ヒノマル株式会社
様の導入事例

農業の未来を九州から照らしていきたい。農業経営を総合力でサポートする卸売商社、社員100人・7拠点の情報共有環境を刷新。

ヒノマル株式会社
事業内容
農業関連卸売商社
設立
2020年6月 創業1947年2月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
3カ月
ユーザー数
120ユーザー
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ヒノマル株式会社様導入事例

ヒノマル株式会社様は九州で事業を展開する農業に特化した卸売商社。肥料、農薬、園芸資材、施設工事、スマート農業等の仕入れ先600社との取引を基盤に、生産者が必要とするものすべてをワンストップで供給し、課題を解決するプロ集団として農業をサポート。九州7営業所、大阪出張所、グループ企業4社を展開しています。

2000年より大手樹脂加工メーカーのグループ企業としてアグリ事業部を担い、2020年6月に独立。新生ヒノマル株式会社として新たなスタートを切りました。

新会社設立に合わせ基幹・情報系の全システムを刷新し、社内コミュニケーションや業務効率化のためにグループウェア desknet's NEOを導入しました。

農業産出額で全国の2割を占め、“食糧供給基地”ともいわれる九州の農業を支援し、AI、センシング技術などを用いたスマート農業にも注力するヒノマル株式会社様の活用手法をご紹介します。

安武 広信 様
代表取締役社長
ご担当者様
管理本部 システムグループ長
ご担当者様
管理本部 人事総務グループ
ご担当者様
管理本部 システムグループ
導入前の課題

事業情報を集約し業務に活かしたい。コミュニケーションの活性化やチームワークへの効果も視野にグループウェア活用を検討。

ヒノマル株式会社様は、1947年創業の肥料販売会社を前身に創業76年を迎える歴史ある企業です。2000年より約20年間、大手樹脂加工メーカーのグループ企業として担ってきたアグリ事業部を独立させ、2020年6月より新生ヒノマル株式会社を設立。長年にわたり蓄積された情報資産を活かしつつ、新会社にふさわしい新たなシステムへの移行・構築が進められました。

事業情報を集約し業務に活かしたい。コミュニケーションの活性化やチームワークへの効果も視野にグループウェア活用を検討。

「社内の情報発信、業務効率化を実現するグループウェア製品の導入は必須課題ともいえました。新会社設立に合わせ、紙で回送していた承認申請のワークフロー化や、営業職を中心に取り入れたスマートデバイスの活用を進め、自社内コミュニケーションの活性化と良好なチームワークにつながる理想のグループウェアを探しました」

以前より掲示板などの基本機能を備えたシステムを利用してきた経緯があり、メールに頼らない情報告知の手法や情報共有の重要性は社員間の共通認識としてすでに定着していたため、新たなグループウェアの導入に際しても社内理解は得られやすい状況でした。

新規導入のグループウェア選定に際してはdesknet's NEOおよび競合製品を試用し、比較検討を実施しました。

選定理由

年齢・スキルを問わず使いやすいデザインと機能、コストパフォーマンスを評価。ワークフローへの移行やモバイル活用を視野にdesknet's NEOを採用。

「“社員が最も使いやすい製品”という観点から、シンプルなデザインで操作もなじみやすい複数の製品を比較検討しました。管理者視点では、細かい権限設定により必要に応じた閲覧権限を付与できるか、1ユーザーあたりのコストでいかに活用領域を広げられるかなども比較し、業務改善につながる機能が充実していることからdesknet's NEOを採用しました」

年齢・スキルを問わず使いやすいデザインと機能、コストパフォーマンスを評価。ワークフローへの移行やモバイル活用を視野にdesknet’s NEOを採用。

直感的な操作感、所属部署を超えた日程調整がしやすくアイコンや色分けも自由に設定できるスケジュール管理のしやすさ。ポータルもリッチテキスト・HTMLを用いることで自由にカスタマイズでき、情報が視覚的に構成しやすい。[インフォメーション]が細かくカテゴリ分けでき、部署や目的に応じた管理がしやすいことなどが評価されました。

全社展開に先駆け約2カ月、人事総務・システムの少数メンバーによる検証導入を実施。新会社に適した活用構想に基づき、理想のポータルレイアウトの構築、[インフォメーション][ワークフロー][電子会議室]などの運用基盤を整備しました。その過程で見えてきた課題、操作方法を[インフォメーション]の項目にまとめ、初期操作ガイドを作成しました。

