大和ライフネクスト株式会社
様の導入事例

住宅業界最大手の大和ハウスグループで、主に建物管理を手がける大和ライフネクスト株式会社さま。同社では、「LEAD NEXTYLE（リード　ネクスタイル）あしたのあたり前を、あなたに。」をビジョンに掲げ、一歩先の安心、快適、未来のあたり前を創造し、多様なニーズに応えることを目指して事業活動を行っています。そんな同社の賃貸マンション管理部門が、建物のマネジメントをより高品質にと考え、活用しているのがdesknet's NEOならびにAppSuiteです。今回は、AppSuite導入の経緯についてお伺いしました。

── 御社は人材の採用・育成に特に力を入れられています。働き方も柔軟に変えられてきたと思うのですが、やはり「人を大事にする」という観点で業務効率化を進めてこられたのでしょうか。

お客さまに満足いただくためには、サービスを提供する従業員の満足も重要になります。そのため業務効率化による“時間”創出が不可欠です。勤務時間内の余剰時間が増えれば、社員はより創造的な力を発揮できるし、より細やかなビルメンテナンスも行えるようになります。サービス向上で、スタッフもお客さまも喜べる状況がつくれる。

── そんななか、さらなる業務効率化を求めて、貴部門はITツールに着目されました。

紙で行っている非効率な業務をITツールで減らしたいと考えました。具体的には、建物を巡回・点検している巡回員が用いていた「巡回報告書」等をシステム化しようと製品を探しました。巡回報告書には、設備異常の有無・内容などを記入する欄がたくさんあります。これを手書きでやると、記入に時間がかかるため、時に報告が遅れたり、手書きの文字の判読ができなかったりと不都合が生じるのです。現場写真による状況報告もSDカードの受け渡しで行っていましたが、工数がかかり大変でした。

── そういった課題を解決し、サービスが加速すれば、顧客満足の向上も期待できます。

仮にＡさん宅前の廊下の電灯が切れていたら、Ａさんは嫌な思いをしますよね。夜は危険でもある。そういった状況は一刻も早く改善したいと思うのです。迅速に対応すれば、クレームを防ぐこともできます。また、巡回報告書をシステム化して工数を減らせば、私たち担当者が現場に行く回数も減らせます。生産性だって向上する。巡回員の業務の精度も高まります。

── 報告に時間をとられなければ、点検作業等に集中できます。

一人の巡回員は毎日3～4の建物を見てまわっています。仕事の正確性を高めることも重要です。さまざまなことを期待して、業務運用を一つのシステムに集約したいと考えました。

── AppSuiteを導入するにあたって、同じジャンルの他社製品も検討されたのでしょうか。

実は、建物管理専用のアプリケーションがあるのです。最初はそういった専門ソフトを視野に入れていました。巡回点検用フォーマットなども充実していて使い勝手もよさそうだった。ですが、スケジュール管理など別機能が欲しくなった場合、専門ソフトだと、それとは別に新たなソフトを導入しなければなりません。

── ある性能に特化したアプリにはそういった課題があります。

セキュリティにも不安を抱えていましたし、さらに言えば、カスタマイズできるものが見あたらなかった。これも大きかったです。私たちの部門に合ったアプリへ改修できるソフトが欲しかった。

── コスト面も影響したと伺いました。

大手他社のアプリ作成・追加ツールも検討しましたが、AppSuiteはdesknet's NEOと合わせてもクラウド版1ユーザー720円です。とにかく安かった。この価格は、試験運用ができるほどです。トライアルできるかどうかは大きな判断材料になりましたね。タブレット端末できちんと動くかどうか、また現場に合った形にソフトの改修を繰り返せるかどうかはチェックしたかった。ソフトは実際に導入してみないと見えてこない課題もありますから。

── メンテナンスができることは大事です。

しかも私たちの手で改修できるというのはAppSuiteの利点だと思います。他社製品は、メンテナンスを行う時に業者等に有料で依頼することが多い。ITの言語がわからない私たちにはいじれないですから。しかし、それでは時間がかかってしまう。しかも、こちらの要望が的確に反映されるとは限りません。再度、現場で使ってみたら「不都合が解消されていない」と声があがることもあります。そうなってしまえば、せっかく業務効率化のために導入したのに本末転倒でしょう。さまざまな要素を勘案した上でAppSuiteを採用。desknet's NEOも導入しました。

