導入事例

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導入事例のご紹介

社内問い合わせや申請作業等の削減に成功。業務の「スマート化」を皮切りにさらなる働き方改革へ。

株式会社電算

https://www.ndensan.co.jp/

  • 業種情報処理サービス業
  • ユーザー数800ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 内製グループウェアからリプレイス。コストメリットがあること、また使いやすさに惹かれて。

【効果】 自社開発のワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」との連携を実現。ペーパーレスも進んだ。

【応用】 [ポータル]の高カスタマイズ性に満足。NEOの利用浸透、テレワークにも効果。

株式会社電算さまは1966年の創立以来、長野県、新潟県を中心にインフォメーションテクノロジー全般を視野にいれつつ多彩な商品の開発・販売に取り組んできました。地方公共団体や民間企業などの多様なニーズに応えながら、ITにおけるトータルプロデュースを展開。同社の指針の一つ「ITの主役は技術ではなく、人間である」を追求し続けている。ともすればテクノロジー偏重になりがちなIT業界。しかし同社は、技術を用いながら、人にやさしい、人と心が通うサービスをと心がけている。その実績は、各地域からの信頼の証しとして業績にも現れている。「そういったサービスを提供する側であるわれわれが、率先して人のふれあいにあふれた職場づくりをと導入したのがdesknet's NEOです」。また、同製品と連携可能なウェブワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」も開発した。それらはどのように事業に貢献しているのだろうか。話を伺った。

動画:desknet's NEO事例 インタビュー【株式会社 電算 様】


内製グループウェアからリプレイス。コストメリットがあること、また使いやすさに惹かれて。

── いま現在、ワークフローシステムDugongとグループウェアdesknet's NEOの連携を活用し、貴社は、多彩な業務をシステム化されています。ですが、古くから技術的ナレッジが豊富なこともあり、当初はグループウェアを自社開発して使っていたそうですね。

情報共有の環境整備のためにグループウェアを製作しました。おそらく2000年頃だったと思います。コミュニケーションを豊かにする目的が最初で、desknet's NEOでいう設備予約機能やメール機能などを搭載していました。徐々にペーパーレス化にも貢献できるシステムへと進化もさせました。

── 非常に先駆的ですね。しかし2017年9月にdesknet's NEOに乗り換えされます。そのまま自社開発で行くという判断もあり得たと思うのですが、どのような経緯があったのでしょうか。

リプレイスのきっかけは自社サーバーの刷新でした。それまでに自社グループウェアに課題を抱いていたので、より良い製品をということでdesknet's NEOを選定したのです。機能面でいえば、例えばウェブメールの検索機能が十分に備わっていなかったこと、スケジュールのインターフェースがもう一歩だったこと、モバイル端末でアクセスすると画面や文字が崩れてしまう傾向にあったこと等があげられます。

desknet's NEO[ポータル]画面例。

── 画面最適化がうまくいかなかった。確かにそれは不便ですが、地味な機能でありつつも画面最適化を実現するエンジニアリングはかなり大変と聞いています。

ええ。次々に更新されるOSや誕生するデバイスに対応するのも大変です。ですので、コストメリットも意識して、「開発」より「導入」を、という話になりました。自社開発のコストをすべて算出し、比較検討しましたね。その上で、貴社製品のすぐれた[ポータル]機能に惹かれました。自社グループウェアには全社用ポータルしかありませんでした。しかしdesknet's NEOなら組織単位、また個人単位でもポータルが作れるし、カスタマイズも容易です。個人ポータルのニーズがすでにあったので、そこに利点を感じました。あとは、既存グループウェアからのデータ移行が容易で、かつ安価で使いやすかったこと。それらを勘案し、desknet's NEOにしようと決断しました。

自社開発のワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」との連携を実現。ペーパーレスも進んだ。

── しかし、2000年前後はまだ「グループウェア」という概念すら鮮明でなかった時でした。その時代にグループウェアを自社開発した「早さ」は驚きです。ワークフローシステムDugong(※写真①)もかなり早くから開発をされたのでしょうか。

元々は自社内の申請処理をシステム化したことが発端でした。今だからこそよく言われますが、やはり紙運用だと、不在者のところで回覧が滞ったり、書類が紛失したり、物理的に紙を手にするまで承認作業が進められなかったりします。ですので、1997年に社内運用を始めました。2001年から、社内稟議や申請処理を加速する製品として販売を始めています。

(※写真①)ワークフローシステムDugongの帳票画面。

── やはり早い(笑)。desknet's NEOとの連携は何を契機に実現しようと思われたのでしょうか。

お客さまのなかにdesknet's NEOとDugong両方をお使いの企業さまがいらっしゃったのです。要望もあったので、2015年頃にガジェット連携やシングルサインオンを実現しました。desknet's NEOの[ワークフロー]でも対応できることはたくさんありますが、外部システム連携などの拡張性や、紙の申請書などのデザインをほぼそのままシステムで再現できるところがDugongの強みでもあり、desknet's NEOとの並行利用で、お客さまにより利活用していただこうと開発に踏み切りました。

── 専用ソフトはたくさんありますが、それらがDugongの強みなのですね。(この後、Dugong実画面を拝見)驚くほどシームレスにdesknet's NEOと連携していますね。

たぶんDugongをdesknet's NEOの機能だと思っている人が多いと思います(笑)。Dugongにたまった未承認ワークフローの一覧もdesknet's NEOの[ポータル]で見られます。各帳票のステータスを一望できる画面も開けます。また、非常に複雑な申請経路がDugongで設定できるので、「利用シーンが広がって役立っています」「ペーパーレスが進みました」と喜びのお声をいただいています。

