導入事例：学校法人永原学園　西九州大学　西九州大学短期大学部

導入事例

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学校法人永原学園　西九州大学　西九州大学短期大学部

導入事例のご紹介

学校法人永原学園　西九州大学　西九州大学短期大学部

http://www.nisikyu-u.ac.jp/

業種学校法人
ユーザー数250ユーザー
利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

教職員のスケジュール管理、学内電子掲示板、電子規程集等を実現するためにグループウェアdesknet'sを導入

コストを抑制しながら、効率的な学内情報共有体制を整備

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「健康、福祉、保育、教育等」の学問研究の拠点として、多くの卒業生が国家資格を有する専門職に就き、就職率97.5%という高就職率で注目される学校法人永原学園　西九州大学・短期大学部。同校では、グループウェアdesknet'sを導入し、キャンパスが離れた大学および短期大学部の情報連携を実現。効率的かつスピーディな情報共有の環境を短期間で整備し、紙の使用量も大幅に削減、コスト抑制も実現した。

導入の主目的

教職員のスケジュール管理、学内電子掲示板、電子規程集等を実現するためにグループウェアdesknet'sを導入

［導入経緯］
情報伝達は紙媒体中心のままで、効率的な共有も難しかった。中途採用で入った職員の中には企業出身者も多く、情報共有や迅速な決済を実現するために“より使いやすい”グループウェアの導入を希望する声が高まっていた。

製品決定

既存製品の最新版も含め複数の候補を検討。機能とコストパフォーマンスからdesknet'sを採用。

［製品採用］
過去に導入されていた製品の最新版も含めて、複数のパッケージを検討した。将来的な利用度の拡大も想定しながら、各製品の機能を比較検討。学内の業務に最適な機能が揃い、コストパフォーマンスにも優れたdesknet'sを採用した。

［desknet's採用の決め手］
1. 業務上必要な機能が揃っている
2. 優れたコストパフォーマンス

導入効果

分かれて立地する2つのキャンパスを結び効率よく迅速な、情報伝達・共有の環境を整備。

［導入浸透］
導入に先駆けて、活用を推進するための「desknet'sメンテナンスチーム」を組織。チームメンバーは、ITやPCの習熟度が比較的高い教員、助手、事務職員で構成し、各学科や事務局などセクションごとに配置。利用上の疑問に即応できる体制を整えるとともに、導入浸透のプロセスを第1～3フェーズ（1.導入推進～2.利用機能の拡充～3.高機能化）の3段階でステップアップさせることとした。段階的に活用度を高め、最終的にはより高度なdesknet'sの活用をめざしている。

［導入効果］
「教員（常勤）」と「事務職員（常勤・非常勤）」を対象に利用が浸透。キャンパスが分かれる大学と短期大学部間の情報共有・連携の体制が導入後短期間で整い、情報伝達、意思決定、ナレッジの共有を実現。スタッフ相互のコンセンサスに基づいたdesknet's高度利用への基盤整備ができた。従来は膨大な紙資料の利用が不可欠であったが、ペーパレス化にも貢献。紙資源とコストの削減が両立できた。

ご活用中の機能と使い方

スケジュール

全スタッフに公開され、全てのユーザーが日常的に活用している。グループ単位の管理も行っており、予定を入れると同時に参加スタッフ全員にメールで連絡がいくように設定。メンバーの予定確認～日時と場所の設定～会議の告知が短時間で行えるようになった。
インフォメーション

全学共通および学科ごとの掲示板として活用。レジュメなどの紙文書作成が不要となり、紙資源の削減にも効果があった。
文書管理

学園全体、大学、短期大学部の規程をアップして管理。規程改正のたびにメンテナンスチームのメンバーが更新し、つねに最新の電子版規程として閲覧可能にしている。以前は改訂のたびに必要部署の数だけ文書を作成・配布しており、文書管理の効率化と省力化を実現できた。
その他

第2フェーズで■設備予約（会議室、公用車、備品の予約管理など）
第3フェーズで■ワークフロー（各種決裁書類の電子化）を検討予定。より高度な利用とユーザー数の拡大をめざしてゆく。

desknet's利用環境

製品名: desknet'sスタンダード版
ユーザー数: 250ユーザー
導入時期: 2009年

事業概要

法人名: 学校法人永原学園　
西九州大学　
西九州大学短期大学部
URL: http://www.nisikyu-u.ac.jp/
所在地: 佐賀県佐賀市
設立: 1963年
教職員数: 212名
事業内容: 学校法人永原学園　西九州大学グループとして、健康・福祉・保育・教育分野における人材育成に重点を置き、西九州大学、同短期大学部、西九州大学佐賀調理製菓専門学校、附属三光幼稚園、附属三光保育園の各教育機関を運営。佐賀県唯一の４年制私立大学である西九州大学においては、高い就職率に定評があり、多くの卒業生が、健康・福祉・医療などの各分野で活躍している。

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