アイテップ株式会社
様の導入事例

それに加えて、運用工数とランニングコストは増加傾向にあり、提供元の体制変化も重なって、社内では将来への見通しの不安が広がっていました。こうした背景から、2019年にグループウェアを検討する委員会を組織。将来の安定運用と属人化の解消を目的に、抜本的な見直しを進めることになったのです。

desknet’s NEOとの最初の接点は2018年。顧客であるSHIROYAMA HOTEL kagoshima（城山観光株式会社：以下SHIROYAMA HOTEL kagoshima）様からの相談でした。複数の国産製品を比較するなか、候補の一つとして、desknet’s NEOと出会いました。
さまざまな角度から製品の比較検討を進めるなかで、desknet’s NEOの評価が高まり、最終的に採用されました。「初めてのdesknet’s NEO導入事例となったことが、自社の選定作業にも良い経験になりました」と安達様。
社内導入の際に改めて複数のグループウェア製品を比較した結果、desknet’s NEOは次の点で高く評価されました。

1）標準機能の使いやすさと画面の見やすさ
2）柔軟なカスタマイズ性
3）優れたコストパフォーマンス
4）継続的なアップデートによる安心感
5）オンプレミスで安全に運用できる点

そして決め手となったのが、ノーコードツール「AppSuite」の存在でした。
「Excel関数レベルの知識でアプリを設計でき、自社でもつくり込めるという感触が持てました。この“自分たちで広げられる”手応えは大きかったです。使いたい機能が利用でき、さらにレイアウトを自由に設計できる点に魅力を感じました。その上、コスト面でも圧倒的に優れていたことが決め手になりました。」（安達様）。

2020年の本格運用開始後は、ワークフローや文書管理の移行も順調に進行。現在では、AppSuiteでアプリを構築できる社員が2割を超えるまでに増え、属人化しない運用体制を実現しています。「使いやすく、広げやすく、そして長く使えること」――同社が求めていた条件を満たした基盤として、desknet’s NEOとAppSuiteは、今では業務改善を支える中心的な存在となっています。

アイテップでは、半期ごとの人事評価をExcelで運用しており、目標設定から評価入力、集計まで多くの手作業が発生し、一連の業務にかかる時間は80時間に上っていました。【被評価者】【一次評価者】【二次評価者】の三者が各自でファイルを記入し、人事担当者へメールで提出するため、総件数は200通弱と社員数の約3倍に及び、人事部門は評価期間中ほぼ他の業務ができないほどの負荷を抱えていました。一方で評価者側もファイルの開閉や送信作業が絶えず、運用全体にムダとミスのリスクが生じていました。

これらの課題を解消すべく、AppSuite上に「目標カードアプリ」「情意評価アプリ」「評価アプリ」の3つを構築。目標入力から評価完了までの流れをアプリで一元管理し、必要なデータ生成や通知は自動化しました。被評価者が期初に「目標カードアプリ」に目標を登録すると、情意評価アプリのデータも自動生成されて一次評価者へ通知。振り返り入力の完了時も一次・二次評価者へ自動でメールが届く仕組みとし、すべての評価入力が1つのデータ内で完結します。採点結果は自動で「評価アプリ」へ書き込まれ、人事部門は全社員の評価状況を一覧で把握できるようになりました。

このアプリを設計する際には“徹底的な自動化”を追求しました。安達様は「1分かかる作業を60人で対応すれば60分になるので、アプリ設計の段階で一人ひとりの手間をなくしたかった」と語ります。

社員番号を選ぶだけで氏名・所属・等級・配点が自動反映されるよう「社員情報マスタ」や「等級マスタ」と連携することで、手入力する手間がなくなりました。さらに目標カード作成時に「情意評価アプリ」「評価アプリ」のデータを自動生成することで、登録作業の手間を2件削減するなど、入力者の負担削減にこだわりました。

導入効果は極めて大きいものでした。人事部が行っていた全社員分×3倍のExcel集計はゼロになり、準備から査定まで約80時間かかっていた集計工数も“ゼロ”に。
全社員宛てのメール送信作業もなくなり、サーバー容量も年間30MB削減されました。評価漏れが防止され、評価者からも「未実施が一覧でわかる」「入力チェックのおかげでミスが減った」と好評です。さらに、Excelではできない自動メール送信や初期値設定、アプリ間連携が可能になったことで、社員から”もっとこうしてほしい”という改善提案が出るなど運用もどんどん進化しています。

