導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在142件の事例を掲載

導入事例のご紹介

総務省

http://www.soumu.go.jp/

  • 業種官公庁
  • ユーザー数7,000ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】省内ポータルサイトをdesknet's NEOで作り変え、情報共有を一層推進。

【採用】“ユーザビリティの向上”を応札の必須要件として入札を実施。

【効果】省内ポータルサイトをdesknet's NEOに移行し、膨大な情報を見やすく配置。

総務省様は、省内の「働き方改革」による女性活躍やワークライフバランスの推進など、省内外を問わず柔軟に働ける環境の実現に向けて取り組まれています。今回、そのインフラ環境である省内の情報ネットワークが平成29年4月から運用を開始し、職員が快適に働けるためのICTツールの整備・拡充がなされました。
そこで今回、総務省の全職員が利用する省内情報ネットワークの企画、整備・運用に携わっているサイバーセキュリティー・情報化推進室のおふたりにお話を聞きました。

旧省内ポータルサイトをdesknet' NEOで作り変え、情報共有の効率化を図る。

── 総務省内の情報ネットワークシステムを刷新されたそうですが、 旧desknet'sからご利用いただいていたんですよね。

総務省は中央省庁再編時に設置され、今回が4回目の省内情報ネットワークのリプレイスになります。desknet'sは、長年「電子掲示板」機能として利用させていただいています。中でも一番使われているのは、インフォメーションとスケジュール機能で、他にも設備予約や電子会議室、アンケート機能も使われています。今回、desknet's NEOへバージョンアップする際、解決したかったのは、増大し続ける情報量を一元化することでした。せっかく情報量が豊富でも、どこにあるのかが分からなければ、効率的に業務できません。それをどうにか解決したいと考えていました。

── ちなみに、どんな情報を一元化されたかったのでしょうか。

全職員にお知らせしたい、知っていただかなければならない情報は、省内情報、部局内情報、業務システム情報、各種システム利用ガイド、共通申請様式、人事異動時の諸手続きなど多岐にわたっています。これらの情報を、desknet's NEOを上手く活用してシステムのリソースを無駄に使わないようにし、なおかつ様々な業務システムへのアクセス認証をシングルサインオン(Single Sign-On)で行えるようにしたいと考えていました。
それらを整理して、見やすいものにするのはもちろん、使いやすい形にしたいという思いが強くありました。また、各部局でdesknet's NEOを使って部局ポータルやテーマポータルを容易に作成できるようにすることで、情報の一元化、共有化をより推進したいと考えていました。

要件定義ではユーザビリティの向上は必須条件として入札を実施した。

※画面はイメージです

── 今回、グループウェア選定はどのような形で行われたのでしょうか。

入札前には、各企業様からご提案いただくために、総務省としてシステムの要件定義を行います。desknet'sは、省内での知名度が高く、職員からは特に使い勝手の改善に意見・要望が多数出ていました。そのため、グループウェアで重要視したのは、“ユーザビリティ”です。それらの要件定義をクリアしたシステムをご提案いただき、入札で決定したのがdesknet's NEOでした。

例えば、これまで旧desknet'sを利用してポータルサイトを作ろうとすると、直感的に操作できませんでした。それがdesknet's NEOへとバージョンアップすることでドラッグ&ドロップ操作で簡単にでき、操作性が大幅に向上すると知り、導入前から大いに期待していました。


省内ポータルをdesknet' NEOに移行し、膨大な情報を見やすく配置。

── desknet's NEOで省内ポータルサイトを作り変えたときに工夫されたポイントを教えてください。

旧システムでは、省内のポータルサイトをdesknet'sは使わずに別の方法で作成していました。そしてそのサイト内にdesknet's へのリンクを設置して運用していました。
新システムでは、旧省内ポータルサイトをdesknet's NEOに統合する方針とし、イチから作り変えました。ポータルづくりでこだわったのは、違和感なく切り替えができ、新しい省内ポータルサイトが使えること、自然と新しいICTツールを使いたくなるようにデザインすることでした。

私たちは、総務省の働き方改革を加速するために、テレワーク環境やコミュニケーションツール、Web会議、ペーパレス会議、庁舎内無線LAN、省内ポータルサイトなどを活用して、働きやすい職場環境、柔軟に働ける環境の実現に向け、システム環境を構築しサポートをしています。
このような働き方ツールを利用しようとする際、職員が困らないよう、ポータルサイトにテレワーク特集コーナーを設け、専用のアイコンを設けて職員が自然にクリックしやすいように配置しました。また、「これ、何だろう?」と思わずクリックしたくなるように、わざとアイコンを小さくして控えめなデザインも取り入れてみました。


