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<この事例のポイント>
【導入】 内製グループウェアからリプレイス。コストメリットがあること、また使いやすさに惹かれて。
【効果】 自社開発のワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」との連携を実現。ペーパーレスも進んだ。
【応用】 [ポータル]の高カスタマイズ性に満足。NEOの利用浸透、テレワークにも効果。
株式会社電算さまは1966年の創立以来、長野県、新潟県を中心にインフォメーションテクノロジー全般を視野にいれつつ多彩な商品の開発・販売に取り組んできました。地方公共団体や民間企業などの多様なニーズに応えながら、ITにおけるトータルプロデュースを展開。同社の指針の一つ「ITの主役は技術ではなく、人間である」を追求し続けている。ともすればテクノロジー偏重になりがちなIT業界。しかし同社は、技術を用いながら、人にやさしい、人と心が通うサービスをと心がけている。その実績は、各地域からの信頼の証しとして業績にも現れている。「そういったサービスを提供する側であるわれわれが、率先して人のふれあいにあふれた職場づくりをと導入したのがdesknet's NEOです」。また、同製品と連携可能なウェブワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」も開発した。それらはどのように事業に貢献しているのだろうか。話を伺った。
情報共有の環境整備のためにグループウェアを製作しました。おそらく2000年頃だったと思います。コミュニケーションを豊かにする目的が最初で、desknet's NEOでいう設備予約機能やメール機能などを搭載していました。徐々にペーパーレス化にも貢献できるシステムへと進化もさせました。
ええ。次々に更新されるOSや誕生するデバイスに対応するのも大変です。ですので、コストメリットも意識して、「開発」より「導入」を、という話になりました。自社開発のコストをすべて算出し、比較検討しましたね。その上で、貴社製品のすぐれた[ポータル]機能に惹かれました。自社グループウェアには全社用ポータルしかありませんでした。しかしdesknet's NEOなら組織単位、また個人単位でもポータルが作れるし、カスタマイズも容易です。個人ポータルのニーズがすでにあったので、そこに利点を感じました。あとは、既存グループウェアからのデータ移行が容易で、かつ安価で使いやすかったこと。それらを勘案し、desknet's NEOにしようと決断しました。
元々は自社内の申請処理をシステム化したことが発端でした。今だからこそよく言われますが、やはり紙運用だと、不在者のところで回覧が滞ったり、書類が紛失したり、物理的に紙を手にするまで承認作業が進められなかったりします。ですので、1997年に社内運用を始めました。2001年から、社内稟議や申請処理を加速する製品として販売を始めています。
お客さまのなかにdesknet's NEOとDugong両方をお使いの企業さまがいらっしゃったのです。要望もあったので、2015年頃にガジェット連携やシングルサインオンを実現しました。desknet's NEOの[ワークフロー]でも対応できることはたくさんありますが、外部システム連携などの拡張性や、紙の申請書などのデザインをほぼそのままシステムで再現できるところがDugongの強みでもあり、desknet's NEOとの並行利用で、お客さまにより利活用していただこうと開発に踏み切りました。
たぶんDugongをdesknet's NEOの機能だと思っている人が多いと思います(笑)。Dugongにたまった未承認ワークフローの一覧もdesknet's NEOの[ポータル]で見られます。各帳票のステータスを一望できる画面も開けます。また、非常に複雑な申請経路がDugongで設定できるので、「利用シーンが広がって役立っています」「ペーパーレスが進みました」と喜びのお声をいただいています。
個人ポータルはニーズもあり、もちろん活用していますが、組織ポータルにも便利さを感じています。例えば「こんなときは」という名のポータルをつくりました。社内の事務手続き、たとえば結婚、出産、転居時やテレワークなどの申請手順などがまとまったページです。それらに関する問い合わせが日常的に多く、担当部署にかなりの負荷があったのです。そこで我々情報システム部から組織ポータル機能を紹介しました。最終的には担当者レベルでコンテンツを作成し、完成した「こんなときは」ポータルが活躍。おかげさまで事務的な問い合わせが大きく減少しました。
また、desknet's NEO[ポータル]の高いカスタマイズ性にも助けられました。全社ポータルをデザインする際に、以前のグループウェアのポータルと同じコンテンツの並びを実現しようと考えていました。これができたおかげで、desknet's NEOの利用浸透もスムーズになりました。
もちろんコンプライアンスを意識しつつ、ですが、弊社はかつての「紙業務を減らす=ペーパーレス化」から、さらに「その業務自体をなくす」という仕事の改善にも取り組んでいます。これからもdesknet's NEOと共に、働きやすい職場環境をつくっていきます。
直感的に使えるインターフェース、ドラッグ&ドロップなどの柔軟な操作感が好評。予定調整がスムーズになった。また、年次有給休暇の計画的付与(計画年休)に関する計画をスケジュールに予定登録する運用で、休暇申請のフロー自体を削減した。
会議室や社用車の予約を行っている。スケジュールで予定を立てながらそのまま設備も予約できるため、「便利」と社内の評判が良い。
総務・管理部門からの連絡など、全社的な情報を共有する際に利用している。社内のコンプライアンス啓蒙の連絡もここで行い、そこから[アンケート]機能でテスト的なものを実施している。また、desknet's NEO移行後はじめの頃には、自社開発グループウェアとの機能比較や使いかたなどの情報もシェアした。
コンプライアンスの啓蒙推進アンケートやイベント参加の可否、各種申し込みの窓口として活用している。効率的に社内の意見を収集できるツールとして活躍。
「セキュリティ情報」や「推奨ソフトウェア」といったカテゴリーごとに会議室をつくり、カテゴリー関連の情報を発信し、ストックする場所として活用している。発信重視の活用だが、レスポンスもできるため、問い合わせの場所としても機能を発揮している。
desknet's NEOを導入してから1年半が経過しましたが、導入当初は想定していなかった[スケジュール]機能による計画年次有給休暇の登録、アンケート機能による社内研修等が実現しました。標準アプリを有効に活用しています。今後はChatLuckやAppSuiteとの連携を検討し、社内グループウェアの活用の幅を広げたいと思います。
desknet’s NEOの使いやすさも大きいですが、内製グループウェアを使っていた頃に比べ、「ヘルプ先=ネオジャパン」がある利点を感じています。マニュアル作成や問い合わせ回答の手間が省け、とても助かりました。日々新しい社内情報が蓄積されており、今後も社内の情報共有のプラットフォームとして末永く使っていけると確信しています。
個人ポータルのレイアウトを自由に設計でき、重宝しています。わたし個人のポータルにはdesknet's NEOに関するサポート最新情報を表示するようにしており、いち早くそれらをキャッチして対応できるようにしています。desknet's NEOはデザインも親しみやすく、社員にも好評です。