株式会社佐々木冷菓
様の導入事例

株式会社佐々木冷菓様は、アイスクリーム、冷凍食品に特化した食品卸売企業です。

製品ごとに異なる厳密な温度管理や輸送ノウハウを確立し、メーカーからの直接搬入・ローコストオペレーションの実現で、九州全域、四国、山口エリアに物流ネットワークを展開。メーカー各社の商品管理ニーズに応える物流センター網を独自に保有し、417億円といわれる九州冷菓市場の約20％のシェアを担っています。近年は顧客店舗での“売れる仕組みづくり”を提案するリテールサポート(販売促進支援業務)に注力し、事業も急成長。組織変革や営業力強化に対応するためグループウェアをdesknet's NEOにリプレイスしました。

消費者の買いたい気持ちに応えるサービスとは何か？　現場の日々の情報を共有し、メーカー、販売店、消費者すべての顧客満足を追求する事業改革に挑んでいます。

── 事業の特色についてお聞かせください。

当社は、九州・山口・四国を中心にアイスクリームや冷凍食品などのフローズン商品を各メーカー様より仕入れ、スーパーマーケット様やドラッグストア様などに納品する食品卸売業です。単に製品を配送・納品するだけではなく、近年特に強化しているのが売り場陳列などの販売促進を提供・支援するリテールサポートです。販売店様の“売れる仕組みづくり”を通してバラエティ豊富な商品の魅力を消費者の皆さまにお届けしています。
製造元の食品メーカーと納品先の販売店各社、商品をお買い上げになる消費者の皆さま、すべてが私どもにとって大切なお客様としてサービスを提供しています。

── 事業の躍進がグループウェアのリプレイスにつながったそうですね。

2011年、リテールサポート推進室という専門部署を開設し事業が急速に拡大していくと、組織にもさまざまな変革が必要になりました。それまでグループウェアの代名詞ともいうべき著名なC/S型のグループウェアをメール中心に利用していましたが、事業の変化やユーザーの急増で添付ファイルの利用量も増え、サーバーの負荷も増大。容量もひっ迫してしまいました。
何より、変化を必要とする組織や業務の実情に合わなくなっていたのが問題でした。

── 新たなグループウェアで目指したのはどのようなことでしたか？

従来のメール主体のコミュニケーションはトップダウンの組織の指令系統には適合できたかもしれません。しかし、リテールサポートで最も重要なのは、日々現場で起こっている生きた情報の集約と共有です。販売店のご担当者や売り場で消費者の皆さまから直接肌で感じるさまざまな経験や情報を新鮮なうちに共有し、組織内で有機的に活かしていくためには、電子会議室や回覧板など複数の機能連携も必要になってきます。
既存製品をそのような手法に適応させるには、活用機能を増やしカスタマイズもしなくてはなりません。試算の結果、そのまま使い続けても運用負荷もコストも増大するばかりだと判断し、思い切ってグループウェアのリプレイスを実施することにしました。

── desknet's NEOに着目していただいたのはどのような点ですか？

当初は別の製品をいくつか検討していたのですが、それを知ったベンダーさんが、コストの課題や業務への適合性などをふまえてdesknet's NEOを紹介してくれました。
実はその時はじめて知った製品でしたが、オンラインデモを実際に試したところなかなかの好印象でした。他の検討製品と価格比較をしましたがコスト面でも有利だったため、有力候補に加えました。

