導入事例

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導入事例のご紹介

標準25機能の連携、統合的な利用を可能にする強みで、煩瑣な業務を効率化。

中央コンピューターサービス株式会社

https://www.ccs1981.jp/

  • 業種各種ソフトウェアや基幹システムの開発・構築・保守を軸としたITソリューション事業
  • ユーザー数95ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】社内に混在していたソフトやシステムを一元化し、利用できる環境を整えたかった。

【採用】機能性の高さ、ネオジャパン営業担当者の熱意・誠意を信頼し、採用を決断。

【効果】シームレスな機能連携を実現するdesknet's NEOとChatLuckで現場の業務がスムーズに。

中央コンピューターサービス株式会社さまは、自治体や行政・教育機関をはじめとする多くの顧客に、基幹システムや各種ソフトウェア、ネットワークの開発・構築・保守、IT面でのコンサルテーション等の総合サービスを提供しています。たとえば行政機関の基幹システムを構築するには、あまたある部署の要件定義を折衷しつつ、エンドユーザー等に満足してもらえる環境をつくらなければなりません。顧客からの膨大な要望を調整し、実現していくのは至難の業ですが、同社はそれに応えてきました。顧客に寄り添い、意見に耳を傾ける姿勢、高い技術力、低コストのサービスに高い評価が寄せられています。そんな中央コンピューターサービスさまの事業を陰で支えているのがdesknet's NEOです。今回は、その活用について話を伺いました。

社内に混在していたソフトやシステムを一元化し、利用できる環境を整えたかった。

── 御社のサービスは、基幹システムを開発するにしても、ネットワークを構築するにしても、非常にお安いですね。どのようなビジネスモデルを展開されているのでしょうか。

弊社は地方自治体向けの総合行政システムを開発・販売していますが、たんにパッケージシステムを開発して売るのではなく、お客さまが必要とする機能やサービスをお客さまと共同で開発・運用し、運用費用はお客さま同士で割り合って共同で負担していただくというビジネスモデルを構築しました。弊社では、このようなモデルを「共同事業」と呼んでいます。また、共同事業で開発したシステムはワンソースで動いているため、法改正や機能追加などの保守が発生した場合も一つのソースを修正するだけで済みます。単純に値下げするのではなく、安価に開発・運用するための手段をお客さまと一緒に考え実現し、展開しています。

── ゼロからの開発やカスタマイズの費用をすべて“割り勘”でまかなってもらう……。あえてそういったスタイルでITサービスを提供されている会社は少ない印象があります。

特に自治体・行政を相手に「共同事業」を行っている例は弊社以外には無いと思いますね。

── ある意味で、そのビジネスモデルは、そもそも御社スタッフの高度な技術力がなければ成り立たないと思うのですが、ITリテラシーも相当に高いであろう御社がグループウェアを導入されようと思われたきっかけは何だったのでしょうか。

弊社はつねに先進的なITツールを取り入れてきました。スケジュール管理も表計算系のソフトを使って作りこんで行っていましたし、社内通達用の掲示板的機能をもつソフトウェアも早くに導入していました。desknet's NEOでいうところの[設備予約]機能をもつソフトも自社開発して使っていました。

── それらソフトは機能連携もしていたのでしょうか。

そこが問題だったのです。機能連携はありませんでした。情報共有や予定管理、文書管理、施設予約等を、それぞれ別の製品や自社開発ツールで補填していましたから、だんだんと「シームレスに連携しないかな」といった要望が寄せられるようになってきたのです。たしかに、機能ごとに製品が違うと、機能をつなげたいと思うのは自然ですし、それができないことで、かえって業務が非効率になったりもするわけです。

── 非効率というと、たとえばどんなことがありましたか。

スケジュール管理を表計算系ソフトでやっている時点で手間なのです。ある部署のメンバーが上司の予定を確認するときに、いちいちそのソフトを起動してスケジュール表を見る。そんなことは忙しい現場からすれば億劫なのです。しかも上司と会議を開催したいときに、これまたいちいち施設予約ツールを立ち上げて施設予約をして、で、表計算系ソフトに会議予定を書き込む。それではコンプリートまでに時間がかかりすぎます。

