ユーザー座談会

弊社は標準27の機能のうち10のアプリケーションを浸透させていくところから始めていますが、個々人で瀕用する機能に偏りがあり、使われない機能は全然つかわれないという状況が生まれています。desknet's NEOを社内定着させるために、まずは「スケジュール」機能を浸透させようと考えてます。スケジュール管理を同機能でスムーズに行いたいです。ですが今はスケジュールを入力してくれる人は稀です。どうしたら定着するでしょうか。

弊社では、「スケジュールカレンダーに入力してくれ」といった感じでガチガチに命令するようなことはしなかったです。ただ、何かあるたびに「あ、その情報はNEOのどこどこにあるよ」「NEOのこの機能を使うとスムーズに仕事がいくよ」とdesknet's NEOの使用を促していきました。

それはシステム部門からの催促でしょうか。

「使ってくれないと、私らが困っちゃうんだよね」みたいな愚痴とかもシステム部門が伝えつつ、「使ってみてよ」と社員の背中をぽんと押すことを、あらゆるところでやりました。それがスケジュール入力の定着につながったと思います。

私たちは少しやり方が違っていて、「スケジュール」より先に「ワークフロー」を浸透させました。休暇届け等、一部の申請はdesknet's NEOからでないとできない、という体制をつくったんです。休暇をとらざるをえない状況は誰しも必ず来ますから、それで半強制的にdesknet's NEOを使わせた。そこから、他の機能の利用へと徐々に利活用の幅を拡大。スケジュール入力も定着しました。

突然、上長との共同予定がスケジュールカレンダーに表示されるようになっても、社員は文句が言えませんよね。上司からすれば「いや、だってお前、その時間のスケジュールが空きになっていたじゃないか」という話になる。すると、社員は「予定を入れておかないとまずい」という意識をもってスケジュール入力を始める。

先ほど、「ワークフロー」を浸透させた、というお話がでましたが、ワークフロー自体が弊社では活用しきれていません。休暇申請をさせるにしても、特に年配の方などにとっては、高いハードルと感じられることだと思うのです。そのあたりの壁はどう乗り越えられましたか。

正確にいうと、「ワークフロー」だけでなく「インフォメーション」も併用しました。「インフォメーション」で「ワークフロー」の使い方を徹底したのです。ネオジャパンが提供してくれている「かんたんマニュアル」や、弊社独自のレクチャー資料などを貼りつけて、全社通達しましたね。それを見ても「わからない」という人は皆無だったと思います。

弊社がdesknet'sを導入した当時は、他社製のほとんどのグループウェアに全社通達機能がありませんでした。古い話になりますが、「インフォメーション」の便利さには舌を巻きましたね。細かい仕様をつくって情報共有ができますから。ただ、「ワークフロー」が弊社内に定着したのは比較的、近年になってからです。

実は、それまでワークフロー専用のソフトを使っていたのです。そのソフトが、相当厳密に紙の稟議書などを再現できたので、同ソフトに慣れていた経営陣から「desknet's NEOの『ワークフロー』で同じことが再現できないか」と再三言われたのですね。最終的には、再現性という面では完全ではなかったものの、desknet's NEOでも近い仕様が実現できて、desknet's NEOの「ワークフロー」も社内展開できました。

経路設定です。弊社では、部門体制が頻繁に変わったり、部署間異動があって役職が兼務になったりと、経路に影響のある社内変動があります。そのため、ピッタリな経路がつくれなかったり、あるいは経路変更時にそれを再度、社内徹底する機会が必要になったり、といった事態が何度も発生しました。desknet's NEOは、過去に提出したワークフローを複写して新しいワークフローを作れますが、複写した時に、「更新前の古い経路」が複写されてしまうので、それをいちいち修正しなければなりません。そこには手間がかかると感じました。

先ほど製造業の方も仰っていましたが、27の標準機能があるdesknet's NEOは便利なのですけれど、機能によってはあまり使われないままになっているものもあります。desknet's NEOがせっかく多様な可能性を秘めているのに、それを活用しきれていないのがもったいないと感じています。どうしたら、眠っている機能が活用されるようになるか。具体的な成功事例が知りたいです。

事例の話が聞きたいというのは、弊社の情報システム部門も口々に語り合っているところです。ネオジャパンのdesknet's NEO製品サイトには「導入事例」の項目があります。そこには豊富な事例情報のストックがあり、読み込めば非常に有意義なのですが、たとえば「グループウェア社内浸透」など課題別には整理されていないですよね。これが課題別に整理されていると便利だな、と思っています。

たとえば弊社では「来訪者管理」機能があまり使われていません。これを社内に浸透させるのに成功した事例はありますか。

社内でモデルケースをつくるというのは確かにいいかもしれません。

現場が「うちでも使いたい」と自主的に声をあげて、利活用が広まっていくと、現場がITによる業務改善に前向きになりますよね。そうして、現場が意識をもってIT活用をするようになると、ITによる働き方改革にとっても大きなプラスになります。