滋賀県長浜市役所の導入事例

リプレイスで庁内コミュニケーションを改善。
コロナ禍にも適応できる行政サービスの向上をめざします。

滋賀県長浜市役所
事業内容
自治体
設立
2010年
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
4ヵ月
ユーザー数
1600ユーザー
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二度にわたる平成の大合併(通算1市8町での合併)を経て誕生した滋賀県長浜市様。県下第2位の広大な市域を有し、滋賀県湖北圏域の中心都市として商工業や農業が発展。豊かな自然と歴史的文化遺産に恵まれた観光都市としても魅力あふれる土地です。

同市では、二度目の合併にあたる2010年にグループウェアを新規導入していますが、約10年の活用を経て製品の見直しを行い、desknet's NEOへのリプレイスを決定。新型コロナの影響が国内に広がりつつある中、庁内への着実な利用浸透を実現させ、さらなる行政サービスの向上につながる情報環境を整備しました。

中田 邦良 様
総合政策部情報政策課 情報管理係 副参事兼係長
村田 洋 様
総合政策部情報政策課 情報管理係 主事
導入前の課題

電子掲示板、メール利用を中心に10年間活用した製品を見直し。 課題の検証・改善をめざして、新たな製品へのリプレイスをめざす。

長浜市は、羽柴秀吉が築城した長浜城の城下町、湖北地方の中心地として街道が整い、古くから近畿と東海・北陸を結ぶ交通の要衝として発展してきた地域です。

伊吹山系などの山々と琵琶湖のほとり。湖北平野から奥びわ湖へとつづく美しい自然景観を誇り、小谷城跡や賤ヶ岳古戦場、ユネスコ無形文化遺産に登録された長浜曳山祭や日本遺産の竹生島、観音文化など、歴史的、文化的資産が豊かな都市です。

また、2020年には、明治時代の鉄道遺構が日本遺産に認定。近代日本の発展にも大きく貢献し、現在でも商工業、農業共に盛んな都市です。

羽柴秀吉がはじめて城主となり、出世の礎を築いた長浜城。1983年に天守閣が再建され長浜城歴史博物館となりました。
写真手前はゆるキャラの三成くんとひでよしくん。

長浜市は2010年の二度目の合併で、人口も大津市、草津市に次ぐ県下第三の都市となり、グループウェアを導入。情報の周知・照会に電子掲示板、職員間の連絡にメールをメイン機能として、10年利用を継続していました。

「10年以上も同じグループウェアの利用が続き、運用も固定化されて、日常的な利用では、不満はありませんでした。しかし、今回の導入にあたり、利用実態を把握すべく庁内アンケートを実施したところ、いくつかの問題点が浮かんできました」

職員のスケジュールと施設予約を個別に開いて予約する仕組みのため、両方の予約を調整し直すなど入力作業を繰り替えさなければならなかったこと。

さらに、スケジュールを入力しない一部ユーザーがいて、会議などの調整に時間がかかり不効率だったこと。

誰かが部課の代表メールを開封したら未読に戻せないため、本来対応すべき担当者にメールが届かないことがあり、対応が遅れがちになっていたこと。

以上、さまざまな課題が浮上しました。

選定理由

幅広い部門を対象とした全庁アンケートに基づき仕様書を作成。 使いやすさやコストパフォーマンスを評価しdesknet's NEOを正式採用。

「庁内アンケートの結果、旧グループウェアでの課題が見えてきましたので、それらを解決すべく、新たなグループウェアの導入検討が行われました」

庁内アンケートは、新規採用職員から部課長クラスの年齢の高い職員までの幅広い年齢層、一般職員だけではなく幅広い職種を対象に全庁規模で実施されました。同時に次長クラスの会議メンバーによって編成されたプロポーザル選定委員会での意見を総合して仕様書をまとめ、公募型プロポーザルによる導入業者選定で比較検討。正式にdesknet's NEOが採用されました。

