導入事例

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導入事例のご紹介

大手グループウェア4種の利用経験をもつ専門スタッフ等が製品検討。desknet's NEOを導入し、業務改善に手応え

株式会社サカイホールディングス

http://sakai-holdings.co.jp/

  • 業種再生可能エネルギー事業や携帯・保険等の代理店販売事業などの経営
  • ユーザー数150ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 ITによる業務改善が進む社会のなかで「紙で行う仕事」等から改善に動き出した。

【採用】 「使いやすさ」「安さ」に加えて、ネオジャパン営業の対応に好感を持ち、採用。

【効果】 社内稟議や決裁の速度が高まり、仕事が加速。商機に即応できるようにもなった。

地球環境の保全が叫ばれ、SDGs(持続可能な開発目標)などが注目されています。そんななか需要が高まっている再生可能エネルギー事業で、着実な実績を重ねているのが株式会社サカイホールディングスさまです。太陽光発電の分野を皮切りに2013年、同事業へ参入。中堅企業としては最大級の発電規模の設備構築を担いながら、「災害にも耐えうる」等の高い信頼を勝ち得ています。「人にやさしく地球にやさしいヒューマンカンパニー」の企業理念のもと、携帯電話の代理店販売を行う「移動体通信事業」や「保険代理店事業」「葬祭事業」などの複合ビジネスも子会社で展開。さらなる発展を期しています。そんな同社がdesknet's NEOを導入したことにはどんな経緯があったのでしょうか。話を伺いました。

ITによる業務改善が進む社会のなかで「紙で行う仕事」等から改善に動き出した。

── 沿革を見ると、意欲的に事業を広げられてきたことがわかります。再生可能エネルギーにも堅実な参入を果たしました。

昔から続けてきた携帯電話事業への信頼がありましたので、資金等の調達もスムーズでした。現在、再生可能エネルギー事業は弊社の主軸といえるまでになっています。そんな企業進展のなかで、desknet's NEOを導入しました。使い始めて半年ほどがたちましたが、今はまだ本社や子会社・支社、幹部のみの利用にとどめています(携帯・スマホ等の販売店舗などで働くスタッフにも今後展開予定)。

── 利用範囲をあえてしぼったのですね。

まずはスモールスタートがしたいと思ったのです。活用を社になじませるのに、丁寧な推進をと心がけています。特に弊社は内製のイントラ環境で掲示板的なシステムを稼働させていたので、これまで使ってきたものに社員が持つ愛着や感情なども考慮し、たとえばdesknet's NEOの機能も25つすべてを使うのではなく、制限をかけて使用しています。

── グループウェアが必要だと思われたきっかけについて教えてください。

技術革新がどんどん進む社会の流れを見ていて、時代についていく必要性を感じていました。稟議を紙で回したり、会議を開催するのに参加者ひとりひとりに予定を聞いて回るといったことは、どこかでやめないといけないと思っていた。少し前に社用タブレットも導入し、情報共有への意識も高まっていました。そこで目をつけたのがグループウェアです。

「使いやすさ」「安さ」に加えて、ネオジャパン営業の対応に好感を持ち、採用。

── 導入にあたって他の製品との比較も行いましたか。

Office 365といった海外製品から国内大手のものまでさまざまなものを調べ、比較しました。トライアルもしました。実は私(=渡辺さま)は転職組なのですが、職歴のなかで有名どころのグループウェアはほぼ全部使ったことがあったのです。

一般的なdesknet's NEOの[ポータル]画面。

── それは珍しいですね。

ですので、他社製品に比べてdesknet's NEOの「見た目のわかりやすさ」「直感的に使えるユーザーインターフェース」の優位は、イメージではなく身体でわかっていました。アイコンを見れば「これはスケジュール機能だな」「これは文書管理機能だな」と、初めて見た人でもわかる。実際に導入したら、社員からもそういった声が聞かれました。ユーザーにとって「直感で使える」は大事です。おかげさまで、古いシステムからdesknet's NEOへ情報共有インフラを変えても、特段の混乱は起こっていません。
また、テスト導入の時に御社の営業さんがすごく親身になってくれたのです。設定の仕方も細かく教えてくださった。1日に何度も質問をしてしまったこともありました。ですが、すべて丁寧に応対してくださった。その経験があったので、貴社サポートも信頼できると信じることができた。もちろん安いことも決め手になりました。

社内稟議や決裁の速度が高まり、仕事が加速。商機に即応できるようにもなった。

── まだ利用を開始されてからそれほど時間が経っていませんが、特に便利だと感じている機能は何でしょうか。

[ワークフロー]がありがたかったです。弊社の場合、本社と支社・子会社の間で稟議決裁の書類が行き来します。本社も9階建てで、社員が各階に分散している。子会社等も物理的に離れているため、決裁者が休みだったり出張中だったりといった情報が申請者に届くことはなかなかなかったのです。ですから、回覧中の書類が途中で止まっていた、でも止まっていることを申請者も知るよしがない、といったことがあり……。太陽光設備の工事見積の稟議や、葬儀実施の決裁などに時間がかかるのはもどかしかったです。正直、承認待ちが長すぎて商機を逃すこともありました。

