ユーザー座談会第4回レポート

6月8日にユーザー座談会を開催しました。4回目の開催となる今回も、参加者の皆様から、貴重なご意見をたくさんお聞かせいただきました。当日の様子を一部ご紹介いたします。

参加企業さま

建築設計業：2008年7月導入。desknet's NEO パッケージ版を140ユーザーでご利用中。
主な利用機能：設備予約、回覧･レポート、ワークフロー、プロジェクト管理
製造業：2017年5月導入。desknet's NEO クラウド版を50ユーザーでご利用中。
主な利用機能：メール、スケジュール、インフォメーション、タイムカード

導入の目的や決め手は何でしょうか。

弊社は、旧desknet'sの古いバージョンから使っていますので、ユーザーの中でも古参の部類に入るのではないでしょうか。導入の決め手になったのは、情報共有のツールとしてdesknet'sが最適だと思ったからです。

社員間の情報共有もそうですし、一元的に情報を管理できることも導入の目的でした。

導入によってどのような効果を実感していますか。

いま「一元的に情報を管理できる」という話が出ましたが、「スケジュール」機能の利用が進んだおかげで、私の周りでは、システム手帳を使っている人を見なくなりました。皆、スケジュール管理はdesknet's NEOで一元的に行うようにしているのでしょう。しかもその情報を他の社員と共有できる。非常に便利ですね。

アクセス権の設定にもよりますが、desknet's NEO上に集約した情報を、他の社員と素早く共有できることをご評価いただけたようです。

desknet's NEOのコミュニケーションツールの使い分けはどうしていますか。

今回の座談会のメインの話題は、以下のようなテーマでした。

desknet's NEOには、「メール」「ネオツイ」「ダイレクトメッセージ」「インフォメーション」「回覧・レポート」「電子会議室」等々、コミュニケーション・連絡手段が数多くあります。そのなかで、それぞれの使い分けは、各社どのようにされているのでしょうか？

１カ月足らずの利用歴ですが、「あれはインフォメーションで発信された情報だっけ？　回覧・レポートで配信された情報だっけ？」といった感じで、わが社でも、使い分け上の混乱のようなものが若干、起こっています。

特に「インフォメーション」「回覧・レポート」「電子会議室」の使い分けについて、話題が集中しました。この件については、それぞれの機能が持つコミュニケーションツールとしての特徴をつかんで使い分けをする必要があります。

「インフォメーション」→１人から複数人への一方向的な情報発信ツール。誰が見て、誰が見ていないかを管理できない
「回覧・レポート」→誰が見て、誰が見ていないかを管理でき、かつ、作成者とはコメントでやりとりもできる。１人と複数人との双方向的な発信が可能
「電子会議室」→複数名同士の双方向的なやりとりが可能。グループ（会議室）内での議論ができる

また、「回覧・レポート」は公開していれば誰でも作成者になれますが、「インフォメーション」は作成者を絞れる、つまり作成の権利に制限がかけられます。

このような性質をつかんだうえで、例えば「インフォメーション」は会社の総務部等だけが発信権限をもつ公的で重要度の高い情報発信ツールにして、「回覧・レポート」はそれより敷居の低い情報発信ツールにするなどの使い分けをしていく、などの施策が考えられるという話になりました。

desknet's NEOの社内浸透をどう図っていますか？

続いて、座談会の後半では次のようなことも話題になりました。

ITに関する知識があまりないユーザーにdesknet's NEOがなかなか定着しない傾向があります。どのような工夫をすれば、そういったユーザーにdesknet's NEOを定着させることができるでしょうか？

弊社ではトップ自ら「スケジュール」機能を使ってみせて、「私（トップ）に用事がある社員は、『スケジュール』に空きのあるところを確認して連絡してきなさい」と徹底していきましたね。そういった形で、トップダウンで次第に、「使わないと会社に置いていかれる」という空気ができていって、皆が使うようになっていきました。「スケジュール」に空きがある＝そこに予定を入れていい、という認識が広まったおかげで、社員のほとんどが、毎日の業務の予定をきちんと「スケジュール」に反映するようになりました。

特に比較的、高齢な社員がIT化自体に拒否反応のようなものを示すのですが、そこらへんについてはどうしていったら……。

いま言ったことと似た話になってしまって恐縮ですが、弊社では、80歳代の会長が自らdesknet's NEOを積極的に使っていますし、役員クラスも皆、高齢ですが、「スケジュール」をiPhoneに同期させるなどして、機能を縦横に活用しています。その姿が社内に一種の強制力みたいなものを生んで、社員も「スケジュール」機能を使い始めました。

desknet's NEOの「スケジュール」は、iPhoneのカレンダーと同期させることができます。それを用いることで、すべての予定をiPhone一つで管理できるようになるのです。そういった機能をトップや役員自ら使ってみせることで、desknet's NEOの利用に関する社内への意識喚起を図っているようです。

もちろん、この他にも、少数の部局で定着を図ってから、徐々に社内の利用者を増やしていくという手法が良い、という声も出ました。また、簡単な「アンケート」などをとるといった、シンプルな機能を入口にして、徐々にdesknet's NEOの世界に慣れていってもらう、といった経験談も出ました。アクセスしてもらうための工夫をしていくことで、比較的ITの知識がない人にも、浸透を図ることができます。