株式会社スペース二十四の導入事例

全国約1,500ヵ所、総収容台数2万台を突破。堅調なパーキングビジネスを支え、成長を続ける組織の理想のチームワーク、内部統制の強化に活用しています。

株式会社スペース二十四
事業内容
駐車場の企画開発・運営、駐車場コンサルティング
設立
1999年2月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
2ヵ月
ユーザー数
92ユーザー
この事例を印刷する
株式会社スペース二十四 松本様と山本様の写真

株式会社スペース二十四様は、全国でコインパーキングを運営し、パーキング関連の機器やシステム開発、駐車場コンサルティングなどの事業を展開しています。同社が発案した特許取得の前払チケットパーキング「チケパ」は、ゲートやフラップ板など、従来の駐車場にあった各種装置やアスファルト鋪装をなくし、低コストで事業化が可能な新しいビジネスモデル。調査・計画から施工、駐車場運営まですべてを事業者側が一括管理するので、土地所有者やオーナーは管理にともなう負担もなく、安定的な賃貸収入を得られると好評で、全国約1,500ヵ所、総収容台数も2万台の施設を運営しています。

事業は短期間で急成長をとげ、名古屋本社に続き、関西、関東、中部などに支店、営業所も開設。社員数も増大する中、情報共有のあり方そのものを改善しようとdesknet's NEOを採用。急成長をとげる組織にふさわしい手法で、理想のコミュニケーションの環境づくりに取り組まれています。

松本 貴行 様
財務部 次長
山本 祥平 様
事業戦略本部 事業管理課 主任
導入前の課題

事業の成長にあわせて社内のシステムを検証。
内部統制強化や業務改革も見すえた、新たなツールの導入を決定。

株式会社スペース二十四様がチケット式駐車場の事業を開始したのは、2010年4月のこと。狭小地や変形地の活用も可能で「運営・管理はすべて任せたい」「原状回復しやすいプランを」など、土地所有者のニーズにマッチし、オーナー負担の少ない土地活用法として注目され、敷設箇所も着実に増え、全国1,500ヵ所、収容台数2万台を達成。その間支社・営業所を増設し、社員数も増加しました。

「以前は、自社開発した情報共有のシステムを用いていました。回覧板、掲示板のような基本機能は備えていたものの、組織の成長にともない情報共有に求めるものも次第に変化し、事業成長を背景に、情報共有の手法やあり方そのものを見つめることになりました」

前払チケットパーキング「チケパ」
ゲート、フラップ板などの機器設置やメンテナンスのコストが抑制でき、従来にはなかった駐車場の形で事業化が可能。利用者にとっても「出入庫がしやすい」「フラップ確認のわずらわしさや接触の不安がない」と好評です。

旧ツールは回覧板、掲示板に類する機能は備えていたものの、ワークフロー機能はなく、掲示板を利用し承認申請が行われていましたが、承認状況が把握しにくいことから承認の遅れや見落としが起きることもありました。また、文書管理は社内ネットワークからしかアクセスできず、ファイル管理の手法も厳密にルール化されていませんでした。目的のファイルを探し出すのにも手間がかかり、共通書式のフォーマット管理も煩雑化していたそうです。

「社員間の情報共有に時間がかかりすぎ、共有すべき情報の閲覧状況もわからない。時には承認漏れなども起こりました。事業成長と社員数の増加が情報共有の改善点を浮上させ、理想の情報共有とは何かを見つめなおす、良い機会となったのは確かです」

新たなシステムの導入に際しては、チームワークの活性化や業務効率を上げる効果に加え、情報セキュリティや内部統制の強化などが重視されました。

「急成長と社員増が顕著になったのは2017〜18年ごろからですが、そこに社内の仕組みやプロセスが追いついていなかったのです。会社も組織も小規模だった頃には合理的に回っていたものが、さすがに通用しなくなってきた。あらためて承認申請のフローなどをすべて見直して、成長する組織にふさわしい情報共有の環境整備と、内部統制の強化や情報管理に対する意識改革などを目指しました。