── チャンスロスが起きた。

それが[ワークフロー]機能によって、それこそ社外からタブレットで決裁承認も行えるようになった。承認印が押されるスピードが格段に速くなりました。以前は「決裁をもらうのに1週間」なんてこともありましたが、今は即日決裁も可能です。また、かつては決裁者の在・不在を電話で確認していましたが、今は[スケジュール]で確認できますので、仮に申請が滞っても、決裁者の予定に応じた催促ができます。

一般的なdesknet's NEOの[ワークフロー]画面。

── 以前の予定管理は、各部署がおのおの別々のソフトを使って行っていたそうですね。

それで一番困ったのが、急に予定が変わった場合です。「葬祭事業」などが顕著ですが、突発的なスケジュール変更が起きうる部署があります。特に近頃は「直葬」的な略式葬儀も行われますので、急に葬儀の予定が入って、しかもスケジュールがタイト、ということがあるわけです。しかし、かつてはその変更内容を周知する効率的な方法がありませんでした。いちいち電話で、というのも明らかに非効率です。その時代に比べて、[スケジュール]機能で子会社含め皆の予定が一望できるようになった今は、「視野が開けた」と感じています。

── お客さまに喜んでいただけることが私どもにとっても喜びです。

現場から「こういうのが欲しかったんだ!」との反響もありました。

── 今後はどのように活用していきたいとお考えでしょうか。

人事関係の書類など、まだまだ稟議的な書類で[ワークフロー]に移行できていないものがあります。そういったものをシステム化していきます。また、これは驚いたのですが、desknet's NEOには[安否確認]機能もありますね。上場企業の弊社は当然ながらガバナンスも大事にしていて、BCP(=事業継続計画)もより充実させようと考えています。必要。[安否確認]は活用予定です。少しずつ機能制限を解除して、業務効率化を進めていきます。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    本社が9階まであり、また支店や店舗も分散しているため、電話やメールで行うスケジューリングの非効率が大きな課題だった。本機能によって多数の社員の予定を見渡せるようになり、日程調整が格段に加速した。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、社用車、自転車などの管理のほか、葬儀施設・会館・ホールなどの管理にも活用されている。スケジュールカレンダーから本機能の操作が行えるため、予定を立てる際に日程調整から施設予約までが一括で行える。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    太陽光設備の工事見積の稟議や葬儀実施の決裁など、判断を仰ぐ申請作業を本機能でシステム化した。稟議決裁書類を紙で回していた時は、途中で回覧が止まったりするなどして決裁が遅れることがあったが、今は課題が解消され、「承認待ち」のムダがなくなった。

  • 文書管理
    文書管理

    規約等の書類に加え、会議の議事録も保管。過去の議事内容等を検索機能で探すこともできるため、会議内容の有効活用につながっている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    案件情報の共有や人材教育のレポートなど、さまざまな業務報告を本機能で行っている。また、会議書類も集約しており、議事の確認をするために社員がアクセスしている。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    「導入当初、社員同士でつぶやきをしてみて感動したのを覚えています」――SNS的な本機能を使うことで「システムが変わった」という嬉しい実感が社内に広がった。導入をスムーズにした機能の一つ。個々人でダイレクトメッセージのやりとりも行われている。

お話をうかがったご担当者様

  • 人事戦略室 兼 IR・広報室室長 宮下邦彦 様

    社内イントラもかつては使っていましたが、たとえばスケジュールはスケジュール専用のソフト、といった形で機能が全て集約されていたわけではありませんでした。むしろ何かやるのに違うソフトを使う、ということが多かった。desknet's NEOにはすべてが備わっているので便利です。また、書類決裁を社外で行えるところに便利さを感じています。

  • システムグループチーフ 渡辺正明 様

    今まで本社に足を運ばないとできなかった仕事が、他所にいながら推進できるようになったことが嬉しいです。紙業務の推進がその最たるものですが、そういった仕事の生産性が向上したと感じています。社内コミュニケーションも増えてきましたし、これからが楽しみです。

  • 社長担当秘書 岡嶋里紗 様

    desknet's NEOのおかげで書類整理がラクになりました。各子会社から送られてくる色々な資料をかつては物理的にファイリングしていたので、見返すのが大変等、不便がありました。ですが、[文書管理]なら検索でも探せます。業務が効率的になったことを実感しましたね。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
150ユーザー
導入時期
2019年

事業概要

企業名
株式会社サカイホールディングス
URL
http://sakai-holdings.co.jp/
所在地
愛知県名古屋市
創業
1991年
紹介
太陽光発電等、再生可能エネルギー事業で実績を重ねている。中堅企業としては最大級の発電規模の設備構築が可能。「人にやさしく地球にやさしいヒューマンカンパニー」の企業理念のもと、携帯電話の代理店販売を行う「移動体通信事業」や「保険代理店事業」「葬祭事業」などの複合ビジネスも子会社で展開している。
無料でお試し
すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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