── そういったところを一元化したいと考えて……。

グループウェアの検討に入りました。

機能性の高さ、ネオジャパン営業担当者の熱意・誠意を信頼し、採用を決断。

── グループウェアにはどのようなことを求められていたでしょうか。

全部で4つあります。

・業務効率化
・情報伝達のスピードアップ
・チームワークの強化
・ノウハウの蓄積・共有

これらを目的に掲げ、目的に一番見合った製品を導入しようという話になりました。

── グループウェアは比較検討されましたか。

しました。大手他社製のグループウェアなどを議論にあげて検討しましたね。弊社の課題を一覧化し、それに応え得る各製品の機能との対応表をつくりました。技術的なところまで含め、かなり詳細に話し合ったのです。最終的には2社にまで候補をしぼりました。desknet's NEOと、もう1社、有名ではないのですけれど、汎用性の高い製品でした。カスタマイズもしやすかった。

── desknet's NEOを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

最初は、desknet's NEOではないほうの製品を弊社側でカスタマイズしてしまって、弊社の課題解決によりフィットしたものを使おうという声が出ていたのです。

── 御社の高度な技術力があれば、それができてしまいますよね。

正直に言って、もう一方のグループウェアは、desknet's NEOとほぼ変わらない機能性を実現できる予測が立っていました。できないことといえば、モバイル対応、そして[スケジュール]と[設備予約]の機能連携くらいだったのです。

── では、何が決め手でdesknet's NEOを……。

最後は、御社営業マンの熱意・誠意ですね。ネオジャパンの営業担当者の営業姿勢は興味深いものでした。モノを「売ろう」「売ろう」で攻めてくる感じではなかったのです。むしろ、モノを売るより、弊社の課題がどうしたら解決できるかに親身になってくれた。こういうことって、なかなかできないと思うのです。私はその担当者を信頼し、desknet's NEOにしようと決めました。当時の経営陣のなかにはセキュリティポリシーへの強いこだわりもあったのですが、そこは、高度な情報セキュリティ環境を御社が実現していることが各種制度で証されていたので、そういったことを話に織り交ぜて周囲を説得し、desknet's NEOで押し切りました。

シームレスな機能連携を実現するdesknet's NEOとChatLuckで現場の業務がスムーズに。

[スケジュール]機能の予定一覧画面。シームレスに他機能と連携できるため、中央コンピューターサービスさまで最も活用されている。

── desknet's NEOの利用はすぐに定着しましたでしょうか。

その点はまったく問題ありませんでした。親しみやすいUIで、社員もすぐになじめたと思います。反響があったのは[スケジュール]機能でしたね。スケジュールカレンダーから[設備予約][来訪者管理][伝言・所在]などに飛べます。いちいち別ソフトを立ち上げなくても、予定の確認・追加、設備の予約、来訪者情報の登録などがシームレスに行える。ここに便利さを感じました。

── 機能連携は弊社製品の強みでもあります。

御社はソフトを自社開発されていますよね。完全な内製で。それでdesknet's NEOの標準25機能を作っている。すべてが「オプション」ではないので、おそらく25の機能間の連携は開発がしやすかったのではないでしょうか。弊社はもともと、さまざまな機能をもつソフトを連携させ、統合させたいという願いをもっていたので、それに一番、応えてくれた製品がdesknet's NEOだった。ですので、NEOを選択したことに間違いはなかったと安心しています。

[desknet's NEO電子ペーパー設備予約表示システム]を活用している同社。写真は、会議室入り口に取りつけられた電子ペーパー機器。

── 御社は[desknet's NEO電子ペーパー設備予約表示システム]も使われています。

オプションも使わせてもらっています。同システムは、会議室の出入り口に会議室の使用状況がわかる電子ペーパーの表示機を貼りつけて、会議室管理を効率化するツールです。弊社は、業務フロアと会議室フロアが完全に分かれていますので、このシステムは便利でした。[設備予約]で予約されている会議室に、実際に行ってみると、実は会議室が使われていなかった、ということはよくあります。そういった“空予約”を防ぐのに電子ペーパーシステムが役立っています。以前であれば、「本当に使われているの?」を確認するのに、いちいち階段を上り下りして会議室の使用状況を確認していたのが、同システムによって、自席に居ながら確認可能になりました。

