株式会社アスク
様の導入事例

株式会社アスク様は、長野市を中心エリアに編集・出版、広告制作、広告代理業などを展開しています。同社を代表する生活情報誌『ほっとパル』は、創刊30周年、13万4千部もの部数を誇る人気コミュニティマガジン。その誌面作りに協力しているのが、居住地域のお店やイベント情報を取材・提供する契約スタッフ「ほっとパル特派員」（30〜40代の主婦で編成）です。

契約スタッフの多くは「みんなの情報内容や投稿の手法がわからず不安」。担当社員は「家事育児に追われるスタッフに気を遣って連絡をとりにくい」と、それぞれに意思疎通の課題を抱えていました。その対策としてdesknet's NEOを採用。契約スタッフはお互いの投稿内容を見ることで重要な情報や目的意識を共有できるようになり、情報件数が増加。窓口となる担当社員にとっても、みんなの情報が同レベルで均質化され、比較や検討がしやすくなりました。

── 契約スタッフが順調に成果をあげるなか、コミュニケーションの課題もあったそうですね。

「その土地のことはその土地に住む人がいちばんよくわかっている」。そんな主旨から始まった「ほっとパル特派員」は、中心読者層と同じ30〜40代の主婦が活躍しています。みなさんが楽しみながら成果をあげる一方で、情報共有・管理の面では改善課題も浮上してきました。

── スタッフのみなさんにも社員にも、それぞれに改善したい点があったのですか？

そうです。まず特派員の悩みは他のメンバーと情報が共有できないことでした。各自が担当社員と個別にメールで通信していたので、みんなが「どんなやりとりをして」「どのように情報を投稿」しているのかが全く分からず不安や戸惑いを抱く人もいたと思います。社員は社員で、複数のメンバーから寄せられる“同じ質問”にもわざわざ個別の返信をしたり、投稿の書式が統一されていないことから起こる情報確認や管理の煩雑さなどに悩んでいました。

さらに追い打ちをかけるように、“全員の時間が全く合わない”という決定的な課題がありました。契約スタッフのみなさんはお子様の年齢や家庭の事情によって忙しい時間もまちまちですし、担当社員は日中営業や取材で忙しく、投稿情報の確認は夕方帰社してから。送られてきた情報を投稿者に補足確認したくても、一般家庭に夕方以降連絡するのはためらわれます。

たとえお互いの時間が合わなくても、大切な情報や目的意識を効果的に共有できる手段はきっとあるはず！ そんな思いからグループウェアを導入することにしたのです。

── desknet's NEOご採用の決め手について教えてください。

真っ先にあげられるのは、IT知識も経験も必要としないdesknet's NEOの使いやすさです。複数の競合製品との比較でもdesknet's NEOは各機能の操作が明瞭で、直感的にやりたいことがすぐにできる。これなら導入に手間取ることも少ないですし、みなさんに負担を感じさせず、ご自身の都合の良い時間にいつでも情報を提供などに活用していただけると思いました。

── コストについてはいかがですか？

desknet'sクラウドなら1ユーザーのコストも400円程度に抑えられます。メンバーの増員にも柔軟に対応できる金額だと思いました。導入後の評価でも費用対効果は高いと感じています。

── 当初より、機能を絞って活用する方針だったそうですね。

利用者の混乱を防ぎ機能をより深く使っていただくために、各機能の利用目的を明確にして絞り込みました。

1.契約スタッフが地域情報を投稿し、社員が検討・管理・活用するための[電子会議室]
2.社員から契約スタッフへの告知、全員で共有したい情報を載せる [インフォメーション]
3.活発な情報交換やイキイキとしたコミュニケーションを実現するための[ネオツイ]

の3機能を活用していますが、今後も利用状況を見ながら使いたい機能があれば追加していくつもりです。

── 導入教育などは実施しましたか？

最初の説明会でまず「やりとりはすべてdesknet's NEOというグループウェアで行います」と伝えると、ほとんどの方が躊躇していました。でも、実際の画面を見せて説明すると「このくらいならできそう」「面白いかも」といった反応が帰ってきたんです。

おっ、なかなかいいぞ！ と手応えを感じたのは、午前中の説明会で「グループウェアってなんですか？」と不安げに話していた方から、その日の午後いきなり情報がアップされてきたことですね。利用を開始したその日は、新鮮味があるのか、試してみたいという好奇心からか、結構な件数の情報がつぎつぎアップされて、安堵すると共にうれしかったのを覚えています。

── 導入後最初に実感した成功の手応えはありますか？

ほとんど手間や労力をかけずに、契約スタッフ全員と社員の一体感が生まれたことですね。それまでは“契約スタッフと担当社員”という個別の関係だったのに、一気に“全メンバー＋社員”で、ひとつのチームが誕生した感じです。

情報をみんなで共有できることになったおかげで「私もあんな風に情報をあげればいいんだ！」とか「なるほど。ここまで詳細に書いた方がいいのか！」と、メンバー同士がケーススタディとして学びあい、自然と集まってくる情報がブラッシュアップされたり、お互いの目指す方向にブレがなくなりました。
今では、たとえ新人の契約スタッフの方でも、編集部の手を介さず、わずか2〜3日で他のメンバーと同レベルのスキルが身についてしまうんです。

── 集まった情報は、今後さらに有効活用できそうですか？

以前は送られてきたメール情報を、わざわざ専任のオペレーターが表計算ソフトに入力していました。desknet's NEOの導入後は、それぞれが[電子会議室]に情報を入力するだけで、各案件がそのまま西暦や月ごとに整理され、編集や営業に役立つ貴重な情報財源として網羅できるようになりました。

── desknet's NEO導入によって実感なさった最も大きな変化や効果はなんでしょうか？

契約スタッフも社員も、1人ひとりが全く異なる時間軸で動いているのにdesknet's NEOの情報さえ見れば、その人の考えていることや、今やっていることなどが、不思議とよくわかりあえるようになりました。ふだんは別々に行動することが多くても、みんなの考えや行動を知ることで、自らの経験値も高められる。そんな雰囲気が醸成されたと思います。