例えばワークフローなら迅速な決裁だけではなく、承認申請のプロセスを記録・管理し、申請の経緯や責任の所在を明確化する。文書管理なら全支店・営業所からのアクセスを可能にし、最新ファイルを安全かつ効率よく共有できるようにするなど、業務処理のプロセスを効率化することで、社員は自ずと規程に則った諸手続を完遂できます。

そのぶん社員は安心して、駐車場の事業アイデア創出や営業力強化など、本来の業務にパワーを注げるようになればいい。そんな思いから新たなグループウェアの製品検討を行いました」

選定理由

[ワークフロー]の試用で効果を検証。明瞭な機能とインターフェース、活用状況に合わせ追加できる豊富な機能を評価し、desknet's NEOを採用。

新たなグループウェアの導入に先駆け、情報共有の利便性向上、承認申請の効率化、統一フォーマットの合理的な管理等を目的に、複数の製品検討を開始。前職でdesknet's NEOを活用していた社員の運用経験に基づく意見なども取り入れ、複数製品が評価されました。

「同時検証した競合品の会社は、どちらかというと全面的な“製品推し”だったのに較べ、ネオジャパンは私たちの抱える実情をふまえた“課題解決の視点”から活用手法を提案してくれました。偶然、本社と同じビル内にネオジャパン名古屋営業所があり、製品に関する質問や疑問点には、その都度、適切な回答やアドバイスをもらう事ができました」

製品決定に先駆けて、内部統制の観点から社内のフローを全面的に見直し。業務プロセスのフローチャートを実際に起こし、業務内容の整理やリスクコントロールなどの検証を通して、グループウェア運用後の展開を想定した試用が行われました。

「活用想定の中でも特に重要視していた[ワークフロー]に関しては、desknet's NEOで実際に試験運用を行いました。各部の決裁者を交え、承認申請から決裁、承認状況の確認や承認後の共有など一連のプロセスを関連部署の社員が試用し、実務に適した快適な運用が可能かを評価した上で、経営陣にプレゼンしました」

[ワークフロー]の試用を含め、トライアルから正式採用までの期間は、約2ヵ月間ほど。その間、従来のシステムから必要な情報や機能移行を行い、正式リリースへの準備が進められました。

「まず、承認を得てから行動に移す社内文化を定着させる。承認後の共有も含め、仕事が途切れず主業務を阻害しない、一貫性のあるスムーズなフローをみんなで目指しました。セクショナリズムを排除し、仕事をしやすい環境を整え、これからの会社を自分たちで創り上げていくんだ。という、ある種の気概のようなものを共有しながら、desknet's NEOへの移行が進められたと思います」

コストを抑制しながら、短期間で[ワークフロー]の運用開始が可能で、複数の機能活用が初期投資で実現できる。将来、社内の活用状況やユーザーのニーズに応えながら利用機能を増やしていけることもdesknet's NEO採用の決め手となりました。

支所・営業所などの拠点が、関西、中部、関東に分かれ、将来的な社員の増加も想定。直接社員を集めてレクチャーすることは難しいことから、当初より動画や画面キャプチャーを活用した共通のマニュアルを準備したことで、中途入社の社員もすぐに活用できるようになり、社内浸透効果を発揮しました。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討

内部統制強化の観点から、業務のフローチャート、業務記述書、リスクコントロールなどを検証。「内部統制」と「情報共有の効果」の視点から、グループウェア製品を検討。

PROCESS
2

製品試用(2ヵ月)

[ワークフロー]を中心に製品試用。承認申請に携わる各部責任者が試用に参加しdesknet's NEOを評価した後、経営陣へ製品導入の提言、プレゼンを実施。

PROCESS
3

正式導入

製品試用の過程で移行したい承認申請などのフローを準備。正式リリース後にすぐ利用開始できるよう利用環境を事前整備。動画や画面キャプチャーを活用した共通マニュアルを用意し、短期間で利用浸透、活用定着に成功。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

