株式会社NHS
様の導入事例

株式会社NHS様は、保険会社30社以上と代理店委託契約を締結。取り扱い商品が1社に限られる専属代理店とは異なり、保険会社の垣根を越えた多彩な商品の中から、リスクマネジメントや資産保全にまで配慮したライフ・プランにふさわしい保障を提案してくれる新しいタイプの保険代理店です。
厳しい情報管理が求められる保険事業ですが、業務情報を扱う基幹システムとは別に、社内情報共有のためにdesknet's NEOを採用。初導入のグループウェアとして、相互のスケジュール共有などの効率化を進め、自由闊達なコミュニケーションや社員相互の情報を交換する場として活用されています。

── グループウェアの導入背景についてお聞かせください。

スケジュール管理が個人に委ねられ効率よく共有できなかったことが、最初のきっかけです。
社内には大きく分けて、営業の外勤と内勤、総務をはじめとするバックオフィスの各部門がありますが、予定確認は各セクションごとに行われ、全社共有するための厳密なルールやツールがありませんでした。そこで、スケジュール共有やコミュニケーションの基盤としてグループウェアに着目したのです。

── 現場にはどのような課題があったのでしょうか？

お互いの予定が見えず、すぐに確定できない。電話の取り次ぎ時にも所在がわからず、役員の予定が即答できないこともありました。
設備や備品の予約は総務課が管理権限を持ち、電話やメールの社内問い合わせに応じて、Excelで会議室などの各種設備や備品を管理していたのですが、行き違いが生じたり、管理に手間取ることも多く、負荷もかかっていました。
情報発信については、全社周知や案内手法がメールのみで、定期的な情報告知や発信後の情報管理も煩雑になり、新たに入社した社員には過去の発信情報が伝わらず、情報の周知もしにくかった。社員同士のコミュニケーションでは、メールを打つより速いと、日常的に電話・内線の利用率も高かったのです。

── 業務情報に関しては厳密な管理・統制がはかられていたようですね。

営業部門は保険業務の基幹システムで全体の行動管理が行われており、業務の根幹の部分は共有できていました。一方で、業務情報以外の情報をどこで共有すればいいのか？　その手段がなかったということです。
社員も若い社員が多く、「これが当たり前」となんとなく思っているところを「企業の情報共有やコミュニケーションのあり方はそうじゃないよ」と変革したかった。
重要情報を含まないバックオフィスの全社および部門間のコミュニケーションと、社員が安心感を持って情報共有できる環境をつくりたかったのです。

── 製品選定では、どのようなことに留意なさいましたか？

当社では、人材の成長や適性に合わせ多様な部署・業務を経験し、社員がパフォーマンスを発揮しやすい環境をつくり、組織全体の成長や効果に結びつけたいという理由から、毎月のように人事発令があります。新規部署の設立、部署の統廃合などもよく実施され、多いときには100人単位の異動があります。
そのような背景から、ユーザーや部署のメンテナンスに容易に対応できる製品であることが大前提となりました。
また、グループウェア自体の導入経験はなく、利用経験のない若い社員も多かったことから、わかりやすさや直感的な操作のしやすさも選定時に留意しました。

── 製品検討の手法についてお聞かせください。

私自身はすでに4〜5製品の使用経験があったのですが、先入観のない視点で、当社の実情に適した製品を選びたいという観点から、直属の若い部下に製品選定を委ね、ユーザーに近い、旬の感覚でどのような製品をピックアップするか任せてみました。そこでdesknet's NEOを含め4製品が候補に挙がりました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点でしたか？

ユーザーアカウントにおけるメンテナンスの柔軟さと、コスト、サポート体制の3点です。
desknet's NEOの場合、ロール機能でユーザーや部署を紐づけたあとで組織の変更を実施する際、その引き継ぎがとてもスムーズでした。他の製品でも試用比較したのですが、移動がうまくできず、部署や紐づけたユーザーの再設定が必要な製品もあり使いづらかった。
導入検討時には、事前に人事異動や組織変更が多い当社の利用状況や活用の意向をネオジャパンのサポートに相談し、「組織がこのように変わった場合は？」「このようにロールを変えるには？」など、導入後の利用を想定したさまざまな質問に対して、確実な回答やサポートをしてもらえました。そこは製品設定の大きな決め手となりましたね。
さらに、イニシャル＆ランニングコストなども勘案しdesknet's NEOを採用しました。

── 保険代理業の規程や配慮が運用に影響を及ぼすことはありましたか？

保険業法上の遵守事項もあり、顧客情報を扱う場合には相応のコストをかけてオンプレミスによる厳密な自社管理を行い、取り扱い保険全社の承認も得なくてはなりません。グループウェアに関しては、社内コミュニケーションの場所として社員が安心して活用できることに重点を置き、顧客情報や業務情報を取り扱わない厳密なルールに基づきdesknet's NEOのクラウド版を活用することにしました。業務関連の重要情報は基幹システムで厳密に管理と、それぞれの役割を分けて運用しています。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・ユーザー管理のしやすさ
・利用想定や課題に対応するサポート
・イニシャル＆ランニングコスト