長浜市役所様外観

「庁内各課には、情報系の端末を指導するリーダーが任命されており、まずリーダー対象の研修で、旧グループウェアからのデータ移行方法やdesknet's NEOの仕様を説明。その後、一般職員の希望者を中心に研修を実施し、リーダー向け研修5回、一般職員向けの機能操作研修5回、計10回の研修を行いました」

データ移行については、メール、スケジュールのほか、各課単位で設備予約や文書管理に収納するデータを取捨選択。可能なものは旧グループウェアからデータをCSVエクスポートするなどし、desknet's NEOへインポート。職員の活用が定着するまで、旧グループウェアも1カ月間並行運用されました。

導入プロセス

PROCESS
1

庁内で検討(3カ月)

庁内各部局への意見照会や庁内アンケート、次長クラスのメンバーによるプロポーザル選定委員会などの意見をまとめ仕様書を作成。

PROCESS
2

無料お試し(1カ月)

公募型プロポーザルによる提案、デモンストレーションによる検証。選定委員会による審査を経て、前年2019年秋にdesknet's NEOの採用を決定。

PROCESS
3

導入(2カ月)

2020年2月より仮稼働を開始、1カ月間旧製品と並行運用。同年3月から正式に本稼働。同年4月の年度切り替え時には、本格的な庁内利用が定着。

導入後の成果・効果

新型コロナの拡がりも予測不能な2020年3月に本格稼働し短期間で定着。 刻々と変わるコロナ情勢への対応を、日々のインフォメーションで告知。

1)[スケジュール]と [設備予約]の連携で予定と施設の効率運用を実現。

本格稼働に先駆け、導入を推進した情報政策課より『【3/2本稼働】ようこそ、新グループウェアヘ!!』という全ユーザー向けのステートメントを発表。

「“職員1,000人の1日の操作を10秒短縮できたら、業務時間を1日当たり2.8時間、年間約700時間の削減につながる”

”職員間の情報共有を活性化し、そこから新たなアイデアが生まれるプラットフォーム(基盤)に”など、新しいグループウェアを活用する上での意識づけを行いました」

「研修の成果もあって、操作方法についての問い合わせはほとんどなく、早い段階から多くの職員が“いかに効果的に使うか”を意識しながら活用していました。事前研修を入念に行ったこともありますが、そもそもdesknet's NEOが直感的に操作しやすいことが大きいと思います」

本庁舎2庁舎、北部振興局、7支所の10拠点と各施設での利用が開始され、[スケジュール]と同時に[設備予約]で会議室や公用車を予約できるなど、効率の良い連携活用がユーザーにも好評ですぐに定着しました。

[スケジュール]は、全ユーザーに自身の予定入力を徹底するように依頼。その効果もあって、新型コロナの感染が国内に広がる緊迫した時期にありながらも、desknet's NEOの利用が定着し、庁内会議等の日程調整もスムーズに行われるようになりました。

市長、副市長、教育長ら三役をはじめ職員の予定が共有され、迅速な決裁が求められる際の所在確認、スピーディーな連絡調整にも役立っているそうです。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

2)庁外の[ウェブメール]、庁内の[回覧・レポート]を使い分け、情報交換を効率化。

[ウェブメール]は未開封にする設定が可能となり、情報の見落としや連絡の遅れを防げるようになりました。正規職員は一人1アカウントで、今年度(2020年)より一般職非常勤職員として新設された「会計年度任用職員」は、部課の代表アカウントを利用。受信メールごとに適切な対応をとれるようになったそうです。

さらに、管理者の視点から必須の機能として、送信前の[誤送信防止機能]を活用。送信直前にtoやcc、添付ファイル名などをチェックする機能により、実践的な誤送信防止に役立ち、情報を発信する職員の情報リテラシーやセキュリティ意識の啓発にも効果を発揮しているそうです。

