導入事例

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導入事例のご紹介

現場発のAppSuite運用で開発されたアプリは約160。事業拡大に必須の「経営理念の共有」も促進。各事業のサービス向上へ。

株式会社京進

https://www.kyoshin.co.jp/group/

  • 業種サービス業
  • ユーザー数1,500ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 事業規模が拡大しグループ会社も増えるなか、グループ全体でより効率的な情報共有が可能な環境づくりへ。

【採用】 導入しやすさ、使いやすさに加え、より多くの業務のシステム化も目指しAppSuiteと同時採用。

【効果】 関連会社も含めたリアルタイム情報共有による業務効率化が実現。事業急拡大による課題も解消。

関西圏の学習塾として有名な株式会社京進さま。塾経営だけでなく、フランチャイズ、保育、国際人材交流、介護等さまざまな事業も並行的に拡大。現在は複合的にサービスを展開する会社として認知されてきています。それは、子どもの教育のみならず一人一人の人生のトータルサポート(=一生支援事業)ができる企業に、との理念に支えられているようです(同社の経営目標「私たちは、人の一生にかかわる企業として、地域一、日本一、そして世界一を目指します」にも表れています)。常に革新的に働き方を変えてきた京進さま。そこでdesknet's NEOやAppSuiteがどのように活躍しているのか、話を伺いました。

事業規模が拡大しグループ会社も増えるなか、グループ全体でより効率的な情報共有が可能な環境づくりへ。

御社はいま現在、大きな飛躍の時を迎えています。塾経営とは畑違いの分野にも進出していますが、拡大にはどのような意図があったのでしょうか。

塾経営が中心だった時代に蓄積してきた「人を伸ばすノウハウ」をより多彩に活かしたいと考えました。それで、保育から介護まで皆さまの人生を総合的に支えられる事業展開を目指したのです。現在は複数拠点を同時運営しながら日本語学校で外国人支援をしたり、国際交流を推進したりもしています。

御社は昔から革新的な働き方・事業実現への挑戦を続けてこられました。

教育事業同士でM&Aということは塾業界でもありますが、他事業とつながっていくスタイルは稀で、他と一線を画しています。多彩な事業を行うことで、さまざまな形態の指導や運用スタイルが実現しています。一方、そこでより必要性が増したのがスピーディな情報共有でした。

これまで利用していたグループウェアはNotesと伺ったのですが、導入は1999年だったのですね。ビジネス界全体を見まわしてみても相当に早いタイミングだと思います。

96年ごろには社員に1人1台のパソコンがあるような環境をつくっていました。ですが、PCを使うなかで、社内の情報共有や協同して行う業務を効率化したいという思いもあったのです。そこでWebのグループウェアに着目しました。

導入しやすさ、使いやすさに加え、より多くの業務のシステム化も目指しAppSuiteと同時採用。

desknet's NEOに乗り換えようと思われたのはなぜでしょうか。

これまで長年使ってきたこともあり、Notesで動かしているアプリは仕組みも運用も複雑でした。運用やアプリ開発のメインは情報システム部門が請け負う体制にしていましたが、俊敏な対応がなかなかできないこともありました。そこで、グループ会社が増えてきたタイミングで別製品を探し始めたのです。特にサイボウス製、Microsoft製のものとは比較しましたね。トライアルもしつつ。ですが主に以下の理由でdesknet's NEOに決定しました。
・インストール時に複雑な設定が不要。
・Eメールと別のメーラーが一つに統合できる。
・大規模の人数でも信頼して使える。
・バージョンアップがきちんと行われていて将来性がある。
・海外でも利用できる。
・リーズナブルな価格。
・親しみやすい、使いやすい仕様。
特に、弊社は多様な社員が働いているので、誰もがとっつきやすい「使いやすさ」は重視しました。

第3回ホワイト企業アワードの部門大賞を受賞された京進さま(2018年)。同賞は、「適正な利益・成長」「お客様からの信頼」「従業員満足度」の3要素がバランスよく経営されている企業に贈られる。

「とっつきやすさ」と言いますと?

