扇精光グループ
様の導入事例

「他社のグループウェアは、ユーザー数300名までの対応でした。それを超えると、上位モデルの使用を検討せざるを得ませんでした。しかし上位モデルにグレードアップすると、利用料金が高くなるうえ、機能とのバランスやメンテナンスの手間を考慮すると、コストパフォーマンスが合わないと判断しました」とグループのICTを統括する石井様は当時を振り返ります。このような背景から、より費用対効果の高いグループウェアを検討することになりました。こうして扇精光グループは、将来の成長にも柔軟に対応できる、新たなグループウェア基盤の構築に踏み出したのです。

新たなグループウェア選定に向け、扇精光グループでは本格的な比較検討を開始。コストや機能、管理のしやすさはもちろん、ユーザーにとっての“使いやすさ”を重視。現場の誰もが迷わず操作できる直感的なUIであること、そして将来的な拡張性があるかどうかが、選定での判断材料となりました。
「選定にあたり、２つの製品が候補に挙がりました。もう1つの国産の旧グループウェアの上位版の製品は他のアプリケーションとの連携などが強化されるというメリットがありました」と石井様は振り返ります。そんな状況のなか、desknet’s NEOを実際に触れてみると、操作性がよく、社内からも高評価でした。
「操作面や機能面はどちらのグループウェアも好評で、それぞれを支持するユーザーがいました」と石井様は語ります。

それに加えて、desknet’s NEOに標準搭載されているワークフローやスケジュール管理、インフォメーション機能などを活用すれば、分散していた情報を一元化できる可能性が見えたことも導入を後押しする要因となったといいます。
「点在していた仕組みを1つのプラットフォームに統合することで、会社全体の状況を把握しやすくなると感じました」と石井様。
社内説明会や意見交換、調整を重ねながら導入の準備が進み、全社合意に至りました。こうして扇精光グループは、新しい情報基盤としてdesknet's NEOを採用。導入によって、業務効率と情報共有の基盤が整い、具体的な効果が見えてきました。
「正直、使い慣れたUIを手放すことに躊躇もありましたが、SE部隊の後押しが力強く、新しい機能や運用は“習うより慣れろ”の精神で行いました。使い勝手は時間が解決してくれるのではないかということで導入しました」（石井様）。

desknet's NEO導入後、最も大きな変化があったのが［ポータル］の活用です。業務連絡や社内行事の告知にとどまらず、今では“会社の今” をリアルタイムに伝える情報発信の場として機能しています。
「“使いたくなる”よりも、“見たくなる”ポータルづくりを意識しました。開いた瞬間に、今日の会社の様子が伝わることを大事にしています」と語る日々の運用を担う石井様。

［ポータル］には「左に固定の情報、右に速報」を掲載するようにして、左側には常設の手続き案内や規程などを、右側には「ノー残業デーの達成率」や「週替わりの社内コラム」、「採用活動に関する動画の再生回数」など、動きのある記事を掲載することでポータル画面に変化を出しています。これら情報については、石井様が2～3日に一度のペースで手動更新しています。

また、部署を超えて使用できる社用車や共用機材は、設備として登録することで効率よく管理できるようになりました。特に印象的なのは、同社が保有する2トントラックも予約対象にしている点です。
「お客様に対して多いときはパソコンを3,000台納品することもあります。特殊車両である2トントラックのような貴重な設備は、予約システムがなければ、現場は混乱していたでしょう」と石井様。設備予約機能が、業務を円滑に支える縁の下の力持ちとして活躍しています。

2025年3月、desknet’s NEOに新しく搭載された機能「ファイル転送」は、利便性向上に期待しつつ、リリース直後から慎重に導入を進めています。
「新機能であるファイル転送の使用の可否について、情報基盤委員会で議論し、リスクと利便性を検討したうえで使用を許可することにしました」と石井様は説明します。現在は全員に開放し、テスト運用を重ねている段階です。

また、総務部の貸出者と返却者が異なっても確実に確認できる仕組みは、管理の透明性を向上させました。石井様は、「最終的には受付を自動化し、来訪者自身が操作できる仕組みを目指しています。そこまで進めば、さらに利便性が高まるでしょう」と展望を語ってくださいました。

さらに、AppSuiteは他にも多彩な活用が進んでいます。例えば、社史のイベント記録アプリは、社内の出来事や写真データを記録・保管しておくことができ、今後、社内報の編集に貢献することが期待されています。