[インフォメーション]で社内の情報伝達が加速。

── 会議が予定より早く終われば、電子ペーパーのボタン一つでそれをdesknet's NEOに通知し、会議室の予約ステータスを「空き」に変換してくれる。

ええ。この製品によって会議室がより有効に活用できるようになりました。
総じて、desknet's NEOの機能は、当初の目的だった4項目を満たしてくれたと感じています。

・業務効率化……[スケジュール]をはじめとしたさまざまな機能連携で促進
・情報伝達のスピードアップ……[インフォメーション]等のコミュニケーションツールで実現
・チームワークの強化……後述
・ノウハウの蓄積・共有……文書管理などによって可能に

「チームワークの強化」については、desknet's NEOもそうなのですけれど、御社のビジネスチャットChatLuckも活躍しています。ChatLuckで気軽なメッセージ交換が加速したことで、社内の連携にミスや漏れがなくなり、チームワークも向上しました。ChatLuckでスムーズなコミュニケーションをとりつつ、情報に「重み」をもたせて発信したいことがらはNEOの[インフォメーション]などを使う。desknet's NEOとChatLuckの使い分けは特にルール化していませんが、うまく併用できています。desknet's NEOの機能性によって、弊社の仕事がスピーディに、スムーズになりました。特に、細かな事務手続きや他人に了承を得たり、確認作業を行ったりするような、いわゆる「名前のない」タスクの効率化が実現しました。

── 弊社製品を縦横にご活用いただきありがとうございます。

ぜひ今後のバージョンアップや新製品の開発にも期待しています。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    中央コンピューターサービスさま社員がdesknet's NEOの便利さを感じた象徴的な機能。さまざまな他の機能との連携が可能なため、シームレスに予定の確認・登録が行える。スケジュール入力も定着しており、25機能のなかでも最も活用されている。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室や社用車、持ち運び可のプロジェクターなどの備品の貸し借り管理に活用されている。おもしろいのはレンタカー管理も本機能で行っているところ。レンタカーでレンタルした車を設備予約の一項目に割り当て、管理している。レンタカーは基本すべて「終日レンタル」で借りるため、一台を何人もの社員で回して使うことが多い。そのため、何時から何時までは誰々さんが、つぎは誰々が、といった形で本機能を用いてスムーズな貸借連携を行っている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    全社通達したい連絡事項の徹底に使われている。ポータル画面を開いた時に、多くの社員がまず確認するのが、本機能の情報。総務部門からの連絡が多い。

  • 文書管理
    文書管理

    仕事のノウハウなどをまとめた各種マニュアルから、社の規約等まで、さまざまな文書が保管されている。

  • desknet's NEO電子ペーパー設備予約表示システム

    中央コンピューターサービスさまは業務フロアと会議室フロアがわかれているため、実際の会議室の使用状況を確認するには、いちいちフロア間を行き来する必要があった。本機能を導入してからは、その確認がdesknet's NEO[スケジュール]画面で可能になった。加えて、会議室に取りつけた電子ペーパー機器の操作で、会議室の“空予約”を防ぐことにも役立っている。詳細は本文にて。

お話をうかがったご担当者様

  • 取締役 所 達也 様

    現在、弊社ではBYOD(=私用端末を業務で利用すること)の禁止など、外部から社内システムへアクセスすることを固く禁じてます。ですが、弊社もテレワークの導入などを検討し、働き方改革に取り組み始めています。ネットワークに対する考え方も更新していかなければなりません。そうなった時にdesknet's NEOは新たな活躍を見せてくれると思っています。その時は、desknet's NEOの可能性を十分に開けるよう、御社スタッフの丁寧な指導をお聞きしたい(笑)。また電話させてもらいますね。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
95ユーザー
導入時期
2017年

事業概要

企業名
中央コンピューターサービス株式会社
URL
https://www.ccs1981.jp/
所在地
北海道札幌市(札幌支社)
設立
1981年
紹介
中央コンピューターサービス株式会社は、自治体や行政・教育機関をはじめとする多くの顧客に、基幹システムや各種ソフトウェア、ネットワークの開発・構築・保守、IT面でのコンサルテーション等の総合サービスを提供している。顧客に寄り添い、意見に耳を傾ける姿勢、高い技術力、低コストのサービスに高い評価が寄せられている。

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