さらに、使用頻度の高い[ワークフロー]の申請手順や、社外での利用が進むiPhoneの設定手順を簡易化するためのQRコードなど、特に問い合わせが多い項目を[インフォメーション]で公開することで利用展開に結びつけました。

「旧システムで使用頻度の高かったテーマや項目は可能な範囲でイメージを近づけ移植し、まるで昔からdesknet's NEOを使っていたような感覚になることを狙いました。ユーザーが活用しやすい環境を整備することが、短期間での利用促進とスムーズな全社展開につながったようです」

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討

新会社設立。基幹・情報の全システムの刷新と同時にグループウェアの製品検討を開始

PROCESS
2

製品試用

人事総務・システムのメンバーによる検証導入を開始。実現可能性・理想の活用手法を視野に製品を検証。導入後を想定し機能運用の準備・設定も並行して推進

PROCESS
3

製品決定・正式導入(PROCESS1〜3を約3カ月で完了)

検証・準備期間を経てdesknet's NEOの全社導入を決定

特に役立った機能
ワークフロー

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

インフォメーション

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

導入後の成果・効果

定型業務の効率化で、ビジネスチャンスの創出につながる業務に集中。
新会社設立の気概や情報共有の理想をdesknet's NEOで実現。

1)社内通達から売上実績の共有まで。[インフォメーション]に情報を集約し、導入初期の利用活性化に成功。

使用頻度・発信件数が最も高い機能は[インフォメーション]です。社内通達や各種資料の共有、営業本部が取引先各社の製品価格表の最新版を掲載するなど、文章だけではなくイラスト・操作画面・表を効果的に用いて、1日平均10件、多い日にはそれ以上の項目が九州7営業所、大阪出張所、倉庫等の全拠点で共有化されています。

「紙では把握しきれない情報を画像や動画を用いて細部まで共有することができ、重要な情報は[インフォメーション]にあるという社内意識が活用推進にもつながりました」

定型業務の効率化で、事業創生やチャレンジにつながる業務に集中。新会社設立の気概や情報共有の理想をdesknet's NEOで実現。

最新の売上実績も[インフォメーション]で日々共有化しています。経営層や所長・幹部をはじめとする全社員が今後の活動や方策を決定するための動きをスピーディーに後押ししています。

[ポータル]は共通・人事総務・経理・システムなどのタブを設定。管理部門や事業グループといったセクションごとに発信される最新情報に加え、ユーザー自身が必要な業務や手続きを完遂できるよう、情報更新や活用頻度に配慮した視覚的導線、レイアウトになっています。

「リッチテキスト形式による共有コンテンツ制作がしやすく便利ですね。例えばシステムでは各システムのマニュアルやコード表を、人事総務では社内規程やワークフローをカテゴリ別に分類レイアウトしています。外部サイトや社内システムへのリンクはブックマークを上位に配置し、ポータルサイトとしての機能性も追求しています。業務に適した個人用ポータルを組んで作業効率を高めている社員もいます」

人事総務ポータル
人事総務ポータル
特に役立った機能
ポータル

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

インフォメーション

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

2)7拠点、現場へ赴く営業担当を[スケジュール]でむすび、活動報告、ナレッジを[電子会議室]の週報で記録・共有。

[スケジュール]は拠点、部課等の組織やプロジェクトごとのグループに分類。あわせて個々のユーザーが自身の業務に直結する個人グループを作成し利便性を高める手法も定着しています。

空き状況検索で複数メンバーのスケジュールを瞬時に比較・日程調整できる点も、出張移動や商談・面談の多い経営陣に評価されています。営業会議や研修会など定例の項目はプルダウンメニューに設定。日程調整の確定・共有が速く確実になりました。

「一度の登録で全メンバーのスケジュールに反映できる利便性の高さを実感しています。所在確認もできるので、拠点間や営業担当者への連絡も取りやすくなりました。アイコンも新たにリモート会議や会議室を押さえた対面会議、移動手段=新幹線や車などを追加登録して視覚的に情報を整理できるように工夫しています」

[電子会議室]では営業担当者の一週間の活動報告を「週報」にまとめ共有化。誰もが閲覧可能にすることで、売り場づくりの効果的手法やアイデア交換、課題解決に向けた意見交換の情報源として定着しています。

「他県の営業担当者の取り組みや営業的なアプローチもわかり、取扱商品の成約・納品に結びついた効果事例を共有しながら、商材に対する新たなニーズの発見や市場開拓など、業務の活性化につなげています」

