エース株式会社
様の導入事例

エース株式会社様がグループウェア導入を決定したのは、オンプレミスで運用していた社内ポータルの不具合がきっかけでした。

「以前のポータル製品は、レスポンス動作も遅く、頻繁にシステム不具合が発生して改善が必要でした。業務に直結する情報も各所に点在してしまい、欲しい情報にアクセスしにくかった。ハードウェア保守を契機に社内ユーザーの誰もが見やすく、最新情報にすばやくアクセスできる環境を目指したのです」

数ある製品群から最終候補として絞り込まれたのが、desknet's NEOと米インターネットサービス企業が提供しているオンラインアプリケーションでした。

「旧社内ポータルは国内事業所での利用を中心に導入されたものでした。外からSSL-VPNでは入れたのですが、ダイレクトに情報にアクセスでき、迅速かつ生きた情報共有の環境へと変化させたかった。スマートフォン、タブレットなどのデバイス活用も視野に入れていたので、クラウドは必須条件でした。とことん使い込んで欲しいから、ユーザビリティ、搭載機能の使いやすさや評価も重視しました」

製品選定にあたっては、「営業部門」「スタッフ部門」「グループ会社」各部門からグループウェアを評価するキーマン30名を選定。２製品を10日間ずつ試用してもらい、両製品の感触や試用結果を「①使いやすさ」「②利便性」「③レスポンス」「④業務効率が向上するか」「⑤総合評価」の5ポイントに基づきアンケート評価し、総合評価で大差をつけたdesknet's NEOが採用されました。その後、キーマンは所属部署における導入サポートを担い、利用展開、早期定着にも影響力を発揮します。その効果もあり、導入教育は必要とせず、説明会を大阪、東京の事業所で各1回、各拠点はテレビ会議を通じて実施したのみでした。

導入キーマンによるサポートの効果もあり、desknet's NEOは急速に社内浸透しました。

[インフォメーション]は、全社共有する情報をタイムリーに発信。「締日スケジュール」や「売価の改定告知」など、業務上重要な情報告知に用いられ、[設備予約]は各事業所の会議室、国内拠点を結ぶTV会議システム、海外拠点とのWeb会議の調整、予約に定着。

[文書管理]は、規程・申請書・各種マニュアルのほか、業務ごと・部署ごとにアクセス権設定をしてファイル共有・管理に活かされ、旧ポータルで使いづらかった、販促用POPのファイル管理にも活用されています。

特に、導入時ユーザー評価が高かった[回覧・レポート]は、部署内の重要連絡などに社内メールとして浸透しました。

導入時より計画していたスマートフォンでの活用は導入と共に定着。

「営業部門は外回り、スタッフ部門も多様な業務で離席することが多く、スマートフォンで居ながらにして連絡事項やメールの新着を確認できるようになったため、利用率が高くユーザー評価の高い機能となっています」

さらにポータルでは、業務上必要なあらゆる情報にアクセスできる工夫が凝らされました。

「desknet's NEOポータルには、データ分析・電子帳票・商品情報・勤怠管理・給与・ワークフローなど業務システムへの社内リンクを集約しました。シングルサインオンですべてにアクセスできるので、ユーザーの利便性が高まり、必ずログインする習慣がdesknet's NEOの閲覧率向上や機能活用浸透にも相乗効果をもたらしました」

ポータルは会社の最新動向や新商品情報、トレンド商品がどのような表現で世の中に受け入れられているかを共有する場としても機能しています。

「全社スケジュールとは別にマーケティング部による[PR&Promotion]というタブで製品紹介のメディア掲載をスケジュール上に全社公開・共有しています。メディアの反響で売り場を訪れるお客様からの問い合わせも多く、たとえ記事の詳細がわからなくても、掲載日や掲載誌から検索して、お求めの商品をピックアップできます。社員や販売現場のスタッフが自社商品の紹介記事を知ることはとても重要で、販売機会を損失しないためにも重要な役割を果たしています。特に反響が大きい、全国紙掲載の広告やTVコマーシャルについては、ポータル上にトピックス、特設項目として動画掲載しています」

掲載誌の管理は日付けからたどることが多く、それにはスケジュールで管理するのが最も確実で効率が良いのだそうです。

さらに[ネオツイ]のつぶやきでは、森下 宏明　代表取締役社長が経営者の視点でエグゼクティブ・ツイーツを発信しています。

「お客様、ユーザーあっての商品ですから、今、社会で起こっている事象やトレンドを社長独自の視点で捉え、品質向上やセールスにいかに結びつくか、コメントを発信しています。社内に刺激を与える目的もあり、商品アイデアや発想の仕方を柔軟に捉え、社員が刺激し合うきっかけ作りにもなっているのです」

desknet's NEOの導入によって国内10、海外7拠点が、同時に会社の動向を知り、最新の商品情報やメディア掲載の動向をグローバルで共有することに成功しました。