導入事例

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導入事例のご紹介

AppSuiteで9割超の報告書類ペーパーレスを実現。残業削減、テレワーク推進にも確かな効果が。

大和ライフネクスト株式会社

http://www.daiwalifenext.co.jp/

  • 業種不動産総合管理業など
  • ユーザー数28ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】顧客サービス品質向上のために仕事のシステム化を検討。アプリ作成ツールなどのITに着目した。

【採用】汎用的なdesknet's NEOと合わせて導入できる、現場発のカスタマイズが可能なAppSuiteを採用。

【効果】情報共有の速度・確度が向上。建物の設備点検等に割ける時間も新たに生まれ、仕事の質が上がった。

住宅業界最大手の大和ハウスグループで、主に建物管理を手がける大和ライフネクスト株式会社さま。同社では、「LEAD NEXTYLE(リード ネクスタイル)あしたのあたり前を、あなたに。」をビジョンに掲げ、一歩先の安心、快適、未来のあたり前を創造し、多様なニーズに応えることを目指して事業活動を行っています。そんな同社の賃貸マンション管理部門が、建物のマネジメントをより高品質にと考え、活用しているのがdesknet's NEOならびにAppSuiteです。今回は、AppSuite導入の経緯についてお伺いしました。

顧客サービス品質向上のために仕事のシステム化を検討。アプリ作成ツールなどのITに着目した。

── 御社は人材の採用・育成に特に力を入れられています。働き方も柔軟に変えられてきたと思うのですが、やはり「人を大事にする」という観点で業務効率化を進めてこられたのでしょうか。

お客さまに満足いただくためには、サービスを提供する従業員の満足も重要になります。そのため業務効率化による“時間”創出が不可欠です。勤務時間内の余剰時間が増えれば、社員はより創造的な力を発揮できるし、より細やかなビルメンテナンスも行えるようになります。サービス向上で、スタッフもお客さまも喜べる状況がつくれる。

── そんななか、さらなる業務効率化を求めて、貴部門はITツールに着目されました。

紙で行っている非効率な業務をITツールで減らしたいと考えました。具体的には、建物を巡回・点検している巡回員が用いていた「巡回報告書」等をシステム化しようと製品を探しました。巡回報告書には、設備異常の有無・内容などを記入する欄がたくさんあります。これを手書きでやると、記入に時間がかかるため、時に報告が遅れたり、手書きの文字の判読ができなかったりと不都合が生じるのです。現場写真による状況報告もSDカードの受け渡しで行っていましたが、工数がかかり大変でした。

── そういった課題を解決し、サービスが加速すれば、顧客満足の向上も期待できます。

仮にAさん宅前の廊下の電灯が切れていたら、Aさんは嫌な思いをしますよね。夜は危険でもある。そういった状況は一刻も早く改善したいと思うのです。迅速に対応すれば、クレームを防ぐこともできます。また、巡回報告書をシステム化して工数を減らせば、私たち担当者が現場に行く回数も減らせます。生産性だって向上する。巡回員の業務の精度も高まります。

── 報告に時間をとられなければ、点検作業等に集中できます。

一人の巡回員は毎日3~4の建物を見てまわっています。仕事の正確性を高めることも重要です。さまざまなことを期待して、業務運用を一つのシステムに集約したいと考えました。

汎用的なdesknet's NEOと合わせて導入できる、現場発のカスタマイズが可能なAppSuiteを採用。

── AppSuiteを導入するにあたって、同じジャンルの他社製品も検討されたのでしょうか。

実は、建物管理専用のアプリケーションがあるのです。最初はそういった専門ソフトを視野に入れていました。巡回点検用フォーマットなども充実していて使い勝手もよさそうだった。ですが、スケジュール管理など別機能が欲しくなった場合、専門ソフトだと、それとは別に新たなソフトを導入しなければなりません。

── ある性能に特化したアプリにはそういった課題があります。

セキュリティにも不安を抱えていましたし、さらに言えば、カスタマイズできるものが見あたらなかった。これも大きかったです。私たちの部門に合ったアプリへ改修できるソフトが欲しかった。

── コスト面も影響したと伺いました。

大手他社のアプリ作成・追加ツールも検討しましたが、AppSuiteはdesknet's NEOと合わせてもクラウド版1ユーザー720円です。とにかく安かった。この価格は、試験運用ができるほどです。トライアルできるかどうかは大きな判断材料になりましたね。タブレット端末できちんと動くかどうか、また現場に合った形にソフトの改修を繰り返せるかどうかはチェックしたかった。ソフトは実際に導入してみないと見えてこない課題もありますから。