庁内の情報交換には従来のメールに替わり、安心かつ迅速に情報交換や共有ができる[回覧・レポート]を採用。職員が相互にコミュニケーションしやすく、サーバーに負荷もかからないため[ウェブメール]とのスマートな使い分けが定着しています。

特に役立った機能

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

3)緊迫する情勢下でdesknet's NEOが定着。新型コロナの緊急対応をインフォメーションで発信。

desknet's NEOの本稼働は2020年3月から。新型コロナウイルスの感染が国内に広がる中での取り組みでした。

刻々と変化する新型コロナ関連の最新情報については[インフォメーション]により告知。最新の情報発信はもとより、日々更新される新型コロナウイルス関連情報の告知にも活かされました。

「本稼働から数カ月は、日々変化する新型コロナウイルス対応の情報が毎日ひんぱんに上げられていました。通常業務では[インフォメーション]に写真を貼り、リンク先を併記して告知できるので、各課の様々な取り組みや市が主催、協賛するイベントの告知などにも積極的に活用されています。毎日平均10件以上はアップされ、多い時には30件近くなることもあります」

文書が硬くなりがちな行政職員の心理に配慮し、本稼働後には気軽な情報共有に[ネオツイ つぶやき]の利用も庁内で始まりました。

「庁内の落とし物などは、すばやく情報をアップでき、みんながスピーディに情報共有できるのがいいですね。今までなかった機能なので、パソコン操作やdesknet's NEOの活用法のアイデア発信にも利用していきたいと思います」

特に役立った機能

ソーシャルの要素を取り入れた、新しい形の社内交流ツール

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

中田 邦良 様
総合政策部情報政策課 情報管理係 副参事兼係長

「使い勝手がよく業務効率化に役立つdesknet's NEOをいかに快適に活用してもらうか」という担当者の思いを、本格稼働の際に『ようこそ、新グループウェアヘ!!』という文書にして[インフォメーション]に掲示しました。

ユーザーの視点に立てば、まだ使っていない機能にも課題解決の糸口となるさまざまな活用手法が潜んでいます。使い勝手のよいルール化を行うことで、さらに庁内での活用が進んでいくはず。

desknet's NEOを通して、さらなる業務の効率化、円滑化に取り組んで行きたいと思います。

村田 洋 様
総合政策部情報政策課 情報管理係 主事

desknet's NEOの導入で職員の意識もだいぶ変わった印象です。以前は、職員の利用率も低く、必要最低限の機能活用でした。今、デジタルネイティブ世代がどんどん入庁している中で、活用の手法も大きく変わりつつあり、新たなレガシーの発信源となるような手法がいくつも生まれて来ることでしょう。

職員のグループウェアに対する意識の変革を通して、「いかに市民に届くサービスを実現していくか?」じっくり取り組んで行きたいと思います。

事業概要

会社名・組織名
滋賀県長浜市役所
所在地
滋賀県長浜市

滋賀県の北東部、湖北地方に位置。人口117,165人、世帯数46,494世帯(2020年9月1日現在)。琵琶湖を含めた市域面積は滋賀県下第2位(陸部のみでは県下第1位)となり、伊吹山系、野坂山地などの山々と琵琶湖に囲まれ、湖北平野と奥びわ湖へとつづく湖岸風景が美しい自然景観を形成。数多くの歴史的、文化的資源を有し、住民誘致と子育て・教育支援、企業誘致などにも積極的に取り組んでいる。

導入サポート企業

おかげさまで創業50年。
地域密着型システムインテグレータとして地域の自治体様をはじめ教育機関、民間企業を対象にICTシステムの設計・導入からサポートまで自社スタッフによるきめ細やかなサービスをご提供させていただいております。
また、環境IoT分野や幼児教育分野に於きましては、強力な自社開発パッケージによる全国展開を進めております。

お問合せ先
地域主権システムプロジェクト本部 地方創生推進グループ
TEL
0749-52-5331
e-mail
sousei@nihonsoft.co.jp
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