── 製品の比較選定の際、重視されたのはどのような項目ですか？

以前の製品の反省をふまえ、コストは大きな評価基準となりました。事業拡大の過程でもあり、将来的なユーザー増も想定して試算をしましたが他社製品と比べて、desknet's NEOにはかなりお得感がありましたね。
さらに、機能面で着目したのは[ワークフロー]の使いやすさです。
それまで社内独自のシステムを使っていたのですが、モバイルユースには適さず、出張が多い役員の決裁処理が遅延滞留して悩んでいました。desknet's NEOの[ワークフロー]ならモバイルユースでの決裁に有効だという期待が持てましたし、ユーザーサイドで画面設計できそうなのも魅力でした。実際に、私も決裁フォームを作成して評価をしたうえで、ワークフローの作成担当者にも書式作成してもらい「これなら大丈夫！」と高評価を得ました。
また、[スケジュール]にファイル添付できたのも良かったと思います。予定入力と同時にタスク関連の資料を活用したり、予定終了後に記録資料を保存することも可能です。
C/S型は運用面で負荷が大きかったですし、九州全域をはじめ国内事業所への展開や今後の新規拠点への対応などを想定して、ウェブベースなのも導入の決め手となりました。

── 導入時にユーザー教育、活用推進への取り組みなどは行われましたか？

それまで活用していたクライアントメールをすべてアンインストールしてdesknet's NEOの[ウェブメール]に一本化しました。
メールは誰もが必ず利用する機能ですから、[ウェブメール]への移行で必然的にdesknet's NEOへログインすることになります。それこそがねらいで、その後は発信された情報を確認する[インフォメーション]から始め、業務上必須な[ワークフロー]、さらに自己管理に利用する[スケジュール]、グループで相互に活用する[電子会議室][回覧・レポート]と段階的に利用促進の自然な流れを作って展開していきました。

── desknet's NEOの導入後、優先的に取り組まれた活用機能はなんですか？

まず成果を上げたのは[ワークフロー]の活用です。
稟議関連書類、請求・支払の決済依頼、出張申請や費用決済、慶長、残業、新入社員採用など業務上決裁が必要なものはほぼ[ワークフロー]に移管し活用が定着しています。
さらに、業務に特化した活用法としては、商品マスタの申請登録の依頼があります。
アイスクリーム商品はメーカー各社、季節ごとに豊富な製品バリエーションや季節限定商品があります。それらの商品マスタへの登録申請書の作成・承認に[ワークフロー]を活用して、全取り扱い商品の申請管理・経緯を一括管理しています。
モバイルでの活用も可能となり、決裁が急がれる案件に関しては速やかな対応も実現できました。導入以前に抱えていた遅延滞留の課題は改善されたと思います。

── 業務に改善効果を与えた機能や活用種法はありますか？

そういう意味で現在最も活用されている機能といえば[電子会議室]ですね。
お得意先である広域のチェーンストア様ごとに会議室を設置して、その中で当社の本部担当営業が、お客様より依頼された重要事項や季節ごとのキャンペーン、販売促進企画などの指示や詳細事項をアップします。同じ[電子会議室]を各事業所の担当者が共有することで、全事業所がクライアントの各店舗に対して同レベルのニーズ把握やサービス提供を実現できます。

── 全事業所同一レベルのサービスを提供する。ほんとうに難しい課題ですね。

そうですね。だから単に情報を共有するだけではなく、キャンペーンや販促企画の開始に関しては日時・タスクを共有するのと同時に、全事業所が一斉に着手できるように[電子会議室] [スケジュール][ToDo]への登録も同時に行っています。
[電子会議室]〜 [スケジュール]〜[ToDo]の連携によって、サービスが行動に直結しますし、事業所間のバラツキもなくなり、お客様に対してつねに一定のサービスクオリティを全事業所・全店舗で同時展開・提供できる仕組みになっているんです。

── 今後もさらに活用手法は進化すると思います。現時点での評価はいかがですか？

かつてのトップダウンから、現場を有機的に結びつける情報共有のステージへの移行は成功したと思います。
[ワークフロー] [電子会議室]の例と同様、[文書管理]も稟議書や規程の管理だけではなく、各事業所の日々の報告書を提出〜経営陣が確認する生きた情報機能となっています。事業拡大が急速だったがゆえに、組織も人材も変化に追いついていくのに必死な環境下で、desknet's NEOは全社共通の情報基盤として事業をサポートしてくれました。
現場には事業所間の動向を知り相互理解を深める場として。経営陣には事業の実情やリスクまでもをいち早く察知し、迅速な経営判断を下すための場として役立っています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。