── メンテナンスができることは大事です。

しかも私たちの手で改修できるというのはAppSuiteの利点だと思います。他社製品は、メンテナンスを行う時に業者等に有料で依頼することが多い。ITの言語がわからない私たちにはいじれないですから。しかし、それでは時間がかかってしまう。しかも、こちらの要望が的確に反映されるとは限りません。再度、現場で使ってみたら「不都合が解消されていない」と声があがることもあります。そうなってしまえば、せっかく業務効率化のために導入したのに本末転倒でしょう。さまざまな要素を勘案した上でAppSuiteを採用。desknet's NEOも導入しました。

情報共有の速度・確度が向上。建物の設備点検等に割ける時間も新たに生まれ、仕事の質が上がった。

── どんなアプリを作られましたか。

巡回報告書、「立会い報告書」(巡回以外で建物に行った場合の報告書)など、まずは報告関係書類をシステム化。4つのアプリを作りました。いま作っているものもあります。

AppSuiteアプリが並ぶdesknet's NEO[ポータル]画面。

── ちなみに作成は……。

(橋本さんが手をあげて)私がメインで作りました。ITに特別くわしいわけではないですし、プログラミングなんてできません。ですが、私でもアプリを作成できました。

── IT部門に依頼されなかったのでしょうか。

依頼はせず、私たちの手で作りました。事前に想定していたとおり、現場とのやりとりのなかでメンテナンスの必要に迫られたのですが、「ここをもう少しこうしてほしい」といった要望に細かに答えて、何度も改修とフィードバックを重ねた。結果、本当の意味で「現場に合った」アプリが完成しました。メンテナンスを迅速に、しかも自分でできるというAppSuiteのメリットを実感しましたね。

「巡回管理報告書」アプリの「入力フォーム」。

── そうしてできたのが「巡回管理報告書」アプリですが、どんな使われ方をしていますか。

同アプリを作るにあたって、画面表示をいくつか選べるようにしました。タブレットで入力しやすい仕様にした「入力フォーム」と、ぱっと内容が見わたせる「閲覧フォーム」等です。見やすさ、使いやすさにこだわりました。おかげで巡回員も迷うことなくアプリを活用できています。

── アプリ活用でどんな効果が生まれましたか。

巡回報告がスムーズになったことは言うまでもありません。また、巡回員はリモートワークがベースです。巡回報告書が紙だった時は、いちいち事務所にFAXしていました。点検内容は現場でメモをして、あらためて清書して転記していた。それが、出先の建物内で完結できるようになりました。書く側は、メモと記憶の差異や誤記のリスクなどが減らせます。報告がより正確になります。受け取る側(=事務所)も、よりタイムリーに報告が受け取れます。そのため、報告内容が「過去の情報」から「現在の情報」に変わりました。

「巡回管理報告書」アプリの「閲覧フォーム」。

── 現場状況と報告内容のズレが縮小したのですね。

報告書に画像が添付できるようになって、写真による報告、写真の枚数も増えました。今まで1、2枚しか送ってこなかった(しかもSDカードを授受していた)人が5、6枚リアルタイムに共有してくれるようになった。現場の状況がより詳細に把握できるようになったのです。報告の情報量が倍加したくらいです。紙の時に存在した書類紛失のリスクもなくなり、紙の時には不可能だった過去の報告履歴の検索もできています。さまざまなアプリの効能で、9割超の報告書類ペーパーレス化も実現しました。

── 脱・Excel管理も果たせたと伺いました。

巡回員の巡回スケジュールはExcelで管理していたのですが、これまた報告や情報共有に遅滞・タイムラグがあるため、実際はExcelを見つつ現場に電話をして居場所を確認するという作業がありました。ですがdesknet's NEOの[スケジュール]機能と「巡回管理報告書」アプリで巡回予定を管理するようになってからは、タイムリーなスケジュールのマネジメントが可能になり、以来、巡回員の「今」が把握できています。巡回員の行動管理がより的確にできるため、事務所からの指示もだしやすく、意思疎通がスムーズにできています。

── テレワークも推進されたそうですね。

報告書を紙で運用していた時は、FAXが事務所に届き、確認する担当者も出社しないと仕事が進められないため、テレワークも推進しにくかったのです。ですが、AppSuiteで課題が解消され、在宅勤務も進みました。

