導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在167件の事例を掲載

導入事例のご紹介

4つに分散していたシステムを1つに統合。 最上のホスピタリティ、顧客満足を追求しています。

SHIROYAMA HOTEL kagoshima 城山観光株式会社

https://www.shiroyama-g.co.jp/

  • 業種ホテル事業
  • ユーザー数400ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 ホテル名の改称。経営改革にあわせて、全システムを改善。

【採用】 UIのわかりやすさと機能移行のしやすさ、運用効率やコストも総合的に評価。

【効果】 情報を資産として活かす手法が定着。ホスピタリティ、顧客満足につながった。

2018年、新たなステージへ一歩を踏み出したSHIROYAMA HOTEL kagoshima。
城山観光ホテルとして永年愛されてきたホテルの魅力はそのままに、急増する海外からのお客さまにも「最高のおもてなし」を提供する世界基準のホテルとして、さらに質の高いサービスやホスピタリティをめざしています。事業を運営する城山観光株式会社様では、ホテルの魅力をいっそう際立たせるための経営計画を推進。基幹・業務系システムの更改に先駆け、情報系システムの改革に着手し、機能ごとに個別構築・稼働していた4つのシステムをdesknet’s NEOに統合しました。
旅行代理店やホテル予約サイトで多数の受賞歴を誇るハイクラスなホテルのコミュニケーションにdesknet’s NEOがどのように活かされているのか、お話をうかがいました。

ホテル名の改称・経営改革にあわせシステムを改善。

展望露天温泉さつま乃湯
地下1000mから湧出する温泉と、高台から臨む錦江湾と桜島。眺望と温泉を満喫できる日本ならではの快適なホテルとして、海外からの旅行者も急増。鹿児島の魅力を世界に発信しています。

── ホテルの改称、新たな経営計画の中、情報環境の改革に託したものは何ですか?

情報環境の改革はサービスの拡充や労働環境の整備、顧客満足など、ホテル経営・運営のすべてに密接に関わっています。10年にわたる長期経営計画の最初のステップとして、ホテルの耐震工事や周辺ロケーションの整備などの重要項目とともに、最初の3カ年の中期経営計画で着手したのが次期システムの更改・導入です。
営業支援、宿泊やブライダルの顧客管理、各種予約管理システムなどの「ホテルの基幹業務システム」、会計・人事などの「管理系システム」、そしてグループウェアやワークフローなどの「情報系システム」3部門の更改を目指し、その中でも真っ先に取り組んだのが、ホテルの最新情報を把握・共有し、業務に不可欠なコミュニケーションを担う「情報系のシステム」でした。

── システムの課題、重点的に改善をめざしたのはどのような点でしたか?

開業以来、基幹系を中心に自社開発をしてきた経緯もあり、情報系のシステムでも自社開発、パッケージ製品などを時期ごとのニーズに応じて個別に採用してきました。結果として、外部メールやワークフローはそれぞれメーカーも異なるパッケージ製品、スケジュール管理や設備予約、ファイル管理はフリーウェアのグループウェア製品、ホテルの日々の情報や業務通達を行うインフォメーションには「しろやまネット」と名づけた自社開発システムなど、機能別に4システムに分かれていました。
ユーザーのIT習熟度も年々レベルアップし、各システムに個別にログインして利用するのは「使いにくい」「非効率」と改善を求める声も社内で上がっていました。そこで、分断されていた4つの機能をひとつにまとめることにしました。
めざしたのは、社内情報共有の効率化によって、社員が情報資産を活かして業務品質向上や働き方改革に役立て、円滑なコミュニケーションを実現することでした。

UIのわかりやすさと機能移行のしやすさ、運用効率やコストも総合的に評価。

── パッケージ製品採用の背景、製品検討で特に留意した点は何ですか?