高い完成度は社内外から評価され、第1回AppSuite AWARDにて業務改善賞を受賞。作成したアプリを顧客に提案する機会も増え、社長が掲げていた“社内開発アプリの横展開”の方針を実現することができてきています。アプリ化は人事評価業務の効率化にとどまらず、同社の業務改善カルチャーの醸成にも貢献しています。

特に大きな成果は、案件情報の透明性向上です。これまでは受注見込みや交渉フェーズの変更を営業担当者本人に確認するしかありませんでしたが、現在はSFAアプリから誰でも最新のデータを参照でき、更新履歴も自動で記録。属人化していた管理が組織の資産へと生まれ変わりました。営業部の黒木様も「入力漏れがあったときはエラーが出るのでExcelのような抜け漏れがなくなり、上司もいつでも案件を確認できます」と語ります。

Excelの“同時編集できない”“共有しづらい”といった課題も解消し、蓄積データはグラフ化されポータルに表示されます。営業全体の状況が可視化され、それぞれの目標意識も高まりました。マネジメント層にとっても案件の見込みや量の把握、年度ごとの傾向分析、顧客別売上の可視化が可能となり、戦略判断の精度が向上しています。

このSFAアプリは現場の声を反映しながら進化を続けており、今後は見積もり・発注管理システムとのAPI連携も視野に、より大きな業務フローの最適化を目指しています。

これまで出張の際には「出張命令書」「出張報告書」「出張旅費精算書」の3つの書類を出張前後で作成し、手続きを行うという流れで運用してきました。しかし旧グループウェアでは入力負荷が重く、特に出張旅費精算書では金額計算や日当判断を手作業で行う必要があり、社員・経理双方に手間とミスのリスクが生じていました。

そこでAppSuite上で出張関連アプリを再構築し、申請から精算、進捗管理までをひとつの流れで完結できる仕組みに刷新しました。中でも最も作り込んだのが「出張旅費精算書」アプリです。出張精算時には、出張終了日から直近2カ月以内の出張命令書が自動表示され、既に申請した情報を参照して自動入力。スムーズに入力を進められます。特に効果が大きかったのが、日当と出張期間の自動算出機能です。これまでは社員が自分の等級に応じた日当を手入力しておりましたが、社員名を選択するだけで等級に応じた日当が自動反映され、社員が毎回自身で確認する手間がなくなるように改善しました。

また以前は休日をはさむ出張の際に日当計算の誤りが頻発していましたが、現在は期間を自動算出し、休日などの除外日だけを手入力する方式に統一。入力精度が大きく向上しました。さらに未提出の書類があれば、上司や経理へ自動通知される仕組みも実装し、提出漏れを防止。全体の処理スピードも向上しています。

「お客様からもこの出張関連アプリは非常に好評です」（黒木様）。今後は宿泊費の自動入力や、SFAアプリと連携した顧客情報の自動反映など、さらなる一元化を目指しています。

2025年3月に新たに追加された機能である「ファイル転送」は日常的に使っていて便利な機能と話すのは、営業部の黒木様。「お客様などに資料や見積書を送りたいとき、パスワード付きでZIPファイルを送る手間がなくなり、やり取りがスムーズになりました。シンプルで使いやすく、とても助かっています」（黒木様）。

ポータル機能では、社内の情報を集約したいというニーズが大きく、組織ごとに複数のポータルを運用しています。「自由形式のコンテンツからガジェット、ブログパーツ形式まで、必要な情報を最適なレイアウトで配置できる点が非常に便利です。社員が“ここを見ればすべてわかる”という状態を実現できたことは、導入後の大きな成果だと感じています」（新井様）。

アイテップでは、desknet’s NEOの導入から運用開始後のサポートまで一貫して対応しています。例えば、ワークフロー運用支援においても、申請書の作成支援にとどまらず、実際の業務に適した組織情報の設計や申請経路の構築まで踏み込んで伴走支援することができます。全国に多数の拠点を持つ企業を担当した際には、複雑な組織構造を丁寧に整理し、実態に即した申請経路が運用できるよう、組織図を基にした提案から設定までをトータルでサポートしました。

「最適な申請経路を構築するには、お客様の実態を正確に把握し、細やかなコミュニケーションを重ねることが欠かせません。そこを大切にしています」（有村様）。