── 最後に、今後の活用の見通しを一言お願いします。

AppSuiteは通知メール設定が可能です。アプリのステータス変更時に、内容をメールで通知してくれる。これが重宝しているのですが、この機能とアクセス権の設定で、さらなる業務システム化を進めたいです。AppSuiteには、ITにくわしくない人でも作りこめる強さがあります。複雑なアプリも実現できる。そんなアプリを現場がつくり、現場が改修し、現場に合った形で運用できる。その利点を存分に味わっていきたいと思います。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    スタッフの予定管理、巡回員によるマンション巡回管理のスケジュール管理を行っている。本機能とAppSuiteアプリ「巡回管理報告書」「立会い報告書」の活用で、リモートワーク中、テレワーク中の社員の行動管理が可能になった。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    稟議・決裁書類の回覧用途で使われている。たとえば、巡回員の休暇申請など。ワークフローを紙で回していた時は、「今だれの机に書類があるか」等を気にしなければならず、書類紛失の危険もあったが、desknet's NEOで運用するようになってからは、その心配もなくなり、決裁の迅速化や遅滞防止が進んだ。

  • 文書管理
    文書管理

    建物に付帯する情報の管理をメインで行っていく予定(現在、試験的に運用中)。インターフォンのメーカーがどこか、緊急時の対応方法がどう規定されているか等々、膨大で細かな情報が保管される。

  • AppSuite
    AppSuite

    マンションのオーナーさま情報、清掃状況報告、マンション巡回時の設備点検等の報告などの管理を、作成したアプリで行っている。AppSuiteに各種データをアップすることで、誰もがじかに報告内容にアクセスできるようになった。今までは担当者ごとに把握されていたデータがスタッフや上長にリアルタイムで共有されるようになり、顧客からの要望へのレスポンスが加速するなど、サービスが向上。テレワーク推進にも結びつくなど、AppSuiteが働き方改革を後押ししている。

お話をうかがったご担当者様

  • 賃貸マンション管理部 部長 山本 和久 様

    弊社は、部署によっては複数の専門ソフトを導入しています。使うソフトが多岐にわたるため、煩雑になってしまうこともあります。そういった部署からは、desknet's NEOで一元的にデータを管理・運用できるAppSuiteは珍しく見えるのでしょう。「便利そうなソフトを使っているね」「資料をくれない?」と声をかけられるようになりました。

  • 賃貸マンション管理第二課 アメニティマネージャー 池田 浩一 様

    AppSuiteのおかげで情報共有の速度と確度が高まりました。リアルタイムで現場から報告があがってくるようになり、お客さまの声により細かく耳を傾けられるようになったことは、本当にありがたい。この効果を宣伝できるような場が弊社内にあるので、AppSuiteの効能を伝えていきたいと思います。

  • 賃貸マンション管理第二課 橋本 麻記 様

    AppSuiteでは、スクリプト等がわからなくても「何となく」アプリがつくれる。私たちの部門ではAppSuiteアプリの取り扱いマニュアルを用意していますが、マニュアルが要らないというくらいユーザーも使いこなしています。活用が浸透する度合いも早く、機能性の高さに驚いています。

  • 賃貸マンション管理第二課 一栁 有里 様

    紙やExcelで業務を運用していた時は、現場社員は帰宅後も報告に追われていました。担当者もその報告を待って、内容をチェックする残業を抱えていた。それではワークライフバランスも実現できません。AppSuiteを導入して、そういった問題が解消され、仕事上のストレスと残業が減りました。

  • 賃貸マンション管理第二課 花井 優 様

    電車で移動している時間などを報告時間に充てられるようになったことは大きいです。正直、移動時にできることはこれまで限られていました。報告管理をAppSuiteで行えるようになり、すき間時間が活用可能になったことで、生産性はより高まったと感じています。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
28ユーザー
導入時期
2018年

事業概要

企業名
大和ライフネクスト株式会社
URL
http://www.daiwalifenext.co.jp/
所在地
東京都港区(本社)
設立
1983年
紹介
住宅業界最大手の大和ハウスグループで、主に建物管理を手がける。同社では、「LEAD NEXTYLE(リード ネクスタイル)あしたのあたり前を、あなたに。」をビジョンに掲げ、一歩先の安心、快適、未来のあたり前を創造し、多様なニーズに応えることを目指して事業活動を行っている。

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