クラウドの活用やセキュリティ対応など、最新のシステム・環境を維持し活用するためには、自前のシステムより、開発運用人員の確保や工数などの視点からもパッケージのほうが優位です。そこで、「情報の伝達・入手が簡単かつ迅速」「業務効率化・省力化が図れる」「レスポンスがよく安定運用できる」などの諸条件を想定しながら、4つに分断されていた各種機能をひとつにまとめる製品を導入することにしました。
要件定義の過程では、システム全体の更新に関わっているアイテップ(株)の支援も得ながら、desknet’s NEOとその競合製品、フリーウェアで利用していた旧グループウェアの有償版、営業支援システムと親和性の高いクラウド製品など、複数の製品を試用・検討しました。最終的に当社のニーズに合致する製品として評価したのがdesknet’s NEOでした。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか?

インターフェースがわかりやすく、 [スケジュール][回覧・レポート][ウェブメール][インフォメーション]など、活用の中心となる各種機能間の連携がスムーズで、必要な情報を複数の機能間で同時に活用できたところです。
ネオジャパンが多様な業種の導入事例を紹介しており、その実績やバージョンアップの状況、さらに、技術的支援やサポート体制など、システム担当者の負荷がどの程度軽減できるかも評価しました。400ユーザーの利用におけるコストパフォーマンスも重要な決め手となりました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは

・わかりやすいインターフェース
・旧システムで分かれていた利用機能の連携がスムーズ
・イニシャル&ランニングコスト
・システム担当者に運用負荷がかからない

── 導入教育はどのような手法で行われましたか?

事前の教育研修では、研修部の支援を受けながら「管理職向けマネジメント研修」、各部署で運用を主導する「キーマン研修」、管理職や決裁の管理担当者向けに「ワークフロー研修」を各2回実施しました。あわせてネオジャパンの「かんたん操作マニュアル」をベースにオリジナルの利用ガイドを作成し、[文書管理]で閲覧可能にしておきました。
また、desknet’s NEO導入のねらいや目的・コンセプトを全社で共有するため
「個別構築されていた各機能の統合で、今まで以上に情報資産が活せる」
「機能間連携や通知機能で情報伝達・入手を迅速化し、業務効率化をはかれる」「ポータルを中心に一気通貫で情報の共有・活用を推進できる」
など、ユーザーにもたらされるメリットを事前に共有したことも利用促進につながったと思います。

情報を資産として活かす手法が定着。ホスピタリティの向上、顧客満足につながった。

── 導入から利用定着まで、スムーズな運用は展開できましたか?

2018年12月より導入準備に入り翌2019年3月に仮運用を開始。4月1日から本格稼働しました。個別利用していた4つのシステムが統合され、新規UIでよりわかりやすく機能間で連携活用できるようになり、利用浸透や活用の展開は早かったと思います。ユーザーが利便性を求めているところへの提供でもあり、浸透は早かったです。
情報共有ニーズが最も高い[ウェブメール] [スケジュール] [回覧・レポート][インフォメーション] [設備予約] [文書管理]から利用を開始し、利用状況や社内ニーズに応じて [議事録][アンケート]の活用へと進めていきました。

── 個別運用していた複数機能の連携活用で、最初に得られた効果は何ですか?

まず、会議予約の効率化で、ワンストップ、シームレスに複数機能を活用できる利便性や効果を実感できました。
[スケジュール]の登録と同時に参加メンバーに告知・承認してもらい、[設備予約]による会議室予約や[回覧・レポート]による議題の事前調整や資料共有、会議後の[議事録]の作成・管理までを一気通貫でできるようになりました。
以前なら複数の機能を使い分け、内線電話で事前調整、決定後の告知、議事録は別のアプリケーションで作成と、たいへん手間どっていましたから。
経営会議や支配人クラスの全体会議、お客さまの声に基づき課題を見出し、サービスの検証や改善に役立てる「サジェスチョンミーティング」など、多様な会議の事前予約・準備に活用されています。

