見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

総務省様は、省内の「働き方改革」による女性活躍やワークライフバランスの推進など、省内外を問わず柔軟に働ける環境の実現に向けて取り組まれています。今回、そのインフラ環境である省内の情報ネットワークが平成29年4月から運用を開始し、職員が快適に働けるためのICTツールの整備･拡充がなされました。
そこで今回、総務省の全職員が利用する省内情報ネットワークの企画、整備･運用に携わっているサイバーセキュリティー･情報化推進室のおふたりにお話を聞きました。

── 総務省内の情報ネットワークシステムを刷新されたそうですが、 旧desknet'sからご利用いただいていたんですよね。

総務省は中央省庁再編時に設置され、今回が４回目の省内情報ネットワークのリプレイスになります。desknet'sは、長年「電子掲示板」機能として利用させていただいています。中でも一番使われているのは、インフォメーションとスケジュール機能で、他にも設備予約や電子会議室、アンケート機能も使われています。今回、desknet's NEOへバージョンアップする際、解決したかったのは、増大し続ける情報量を一元化することでした。せっかく情報量が豊富でも、どこにあるのかが分からなければ、効率的に業務できません。それをどうにか解決したいと考えていました。

── ちなみに、どんな情報を一元化されたかったのでしょうか。

全職員にお知らせしたい、知っていただかなければならない情報は、省内情報、部局内情報、業務システム情報、各種システム利用ガイド、共通申請様式、人事異動時の諸手続きなど多岐にわたっています。これらの情報を、desknet's NEOを上手く活用してシステムのリソースを無駄に使わないようにし、なおかつ様々な業務システムへのアクセス認証をシングルサインオン（Single Sign-On）で行えるようにしたいと考えていました。
それらを整理して、見やすいものにするのはもちろん、使いやすい形にしたいという思いが強くありました。また、各部局でdesknet's NEOを使って部局ポータルやテーマポータルを容易に作成できるようにすることで、情報の一元化、共有化をより推進したいと考えていました。

── 今回、グループウェア選定はどのような形で行われたのでしょうか。

入札前には、各企業様からご提案いただくために、総務省としてシステムの要件定義を行います。desknet'sは、省内での知名度が高く、職員からは特に使い勝手の改善に意見・要望が多数出ていました。そのため、グループウェアで重要視したのは、“ユーザビリティ”です。それらの要件定義をクリアしたシステムをご提案いただき、入札で決定したのがdesknet's NEOでした。

例えば、これまで旧desknet'sを利用してポータルサイトを作ろうとすると、直感的に操作できませんでした。それがdesknet's NEOへとバージョンアップすることでドラッグ＆ドロップ操作で簡単にでき、操作性が大幅に向上すると知り、導入前から大いに期待していました。

── desknet's NEOで省内ポータルサイトを作り変えたときに工夫されたポイントを教えてください。

旧システムでは、省内のポータルサイトをdesknet'sは使わずに別の方法で作成していました。そしてそのサイト内にdesknet's へのリンクを設置して運用していました。
新システムでは、旧省内ポータルサイトをdesknet's NEOに統合する方針とし、イチから作り変えました。ポータルづくりでこだわったのは、違和感なく切り替えができ、新しい省内ポータルサイトが使えること、自然と新しいICTツールを使いたくなるようにデザインすることでした。

私たちは、総務省の働き方改革を加速するために、テレワーク環境やコミュニケーションツール、Web会議、ペーパレス会議、庁舎内無線LAN、省内ポータルサイトなどを活用して、働きやすい職場環境、柔軟に働ける環境の実現に向け、システム環境を構築しサポートをしています。
このような働き方ツールを利用しようとする際、職員が困らないよう、ポータルサイトにテレワーク特集コーナーを設け、専用のアイコンを設けて職員が自然にクリックしやすいように配置しました。また、「これ、何だろう？」と思わずクリックしたくなるように、わざとアイコンを小さくして控えめなデザインも取り入れてみました。

── desknet's NEOに切り替えて、全国に配属されている職員への研修・教育はどのように行っていますか。

全国にある総務省の各拠点組織には、システム利用の伝道師的役割を担う運用担当者を配置しています。本省と全国の拠点を結ぶ省内ＷＡＮ回線を使って、Web会議形式で複数回研修を行いました。省内ポータルサイトが一新されたこと、desknet'sがNEOにグレードアップされたこと、使い勝手が向上し使いやすくなっていること、新しい機能の操作方法、職員に理解・習得してもらいたいことなど、多くの職員にWeb会議で受講していただきました。

また今回の導入では、各部局が情報共有、情報の一元化をより推進するようにするため、「desknet's NEOを使った部局ポータルサイト利用ガイド」を新たに作成し、研修を実施しました。ポータルサイトが各部局で立ち上がり、自然とよりよいデザインのポータルサイトを目指して競争してくれれば、と期待を寄せています。

── desknet's NEOを導入された後の効果をお聞かせください。

全職員に周知したい情報は、desknet's NEOのインフォメーションを使って周知しています。直感的な操作ができるので、手軽に情報が発信できるようになりました。

スケジュールについては、desknet's NEOにスケジュール登録時に関係者にメールで通知することもできるようになり、便利になりました。

これからは、「働き方改革」がさらに進んでいくと、PCやタブレット端末、スマートフォンと異なる画面サイズのデバイスでシステムを閲覧・利用する機会が増えてきます。職員が使いたくなる“レスポンシブWebデザイン”を意識して、より使いやすいポータルサイトづくりができるよう、desknet's NEOのさらなる進化を期待しています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。