どの製品よりも使用感が優れていたのでdesknet's NEOを採用したのです。弊社には約500の拠点があります。しかも保育や介護などが想像しやすいと思うのですが、スタッフが落ち着いてPCに向かう時間はそれほどありません。すぐ使い慣れてもらえる製品にすることが必須でした。これらの要件をもっとも満たした製品がdesknet's NEOだったので採用を決めたのです。

関連会社も含めたリアルタイム情報共有による業務効率化が実現。事業急拡大による課題も解消。

単純計算になりますが、御社のNotes利用歴は19年にもなります。新たにグループウェアを導入するとなれば反発もあるかもしれません。

活用へ導く施策は工夫しました。まず、関係会社を中心に運営する保育事業から利用を開始したのです。特に保育事業はグループウェアの活用がまだされていなかったので、その保育スタッフから「このツールは便利!」と声が上がったら、その後の社内展開がしやすくなると考えました。まずグループ内で利活用の前例を作る。そして、それを旗頭にして社内浸透を図る。ただ、貴社製品がもともと使いやすいので、他事業への拡大での抵抗例はありません。しかもAppSuiteで「desknet's NEO活用目安箱」的なアプリもつくり、活用上の意見を集めました。とはいえ情報システム担当への問い合わせは本当に少なかったです。

「目安箱」アプリ。desknet's NEOや他のシステムの意見を募っている。

御社はdesknet's NEOとAppSuiteを同時かつ同ライセンス数で導入されました。最初から基本機能を使いつつアプリも加えられていたのですね。

Notesで実施していたことを最適化したかったのです。たとえば会長や社長が発信したメッセージに対し、各社員が感想等をレポートにし、登録するシステムがありました。その内容について上層部も返信をするなど、上下間でインタラクティブなやりとりをしていた。AppSuiteなら、そういった環境がつくれます(※写真①)し、アクセス権の設定でやりとりもクローズドな状態にできます。また、「これは」といった社員の建設的な意見は上層部の裁量ですぐグループ公開もできる。そういった操作はdesknet's NEOの標準機能では実現が難しかったので、AppSuiteで環境づくりを進めています。

導入前からそういった将来を見越してAppSuiteを検討されていたのですね。

同アプリでいえば、今後、グループ全体1500人程がレポート提出できる仕様にしていく予定です。もちろん全てのレポートに社長が返信するわけではありませんが、既読のレポート、社長が返信したレポート、推奨レポート等を目的に応じてソートして表示したいという場面は日常的にある。AppSuiteなら必要なレポートだけをステータスで仕分けして表示できるので便利です。

(※写真①)「トップメッセージレポート」アプリの画面。

「推奨レポート」というのは……。

先程申し上げた「これは」という建設的な意見のレポートですね。ステータスを「推奨」にすることで、そのレポ―トが全グループに公開されます。推奨レポートを一覧表示すれば、イノベーティブな意見の総覧もできる。また、当然ながら経営理念などの全社訴求もできるでしょう。ありがたくも弊社は拡大を続けています。グループ会社や新しいスタッフに理念を浸透させていく上で、このアプリは非常に役立ちますので、より充実した展開を進めていきます。

ちなみに、今いくつのアプリがあるのでしょうか。

実は弊社ではアプリ制作を現場に任せています。約160のアプリがすでにあります。AppSuite活用研修をしっかり行っているので、現場レベルで開発・メンテナンスができています。AppSuiteが使いやすいため「これなら現場でできる!」と確信しました。

「160」は衝撃的な数字です。しかし、現場がアプリを自由につくるとなると、管理側は心配なのでは……。

もちろん心配ではありますが、現場の機動的な利用を優先しました。その上でアプリ制作者には研修等を行い、セキュリティ意識を高めています。また、管理という点では、desknet's NEOライセンスの管理や共有ディスクの残容量などをリアルタイムで確認できるようにもしています。社内システムの稼働に関する情報を全部グラフ化して[ポータル]にまとめているのです。便利ですよ。ちなみにdesknet's NEOの社員利用率も可視化しました。Notes時代にNotes稼働率をチェックしていたのです。なかなか利用率が上がらなかったので。ですが、desknet's NEOになったら稼働率がほぼ100%になり、逆にこの社員利用率アプリは必要がなくなってしまった(笑)。