──[ワークフロー]は、事前研修などで特に入念な準備がなされたようですね。

最も改善効果が現れる機能として評価しており、すでに基本の申請書類の「稟議書」「旅費交通費精算」「物品購入」などを先行運用しています。
社内規程に則りそのまま移行できましたが、一部、当社独自の特殊な承認経路についてはアイテップ(株)にも協力してもらい、新規設定を行いました。
申請書の連続承認や承認予定・承認状況の確認、関係者への回付など、旧システムにはなかった機能の効果で、決裁者・承認者が複数人いる場合の決裁スピードが確実に速くなりました。

ポータル画面 ショートカットアイコン非表示で情報にダイレクトにアクセスできるよう工夫

── 新規案件の確実な入手、情報を見逃さない独自の工夫もなさっているそうですね。

[ポータル]ではショートカットアイコンを非表示にして、必要な情報を速く確実に得られるよう工夫しています。[スケジュール][回覧・レポート][ウェブメール]は上部にレイアウトしログインと同時にチェック。 [ワークフロー]もひと目で新規の申請状況が分かるようになっています。
各機能の新規情報に関しては[ネオツイ]お知らせ機能も活用しており、情報入手のスピードは格段にアップしています。

AppSuite「美術品カルテ管理」画面。収蔵数800点以上の美術工芸品を管理

── 同時導入したAppSuiteでも、すでに成果が上がっているとうかがいました。

AppSuiteは総務部や秘書室を中心に、個別の部署や特定担当者がExcel等で管理していた業務をデータ化して属人化を防ぎ、非定型業務の可視化や共有化を目的に同時採用しました。
対象となったのは[顧客情報][重要文書][秘書対応業務][贈答品履歴][郵便物管理]などで、導入から3カ月の現在、他に先駆けて運用が定着しているのが[美術品カルテ管理]です。
ホテルの収蔵品で館内展示している800点以上の美術工芸品の管理に活用しているもので、作品画像、作家、タイトル、展示場所などからなり、作品の状態や修復履歴なども記載しています。お客さまからのお問い合わせにも対応でき、定期的な在庫管理・展示替えなどにも活用できます。

── 活用開始から4カ月、情報共有の変化や業務への効果はいかがでしょうか?

導入から短期間ですが、4つに分散していたシステムが統合され、シームレスな連携活用で、確実な情報の入手と共有、情報に対してアクションを起こすスピードが加速しました。
2019年8月にはホテルの基幹業務システムがカットオーバーされ、業務改善や働き方改革に役立つ業務可視化プロジェクトも始動しています。業務の中から優先課題を見出し、業務改善を進める上でもdesknet’s NEOに集まる情報は重要ですし、ホテル事業における情報資産としての価値をさらに高めてくれると思います。

ご活用中の機能と使い方

  • インフォメーション
    インフォメーション

    新メニュー公開のお知らせ、キャンペーン、レストランのコンテストや受賞のお知らせ、季節のイベント、進行中の耐震工事での注意点などホテルの最新情報のほか総務、人事、社内研修、福利厚生などあらゆる情報を告知。

  • スケジュール
    スケジュール

    予定の確認・調整のために全ユーザーが公開。会議等では、[設備予約][回覧・レポート][議事録]で、予定管理・会議室予約・資料や議題の事前共有・議事録共有まで一気通貫に実現。機能間連携の効果がいちはやく実感できた。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、備品利用に活用。[スケジュール]と連携利用されることが多い。

  • 議事録
    議事録

    会議後の議事録作成・管理に利用。[スケジュール] [設備予約][回覧・レポート]の各機能と併用されることが多い。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    取引先をはじめとする、外部との業務メールとして活用。
    社内の[回覧・レポート]と使い分けることで、情報管理の徹底や統制を図っている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    社内メールとして活用され、通数は毎日200~250件ほどある。社内共有のため安心して資料や情報が共有でき、ペーパーレス化や情報漏洩防止にも効果あり。転送容量等の増大によるサーバーの負荷軽減、回線圧迫防止にも効果的。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    導入直後は基本の申請書類として、稟議書と旅費交通費精算、物品購入などを先行運用。現状では毎日20件程度だが、現行の申請書類はワークフローに移行し、件数も増加の見込み。申請承認、決裁の迅速化、ペーパーレス化を推進中。