総務省様ご利用中の各種ポータル

── desknet's NEOに切り替えて、全国に配属されている職員への研修・教育はどのように行っていますか。

全国にある総務省の各拠点組織には、システム利用の伝道師的役割を担う運用担当者を配置しています。本省と全国の拠点を結ぶ省内WAN回線を使って、Web会議形式で複数回研修を行いました。省内ポータルサイトが一新されたこと、desknet'sがNEOにグレードアップされたこと、使い勝手が向上し使いやすくなっていること、新しい機能の操作方法、職員に理解・習得してもらいたいことなど、多くの職員にWeb会議で受講していただきました。

また今回の導入では、各部局が情報共有、情報の一元化をより推進するようにするため、「desknet's NEOを使った部局ポータルサイト利用ガイド」を新たに作成し、研修を実施しました。ポータルサイトが各部局で立ち上がり、自然とよりよいデザインのポータルサイトを目指して競争してくれれば、と期待を寄せています。

── desknet's NEOを導入された後の効果をお聞かせください。

全職員に周知したい情報は、desknet's NEOのインフォメーションを使って周知しています。直感的な操作ができるので、手軽に情報が発信できるようになりました。

スケジュールについては、desknet's NEOにスケジュール登録時に関係者にメールで通知することもできるようになり、便利になりました。

これからは、「働き方改革」がさらに進んでいくと、PCやタブレット端末、スマートフォンと異なる画面サイズのデバイスでシステムを閲覧・利用する機会が増えてきます。職員が使いたくなる“レスポンシブWebデザイン”を意識して、より使いやすいポータルサイトづくりができるよう、desknet's NEOのさらなる進化を期待しています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    旧省内ポータルサイトをdesknet’s NEOを使って、デザインのディティールにこだわり、作り変えた。ポータルサイトの構成を効率的に配置することができた。個人ポータルや部局ポータルサイト作りが容易になった。

  • スケジュール
    スケジュール

    個人ごとに管理していたスケジュールを部内など、組織で共有することができるようになった。上長の予定を確認したり、打ち合わせの時間を確保したりするためなど、部署ごとにさまざまな使い方がされている。

  • 設備予約
    設備予約

    desknet'sのときから使用頻度の高い機能。プロジェクターや会議室予約などに活用されており、直感で操作ができる。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    以前からカテゴリーごとに分類し、運用している。

  • 文書管理
    文書管理

    省内ポータルサイトに掲載する文書の参照先用として利用している。

  • その他

    ToDo、アラーム、電子会議室、アンケートなど、個人またはテーマによって活用。

お話をうかがったご担当者様

  • 大臣官房企画課 小林 様

    私が所属する部署では、総務省全職員が利用するシステムや情報インフラの企画、構築・運用を担当しています。幅広い世代、業務も立場も違う人たちが働いており、その方々が効率的に働ける仕組みづくりを行っています。desknet's NEOの機能を多くの職員に知ってもらい、効率的な仕事の仕方ができるよう情報発信をしていきたいと思っています。

  • 大臣官房企画課 小川 様

    2017年4月にこちらに異動してきたばかりですが、desknet's NEOはスムーズに使っています。以前はメールのスケジュール機能を使って、予定を管理していましたが、desknet's NEOのスケジュール機能を使うようになりました。組織内での予定共有がしやすくなり、とても便利になりました。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
7,000ユーザー
導入時期
2003年

事業概要

省庁名
総務省 大臣官房企画課
所在地
東京都千代田区霞が関2-1-2
URL 
http://www.soumu.go.jp/

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

新日鉄住金ソリューションズ株式会社

http://www.nssol.nssmc.com/index.html

新日鉄住金ソリューションズ株式会社は、高度な信頼性と業務知識が求められる製鉄現場のシステムを長年にわたり支え続けてきたノウハウを活かし、幅広い分野のお客様へ新たな価値を創造できるITソリューションを提供してきました。
特に、官公庁をはじめとする公共分野では、構築から運用・保守までをワンストップで提供しており、お客様に寄り添いながら、将来像を見据えたソリューションによる高い費用対効果を実現いたします。

お問合せ先:
社会公共ソリューション事業部 営業第一部

TEL:03-5117-6079 e-mail: pss-sales-1-1@jp.nssol.nssmc.com

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