などに定着していたことで、営業部門を中心にコロナ禍の緊急対応に活かされました。

「ChatLuckは社員間のみで利用できる情報統制やセキュアな活用に考慮した効率の良いコミュニケーションツールとして、主に営業支援目的に導入したものです。プッシュ型でレスポンスよくやりとりできる事で、コロナ禍以前に定着していたのが功を奏し、リモート会議の告知・調整も滞りなく行えました」

すでにdesknet's NEOの共有ブックマークには、レポーティングツール、動画ライブラリ、物流システム、旧製品を含めた製品ライブラリ、FAXシステムなど社内ツールへの様々なリンクが設置されており、企業ポータルとしての活用も定着。働き方の変化にも柔軟に対応できる体制が整えられています。

「desknet's NEOの基本活用がベースとなり、今回の新型コロナ緊急対応にも応用できました。いつの間にか、個人グループ設定の活用が自発的に定着するなど、ユーザーが独自に便利な活用手法を実践して活用範囲も拡がっています。

今回の緊急事態宣言への対応に関わらず、業務上のさまざまな課題解決に役立てるツールとして、今後さらにdesknet's NEOを活用していきたいと思います」

特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

木川 俊幸 様
情報システム室 室長

社内の多様な情報発信や共有事項の多くが、desknet's NEOに集約されています。社内はもちろん、社外からでもノートパソコンやスマートフォンなどのデバイスでチェックできるため、テレワークにも有用なツールです。desknet's NEOを通じて社内の情報共有が図られており、重宝しています。さらに利便性の高いツールとして機能活用を展開していきたいですね。

田畑 雅臣 様
情報システム室 システム第二課 課長

すでにdesknet's NEOがあるのがあたりまえという状況になっています。今後もいろいろな機能活用の手法を加えながら利用が継続されていくと思います。さらにキメ細やかなサポートに努め、ユーザーの業務に役立てて行きたいと思います。

柴崎 わかな 様
情報システム室 システム第一課 課長

社内で活用する複数のシステムに関して「desknet's NEOと連携はできないの?」と問い合わせを受ける事が多くなってきました。それだけ社内の情報共有やコミュニケーションのメインのツールとして受けとめられ、認識されているんですね。今後も有効な活用手法などを紹介しながら、社内活用を拡げていきたいと思います。

南口 智之 様
情報システム室 システム第二課 係長

desknet's NEOはユーザーに優しいツールです。グローバルに展開されている著名な製品も複数候補に挙がりましたが、利用者の利便性に配慮すると、やはりdesknet's NEOのほうが当社の業務には使いやすいツールだと思っています。

加えてChatLuckも使い勝手がよく、説明書なしに使いこなせ、短期間で浸透しました。今後さらに両製品の活用を発展させていきたいですね。

事業概要

会社名・組織名
株式会社パイロットコーポレーション
所在地
東京都中央区

筆記具等のステイショナリー用品、貴金属、セラミックス部品等の製造・販売。1918年、前身となる並木製作所が日本初の純国産万年筆を開発。1938年、パイロット萬年筆(株)に改称。2003年、(株)パイロットコーポレーションに社名変更。

高級万年筆から、ボールペン、シャープペンシル、マーキングペンなどの多様な筆記具・文具を製造・販売。万年筆で培った金属加工技術による宝飾製品の製造・販売も行っている。

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