特に役立った機能
スケジュール

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

電子会議室

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

3)承認申請50項目の[ワークフロー]化で時間・工数・コストを削減。承認、決裁後の書類は[文書管理]へ自動保存し、保管管理も効率化。

[ワークフロー]は人事情報変更や異動に伴う各種申請、備品購入、営業車両管理など、現在約50項目が運用されています。[ワークフロー]の利用には慣れるまで時間がかかることを想定し、検証導入の段階から申請書式の作成・設定、ユーザーへの利用解説、マニュアル等の準備が進められました。

「案件ごとに補足説明も加え、ユーザーがフォーマットに沿って必要事項を入力していくことで承認申請が完遂するように準備しました。申請項目ごとに[インフォメーション]に説明手順を用意してリンクを張り、申請の手引きとしています」

ワークフロー 申請手順の説明
ワークフロー 申請手順の説明

業務上適正かつ迅速な承認申請の流れが求められるものや、人事異動・給与・転居・住所変更等、社員の生活や働き方に直結するものは優先的に準備を進め運用を実現しました。

今後も社内要望や利便性の向上が見込まれるものを段階的に[ワークフロー]化していく予定です。

「拠点が離れていても各所にいる総務担当者間のやりとりがしやすく、承認申請に係わる人事・総務関連の手続きが速く確実になりました。

記入漏れや申請の不備も予防でき、差し戻しへの対応も的確で、以前のように日数をかけ再提出といったこともなくなりました」

承認後の書類は[文書管理]に自動保存。申請数に応じた紙の使用量や手続きに伴う通信費、保管コスト、工数の削減につながっています。

「[文書管理]には規程、就業規則、規準書等、法改定のたびに内容が変わる書類も的確に保管・整理できるようになりました。[文書管理]という名称でありながら、システムグループが社員向け動画の配信や、業務アプリケーションのインストーラー配布の場として使うなど多方面に応用しています」

「[インフォメーション][スケジュール][ワークフロー]等の運用によって、一定の手順で行っていた業務も時間をかけず完遂できるようになりました。紙を用いた業務はまだ残っていますので[ワークフロー]への移行を進めると共に、今後、蓄積保管されているExcelデータ等をAppSuiteの導入・活用も視野に入れて検討していきたいと思います」

特に役立った機能
ワークフロー

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

文書管理

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

ご担当者のコメント

安武 広信 様
代表取締役社長

農業に特化した卸売商社として、ワンチームで事業を推進するために大切にしているのがコミュニケーションと情報共有です。社内のルーティーン業務や諸手続きは効率化を進める一方、農業生産者の皆さまとの仕事には今まで以上に時間をかけて向きあいたい。時間や場所に縛られないコミュニケーションを通じて、九州の農業が持つポテンシャルを引き出し、生産者の皆さまや社員と共に末来への可能性を切り拓いていきたいと思います。

ご担当者のコメント

ご担当者様
管理本部 システムグループ長

desknet's NEOで必要な情報にいつでもアクセスでき、業務や手続きを手間なく確実に進める環境が短期間で整いました。導入時には早くから「直感的でわかりやすい」という社内評価の声も寄せられ、各部門で活用が広がりました。緊急の社内連絡や動画配信まで、幅広く使えるポータル機能が特に良いですね。今後も「やりたいことが実現できる」ツールとして、社員にとって効果的なdesknet's NEOの活用を進めていきたいと思います。

ご担当者のコメント

ご担当者様
管理本部 人事総務グループ

直感的に使いこなすことができました。機能も充実しているので、使いながら「こうしたらもっと便利になる」という発想が湧いてきます。ネオジャパンのコンテンツ「みなとデスクネッツ」はいつも参考にしていて、記事を読みながら応用できそうなアイデアを探っています。社内の意見やアイデアをもとに、活用の幅を広げていきたいと思っています。

ご担当者のコメント

ご担当者様
管理本部 システムグループ

本格的に使いはじめて一年半。desknet's NEOはストレスを感じさせることなく社内活用が広がりました。[インフォメーション]の検索機能では参考記事がすぐに出てきて、[スケジュール]の日程変更はドラッグ&ドロップで簡単にできる。効率化が進んだ分、農業に特化した卸売商社として本来の仕事に打ち込める時間ができました。

事業概要

会社名・組織名
所在地
熊本県熊本市

卸売商社。農業用製品、関連資材の卸販売および農業用ビニールハウス、温室等各種設備の施工。昭和22年、肥料販売業で創業。肥料、農薬、園芸資材、施設工事、スマート農業など、幅広い分野で総合力を活かし、九州に7営業所、大阪出張所、グループ企業4社を展開。

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