導入後の成果・効果

[ワークフロー]の利用促進がdesknet's NEOの活用浸透につながり、事業の成長や社員の急増にも適応できる情報共有の環境が整った。

1)重要な申請書類を短期間で[ワークフロー]に移行。承認申請の迅速化やエビデンスを記録・共有する社内文化が醸成された。

[ワークフロー]には、経費精算や契約時に必要な各部承認など、業務上不可欠な承認事項を移行。承認漏れ防止、関係各所の承認内容共有の効率化などが進みました。

「主力の駐車場事業を例に挙げると、事業の計画、新規契約時の押印依頼からはじまり、契約と開業、契約変更時の届けや事業契約解除後の諸手続まで、20案件以上の承認申請の運用が定着しています。駐車場事業の契約から解約まで、そのすべての承認を管理していることになります」

フロー化する事によって、社員は自ずと諸条項を満たす準備や案件の重要度を意識できるようになり、案件ごとの契約条項の確認や管理意識などを高めるための牽制効果にもつながり、諸業務における規程の遵守など、内部統制の強化にも効果を発揮しました。

ワークフロー
日常的な経費申請はもとより、駐車場関連の契約、押印等の過程で必要な各種申請にも活用。業務上重要な機能として定着している。

「初期段階はすべての案件に厳格な経路設定を設けましたが、今後、迅速化や時短効果につなげたい案件は、法務の承認等を得ながら運用手法を改良していく方針です。

案件ごとに、申請から承認までの厳格さ、速さ、重要度などを勘案しながら検証を続け、法令や規程の遵守はもとより、“引き上げ承認”なども検討しながら業務のスピード感にも良い効果を上げたい。統制や企業倫理と業務効果の両立を目指して、活用手法をブラッシュアップしていきたいと思います」

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

2)[文書管理]で[ワークフロー]の承認結果を共有管理。蓄積データを有効活用できる環境が、短期間で定着した。

[文書管理]は社外からのアクセスも可能となり利便性が一気に向上。紙の申請用紙の最新フォーマットの共有も効率化されました。導入開始直後に発令された2020年のコロナ禍による緊急事態宣言後のリモート・ワークへの対応にも役立ちました。[文書管理]で特に重要なのは[ワークフロー]の承認結果の蓄積・管理で、社内における承認申請のエビデンスをすべてアーカイブ化することで、過去の履歴も検索でき、あらゆる案件の「進捗と結果」の明確な管理を実現しました。

「[文書管理]で特に重要なのが蓄積データの価値化です。過去の案件の記録もフォーマットが統一されれば、データベース化=マスタ化を推進して、有益情報として活用できる基盤となります。これからは[文書管理]に整理、保存された情報をいかに有益化するかというところまでユーザーの意識をふり向けていきたいのです。

すでに、過去の履歴の蓄積という手法は確立されたので、これからは、社内で日々更新される、今まさに動いている業務情報を共有する場としても進化させたいと思います」

特に役立った機能

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

3)社内メールとして[回覧・レポート][ネオツイ ダイレクトメッセージ]が定着。
各種報告書、会議事前資料や営業資料などの迅速な共有が可能となった。

社内のコミュニケーションの活性化という点で効果や手応えを感じられたのが、[回覧・レポート][ネオツイ ダイレクトメッセージ]の活用です。

「[回覧・レポート]と[ネオツイ ダイレクトメッセージ]が社内メールとして定着し、常用していたEメールは外部との通信に利用するようになりました。誤送信のリスクがなく資料ファイルも安心して共有できるため利用度はとても高く、コロナ下のリモート・ワークや出社制限時にも役立ちました」