  • ポータル
    ポータル

    ショートカットのアイコンメニューを非表示にして、ログインと同時に画面上の必要な情報を見やすくしている。情報の重要度に配慮して各機能を画面上にレイアウトしている。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    お知らせ通知機能の活用で、情報の伝達・入手を簡単・迅速に行い、業務の効率化・省力化を実現。情報入手スピードが格段にアップした。

  • 文書管理
    文書管理

    旧システムの「ファイル管理」、総務部・人事部などの各部のファイルを保管共有。ネオジャパンの「かんたん操作マニュアル」をベースにしたオリジナルのdesknet’s NEO利用ガイドを作成し導入教育などに活用。

  • AppSuite
    AppSuite

    総務部、秘書室などで特定担当者の管理業務をデータ化。属人化を防ぎ「顧客情報」「重要文書」「秘書対応業務」「贈答品履歴」「郵便物管理」などの可視化・共有化を予定。「美術品カルテ管理」では800点以上の美術工芸品管理に活用。

お話をうかがったご担当者様

  • 執行役員 システム部 部長 田代涼一 様

    desknet’s NEOのリリースは、基幹系と管理系システムの更改に先駆け行われました。まずは良好な情報共有の環境が整い、次期新システムの始動に向けた基盤ができました。社内では親しみやすいようシンプルに「NEO」という呼称を用いているのですが、今では「NEOの[インフォメーション]を見て!」といった感じで定着しています。ホテル業務は経営的視点だけではなく、現場に近いスタッフ一人ひとりの気づきや提言が業務改善や顧客満足の向上に直結しています。情報を可視化、共有するという意味でもdesknet’s NEOでできることはまだまだあると感じています。

  • システム部 総合システムグループ リーダー 三村昌之 様

    [ワークフロー]の活用推進を担当しているのですが、先日組織の改編で、初めてワークフローの組み替えを実施しました。旧システムでは困難だった経路設定などが、簡単に短時間で組み換えられました。継続的に申請書の移行を進める予定で、業務改善につながる決裁・意思決定の迅速化とペーパーレス化、さらなる利用推進をめざしています。

  • システム部 総合システムグループ リーダー 川野史博 様

    旧システムで分散されていた各種機能がdesknet’s NEOに統合でき、分散されていた機能が連携活用できるようになったのは非常に良かったですね。何かあればサポートの窓口にも柔軟に対応していただいており、機能に関する課題や疑問は次期バージョンアップに役立てられているようです。今後も発展を続けるシステムとして、長く活用を展開していきたいと思います。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
400ユーザー
導入時期
2018年

事業概要

企業名
SHIROYAMA HOTEL kagoshima 城山観光株式会社
URL
https://www.shiroyama-g.co.jp/
所在地
鹿児島県鹿児島市
設立
1963年5月
従業数
825名
紹介
ホテル事業。1963年鹿児島市中心部の城山に城山観光ホテル開業。
2018年、開業55周年を機にSHIROYAMA HOTEL kagoshimaに改名。眺望に恵まれ、宿泊、温泉・エステ、婚礼・宴会場、多彩なレストランを備えた大型シティホテルとして、JTBお客様満足度調査「90点以上の宿」17年連続受賞、トリップアドバイザー「朝食のおいしいホテルランキング」5年連続九州1位など、旅行代理店、ホテル予約サイトでの受賞多数。国際ホテルチェーン「オークラホテルズ&リゾーツ」のメンバーでもある。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

アイテップ株式会社

http://itep.jp/

アイテップ株式会社は、民間企業、自治体、医療機関を対象として、コンサルティングからシステム選定・導入・開発、システムを使う環境の構築、運用保守までトータルでご支援いたします。業種・業界を問わず、適切な職場環境になるようなIT環境を提供させていただきます。

お問合せ先:
営業課

TEL:099-225-7654 e-mail: desknets@itep.co.jp

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クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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