反響の大きかったアプリを最後に一つ紹介していただけますか。

ある事業部で展開を始めた職員による「気づき」の共有アプリですね。顧客の安全安心に関わる取り組みとして、各拠点の運営で気づいたことやヒヤリとしたことなどを、些細なことであっても報告し、随時、全スタッフに共有しています。それが事故やトラブルの未然防止につながる。

気づきの報告やインシデント報告というと、「詳細に報告しても本部が何もしてくれないから、意味がない」といったことがよくあるそうですが、御社の場合いかがですか。

情報がリアルタイムに共有されるので、本部の対応も的確かつスムーズにできます。さらに、現場的には報告内容が常に横展開される仕組みもつくりました。「この設備が古いので買い替え検討を」といったことが迅速に共有される。こういったことをとおし、サービスのさらなる向上も目指しています。desknet's NEOとAppSuiteによる一生支援事業を充実させていきます。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    全社的なポータルと事業別ポータルがある。各事業に特化した仕様を実現。また、全ポータル共通で情報が反映される自由形式の領域(書き込み可能なスペース)を各ポータル最上部に設置。システム障害などの緊急時にそこに書き込めば、全ポータルのトップにその情報が表示されるため、確認もれがほぼ無い。情報の更新も即時周知できる。AppSuiteの情報もグラフ等で集まっているため、本機能は社内の情報一大拠点になっている。

  • スケジュール
    スケジュール

    予定の共有や日程調整の効率化の効果がでている。多数の拠点を抱えているからこそ、事業や部課を越えたスケジュール確認が事業間等の連携をスムーズにしている。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室等の管理を行っている。高校生などの学習拠点は昼間、稼働することが少ないため、そのスペースの貸し借りも本機能で実現。サテライトオフィス的に施設活用が進んでいる。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    自社の新聞掲載情報やイベントの連絡等々多彩な全社連絡を行っている。双方向的な全社的やりとりは[ポータル]や[AppSuite]で実施。

  • AppSuite
    AppSuite

    約160のアプリがある。本文で紹介したもの以外では、社外用申請処理アプリ、社内FAQ、社内教育の研修推進アプリ等が利活用されている。研修推進アプリでは、受付管理から研修後のアンケート提出・管理までが統合的に実施できる。

お話をうかがったご担当者様

  • 情報システム部長 山本宗孝 様

    desknet's NEOとAppSuiteはとにかく使いやすいです。現場でのアプリ開発も想像以上に進みました。今後はAPI等の充実で外部システムとの連携も視野に入れています。それもAppSuiteのバージョンアップでより充実した形で可能になるとネオジャパンさんを信じています。

  • 情報システム部IT企画開発課 廣澤剛 様

    私は[ToDo]を活用しています。タスク管理に便利です。スケジュールカレンダーにタスクが一覧表示されるので、常に俯瞰しながら仕事を進められます。今後、まずは[ワークフロー]の活用を始めます。展開が楽しみです。

  • 情報システム部IT企画開発課 川嶋妃佐代 様

    外部システムやAppSuiteアプリをアイコン化して[ポータル]に集約しています。ユーザーは「何のシステムか」を意識することなく、社内のさまざまなシステムを行き来できます。今後[ポータル]をさらに充実させ、desknet's NEOを起動すれば必要なことが何でもできるという認識を広げたいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
1,500ユーザー
導入時期
2018年

事業概要

企業名
URL
https://www.kyoshin.co.jp/group/
所在地
京都府京都市
創業
1975年
紹介
関西圏の学習塾として有名。塾経営だけでなく、フランチャイズ、保育、国際人材交流、介護等さまざまな事業も並行的に拡大。現在は複合的にサービスを展開する会社として認知されてきている。一人一人の人生のトータルサポート(=一生支援事業)が可能な企業にとの理念を持つ。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

リコージャパン株式会社

https://www.desknets.com/special/otasuke/

リコージャパンは、desknet'sに関するご相談、ご提案・お見積から、導入支援、運用支援、保守サポートまで、お客様のオフィス環境やニーズにあった製品・サービスをトータルでご提供いたします。また、desknet'sクラウド版に関するお問合せやお申込方法をご案内するサポートデスクをご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お問合せ先:
RICOHのdesknet'sサポートデスク

TEL:050-3534-0775 e-mail: roc_spo@ricoh-japan.co.jp

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