個人間では[ネオツイ ダイレクトメッセージ]、複数のメンバーとなら[回覧・レポート]の利用を基本とし、案件、議題によっては[電子会議室]も活用されています。

「[回覧・レポート]は商談履歴の報告、会議前の資料配布、業務関連の重要事項の共有などで毎日活用され、コロナ下における就業体系や社内規程の改定など、労務管理の通達にも役立ちました。確認済みボタンで閲覧状況や通知先担当者の反応が把握でき、回覧に対してコメントが共有できるのが一番のメリット。社員の利用率も高く、初期段階の導入浸透にも役立ってくれました」

2020年2月の導入より短期間で、事業の根幹に関わる重要な情報共有に[回覧・レポート]が定着。さらに、これからの活用のビジョンで特に注目されているのが[AppSuite]の活用です。

「導入検討時より[AppSuite]の活用は視野に入れていました。desknet's NEOにデータベースを集約でき、シームレスに管理・運用できるのがメリットだと評価しています。自分たちで簡単にアプリを構築できるのが強みですね。

今、想定しているのは駐車場事業関連情報のマスタ管理への応用で、駐車場情報や設置機器の在庫管理、オーナー様の情報や賃料、支払管理などなど、数々の貴重な情報が有する複数のファクタの分析を通して、業務改善やサービスの拡充などの事業アイデアにつなげたいと思います」

コミュニケーション活性化や承認状況の可視化、承認制度の重要性を理解・共有し一元管理することで、株式会社スペース二十四様の導入初期段階の目的は達成されました。

今後はさらに、業務を通して集積される貴重な情報資産を可視化するために、desknet's NEOが活用されていきます。

特に役立った機能

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

ソーシャルの要素を取り入れた、新しい形の社内交流ツール

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

松本 貴行 様
財務部 次長

これまで複数の現場で内部統制の強化や業務改革に取り組んできました。desknet's NEOの導入に際しては情報共有環境の活性化だけではなく、社員が自分なりの作品を作るような感覚で業務を見つめなおし、様々な気づきを通して働きやすい環境づくりや、業務効果を高める改革に取り組めたことが大きな収穫でした。

柔軟な発想の若い社員が多いのが当社の強みでもあり、これからもdesknet's NEOの活用を通して、情報資産の可視化・価値化や新たな事業アイデアの創出に取り組んでいきたいと思います。

山本 祥平 様
事業戦略本部 事業管理課 主任

はじめて関わったグループウェアがdesknet's NEOだったのですが、導入準備段階で業務のフローチャート作成を任され、なかなか手応えのある面白い作業だったことを思い出しています。[ワークフロー]では承認申請の重要性を意識として社内共有でき、導入開始時に見舞われたコロナ禍の緊急対応では[スケジュール][回覧・レポート][文書管理]などの各種機能が業務を支えてくれました。

導入から1年経ちましたが、まだまだ完成形とは思っていません。今後も社員や時にはネオジャパンも巻き込みながら、さらに使いやすい環境を作り出していきたいと思っています。

事業概要

会社名・組織名
株式会社スペース二十四
所在地
名古屋市中村区

駐車場の企画開発・運営。前払チケット式駐車場「チケパ」やコイン式時間貸駐車場の運営を中心に、駐車場コンサルティング、メンテナンス、無人駐車場システムの企画・販売等の事業を展開。精算機やロック装置など駐車場関連機器の自社開発・製造も行い、駐車場管理、精算システム、監視システム、利用者安全管理などの各種システムも開発。

無料でお試し
すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
導入でお悩みの方はお気軽にご相談ください
オンライン導入相談
専門のスタッフがオンライン(Web会議)でご相談を承ります。
ウェブ問合せ
メールフォームにてご相談を承ります。
受付:24時間365日
お電話
受付:平日9:00~12:00 /13:00~18:00
横浜本社
大阪営業所
名古屋営業所
関連する他の事例も合わせてお読みください
さらに詳しく知りたい方へ
見てわかる、触ってわかる、全国各地でセミナー開催中
本製品の特長や具体的に使えるアプリケーションの機能をご紹介します。
クラウド版は1ユーザー440円から、パッケージ版は5ユーザー43,780円からご利用可能です。(いずれも税込)
実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。
PAGE TOP