── 活用推進の社内教育などは実施しましたか？

グループウェアを初めて利用するユーザーも多く、3カ月弱の準備期間に、メールで一機能ずつ活用手法などを事前発信し、利用開始後は「必ずログインをすること」を条件に、ある程度の強制力を持って進めました。さらに「日々メールで送信していた売上進捗をインフォメーションに移行」「どのような機能が欲しいか個別アンケートを実施し必要に応じて実現」などの工夫で浸透をはかりました。
社員を集めた説明会などは行っていませんが、業務上見なくてはならない大切な情報を[インフォメーション]に掲載することで利用率を上げ、ログをチェックしてログインしないユーザーには「業務上の重要な情報をチェックしていない」と直接注意するなどで次第に利用は定着していきました。

── 導入後、どのようなタイミングで浸透の手応えを実感できましたか？

導入教育の過程で実施した「どのような機能が欲しいかの個別アンケート」ですが、ユーザーにもっと興味を持ってもらいたいと始めたその試みから、[ワークフロー]に関する要望が高いことが明らかになったことでしょうか。
「申請をラクに、効率化してほしい」という具体的な要望を上げてくるのは、ユーザーが自主的にグループウェアの存在意義や活用手法を意識しているということですから、ある程度の浸透度を示す指標として、手応えを実感できました。
申請書類も以前は申請の手順を周囲に確認してから書類を探すといった状況だったので、[ワークフロー]化を進めるのは当初から計画していたことです。ユーザーが活用への意欲を示してくれたことで、より浸透させやすく、活用推進や活性化にも効果を上げられたと感じています。

── 要望を受けたあとの [ワークフロー]の発展状況はいかがですか？

経費精算、有給・残業・休日出勤など、紙で運用していた各種申請書類を段階的に移管しました。すでに、利用度の高い申請書類のおよそ3分の1程度はフロー化が進んでいます。
特に休日出勤は、顧客対応などで毎週末出るのですが、以前は上長に口頭で伝え紙で処理していたため計算のずれなど行き違いが生じることもありました。
また、業務特性からパソコン利用の制限が非常に厳しく「USBメモリやストレージの利用範囲の許可申請」「基幹システムの利用権限を上げる」など、利用状況の管理や統制上重要な申請書も含まれます。
現在は、働き方改革の関連で2019年4月から施行される「年次有給休暇の5日以上の取得義務化」に対してどのように対応するか検討・準備しているところです。
当社の場合は、承認申請の迅速化以上に、不正予防や統治統制などの側面から厳密な管理を行うことを大切にしています。

── 導入時に特に重視していた[スケジュール]の活用についてはいかがですか？

利用上の制限はなく自由な活用を奨励していますが、ユーザーは手帳のような感覚で予定を管理し、それがうまく全社共有されています。
「空いていれば入れていい」という使い方も定着し、保険業務は基本的に単独営業のスタイルなので、以前は難しかった相互の予定調整や所在確認がとても楽になりました。
バックオフィスへの問い合わせは明らかに減り、相互に管理・共有する状況が定着しており、現状では最も成熟している機能だと思います。

── その他の機能活用に関してはいかがですか？

[インフォメーション]は、売上進捗や各種通達など一日2〜3案件、全社向けの公的な告知や周知徹底したい情報に利用しています。
特に改善効果が見られたのが[設備予約]で、ほんとうに効率化が進みました。取引先との打ち合わせや、就職関連の面談など、本社の会議室はつねにフル稼働しているのですが、空き状況がひと目でわかり、総務部の管理負担がなくなりました。来訪者同士が直接顔を合わることがないよう、時間設定に気を配るなどの配慮もできるようになりました。

── 導入時より弊社製品のビジネスチャット「ChatLuck」も並行してご活用いただいています。

業務上の意見交換などを「チャットでやり取りしたい」というニーズはつねに高いのですが、一般に普及しているSNSサービスでは情報漏洩のリスクや退職した元社員のアカウントがグループに登録されたままになるなど問題が多いと感じています。ChatLuckはアクセス権限やネットワークポリシーへの適応など、企業で活用するうえで管理運用しやすいツールです。desknet's NEOと基本の設計は同一なのでメンテナンスがしやすく、シングルサインオンで双方を活用しやすい。セキュアな統制も図れるのですでに活用を開始しています。

── 現在、新たな活用手法として想定している機能などはありますか？

現在は、汎用的な利用にとどまっていますが、若い社員が多く中途採用を積極的に行っている当社では、以前から社員の「自己紹介の場」がないことが課題として上がっていました。そこで、desknet's NEOの[回覧･レポート]をコミュニケーションツールの一助として活用できないか検討中です。
新入社員が本人発信の入社報告を行うなど、成長期にあって新たな人材を歓迎する社内の空気を大切にしていきたいですね。

── 導入から約1年、企業文化や業務に与えた変化や効果などはありましたか？

以前の電話やメールに頼りがちなコミュニケーション文化から、完全ではないものの脱却できたことが大きな一歩と考えています。
業務や社内の課題に対して、「desknet's NEOの機能活用で対応できないかな？」と発想する社員も増えているので、今後はさらに内容を拡充し続け、困ったときの最初のアプローチとして「まずはdesknet's NEO」という位置にまで持って行きたいですね。また、従業員参加型のイベントの立案など、業務にとどまらない、新たなコミュニケーション醸成の場にもしていきたいと考えています。