[ポータル]の高カスタマイズ性に満足。NEOの利用浸透、テレワークにも効果。

── では、desknet's NEOの活用について伺います。まず[ポータル]ですが、使い勝手はいかがでしょうか。

個人ポータルはニーズもあり、もちろん活用していますが、組織ポータルにも便利さを感じています。例えば「こんなときは」という名のポータルをつくりました。社内の事務手続き、たとえば結婚、出産、転居時やテレワークなどの申請手順などがまとまったページです。それらに関する問い合わせが日常的に多く、担当部署にかなりの負荷があったのです。そこで我々情報システム部から組織ポータル機能を紹介しました。最終的には担当者レベルでコンテンツを作成し、完成した「こんなときは」ポータルが活躍。おかげさまで事務的な問い合わせが大きく減少しました。

── うれしいお話です。

また、desknet's NEO[ポータル]の高いカスタマイズ性にも助けられました。全社ポータルをデザインする際に、以前のグループウェアのポータルと同じコンテンツの並びを実現しようと考えていました。これができたおかげで、desknet's NEOの利用浸透もスムーズになりました。

社内問い合わせを減らすに大きな効果を発揮した「こんなときは」ポータル画面。

── さきほど「テレワーク」のお話もでましたが、実施状況はいかがですか?

テレワークは働き方改革が話題化する以前から行っていましたが、desknet's NEOを使い始めてリモートワークへの敷居が下がり、テレワークもさらに利用しやすくなったと思います。また、貴社開発のチャットツール「ChatLuck」も使っているので、リアルタイムコミュニケーションに不便は感じていません。加えて、いま休暇申請もしやすくしようと試みています。たとえば夏期休暇は、ワークフローの申請手続き自体をなくしました。

── 申請書を介した休暇の取り方をやめた、ということでしょうか。

そうです。desknet's NEOの[スケジュール]カレンダーに「夏期休暇」という予定を入れたら、それが申請扱いになるという運用変更を行ったのです。[スケジュール]機能はデータをエクスポートし、集計することもできるので、この施策に踏み切りました。もちろん並行して就業管理も行っているので整合はとるのですが、申請自体はカレンダーの書き込みのみで完結です。

── 興味深いです。かなり大胆な判断です。

もちろんコンプライアンスを意識しつつ、ですが、弊社はかつての「紙業務を減らす=ペーパーレス化」から、さらに「その業務自体をなくす」という仕事の改善にも取り組んでいます。これからもdesknet's NEOと共に、働きやすい職場環境をつくっていきます。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    直感的に使えるインターフェース、ドラッグ&ドロップなどの柔軟な操作感が好評。予定調整がスムーズになった。また、年次有給休暇の計画的付与(計画年休)に関する計画をスケジュールに予定登録する運用で、休暇申請のフロー自体を削減した。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室や社用車の予約を行っている。スケジュールで予定を立てながらそのまま設備も予約できるため、「便利」と社内の評判が良い。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    総務・管理部門からの連絡など、全社的な情報を共有する際に利用している。社内のコンプライアンス啓蒙の連絡もここで行い、そこから[アンケート]機能でテスト的なものを実施している。また、desknet's NEO移行後はじめの頃には、自社開発グループウェアとの機能比較や使いかたなどの情報もシェアした。

  • アンケート
    アンケート

    コンプライアンスの啓蒙推進アンケートやイベント参加の可否、各種申し込みの窓口として活用している。効率的に社内の意見を収集できるツールとして活躍。

  • 電子会議室
    電子会議室

    「セキュリティ情報」や「推奨ソフトウェア」といったカテゴリーごとに会議室をつくり、カテゴリー関連の情報を発信し、ストックする場所として活用している。発信重視の活用だが、レスポンスもできるため、問い合わせの場所としても機能を発揮している。

お話をうかがったご担当者様

  • 情報システム部長 長田道男 様

    desknet's NEOを導入してから1年半が経過しましたが、導入当初は想定していなかった[スケジュール]機能による計画年次有給休暇の登録、アンケート機能による社内研修等が実現しました。標準アプリを有効に活用しています。今後はChatLuckやAppSuiteとの連携を検討し、社内グループウェアの活用の幅を広げたいと思います。

  • 情報システム部次長 三好正敏 様

    desknet’s NEOの使いやすさも大きいですが、内製グループウェアを使っていた頃に比べ、「ヘルプ先=ネオジャパン」がある利点を感じています。マニュアル作成や問い合わせ回答の手間が省け、とても助かりました。日々新しい社内情報が蓄積されており、今後も社内の情報共有のプラットフォームとして末永く使っていけると確信しています。

  • 情報システム部 宮下健司 様

    個人ポータルのレイアウトを自由に設計でき、重宝しています。わたし個人のポータルにはdesknet's NEOに関するサポート最新情報を表示するようにしており、いち早くそれらをキャッチして対応できるようにしています。desknet's NEOはデザインも親しみやすく、社員にも好評です。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
800ユーザー
導入時期
2017年

事業概要

企業名
株式会社電算
URL
https://www.ndensan.co.jp/
所在地
長野県長野市
創業
1966年
紹介
長野県、新潟県を中心にインフォメーションテクノロジー全般を視野にいれつつ多彩な商品の開発・販売に取り組んでいる(グループウェアdesknet's NEOとも連携可能なウェブワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」も開発・販売)。地方公共団体や民間企業などの多様なニーズに応えながら、ITにおけるトータルプロデュースを展開中。
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