── どんなアプリを作られましたか。

巡回報告書、「立会い報告書」（巡回以外で建物に行った場合の報告書）など、まずは報告関係書類をシステム化。4つのアプリを作りました。いま作っているものもあります。

── ちなみに作成は……。

（橋本さんが手をあげて）私がメインで作りました。ITに特別くわしいわけではないですし、プログラミングなんてできません。ですが、私でもアプリを作成できました。

── IT部門に依頼されなかったのでしょうか。

依頼はせず、私たちの手で作りました。事前に想定していたとおり、現場とのやりとりのなかでメンテナンスの必要に迫られたのですが、「ここをもう少しこうしてほしい」といった要望に細かに答えて、何度も改修とフィードバックを重ねた。結果、本当の意味で「現場に合った」アプリが完成しました。メンテナンスを迅速に、しかも自分でできるというAppSuiteのメリットを実感しましたね。

── そうしてできたのが「巡回管理報告書」アプリですが、どんな使われ方をしていますか。

同アプリを作るにあたって、画面表示をいくつか選べるようにしました。タブレットで入力しやすい仕様にした「入力フォーム」と、ぱっと内容が見わたせる「閲覧フォーム」等です。見やすさ、使いやすさにこだわりました。おかげで巡回員も迷うことなくアプリを活用できています。

── アプリ活用でどんな効果が生まれましたか。

巡回報告がスムーズになったことは言うまでもありません。また、巡回員はリモートワークがベースです。巡回報告書が紙だった時は、いちいち事務所にFAXしていました。点検内容は現場でメモをして、あらためて清書して転記していた。それが、出先の建物内で完結できるようになりました。書く側は、メモと記憶の差異や誤記のリスクなどが減らせます。報告がより正確になります。受け取る側（＝事務所）も、よりタイムリーに報告が受け取れます。そのため、報告内容が「過去の情報」から「現在の情報」に変わりました。

── 現場状況と報告内容のズレが縮小したのですね。

報告書に画像が添付できるようになって、写真による報告、写真の枚数も増えました。今まで1、2枚しか送ってこなかった（しかもSDカードを授受していた）人が5、6枚リアルタイムに共有してくれるようになった。現場の状況がより詳細に把握できるようになったのです。報告の情報量が倍加したくらいです。紙の時に存在した書類紛失のリスクもなくなり、紙の時には不可能だった過去の報告履歴の検索もできています。さまざまなアプリの効能で、９割超の報告書類ペーパーレス化も実現しました。

── 脱・Excel管理も果たせたと伺いました。

巡回員の巡回スケジュールはExcelで管理していたのですが、これまた報告や情報共有に遅滞・タイムラグがあるため、実際はExcelを見つつ現場に電話をして居場所を確認するという作業がありました。ですがdesknet's NEOの［スケジュール］機能と「巡回管理報告書」アプリで巡回予定を管理するようになってからは、タイムリーなスケジュールのマネジメントが可能になり、以来、巡回員の「今」が把握できています。巡回員の行動管理がより的確にできるため、事務所からの指示もだしやすく、意思疎通がスムーズにできています。

── テレワークも推進されたそうですね。

報告書を紙で運用していた時は、FAXが事務所に届き、確認する担当者も出社しないと仕事が進められないため、テレワークも推進しにくかったのです。ですが、AppSuiteで課題が解消され、在宅勤務も進みました。

── 最後に、今後の活用の見通しを一言お願いします。

AppSuiteは通知メール設定が可能です。アプリのステータス変更時に、内容をメールで通知してくれる。これが重宝しているのですが、この機能とアクセス権の設定で、さらなる業務システム化を進めたいです。AppSuiteには、ITにくわしくない人でも作りこめる強さがあります。複雑なアプリも実現できる。そんなアプリを現場がつくり、現場が改修し、現場に合った形で運用できる。その利点を存分に味わっていきたいと思います。