導入事例

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導入事例のご紹介

県内屈指の離職率の低さを実現。働きやすい。働きたい。そんなスタッフの心の糧になっています。

ユーミーコーポレーション株式会社

https://cp.you-me.co.jp/

  • 業種総合建設業
  • ユーザー数350ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 拠点数の増加、経営幹部の外出頻度の高まりを受け、業務に支障をきたさぬようグループウェア導入を目指した。

【採用】 デザイン性の高さでdesknet'sを、保守・サポートへの強い信頼でdesknet's NEOを選択。

【効果】 在宅勤務もスムーズに実現。業務効率化も大きく促進された。多事業のデータベース共有へ、AppSuiteにも期待大。

鉄筋コンクリート造の賃貸マンション商品に特化した総合建設業を営むユーミーコーポレーション株式会社さま。建築事業、不動産事業、フランチャイズチェーン事業、シナジー事業(賃貸経営の安定化をサポートする事業)の4つを柱に幅広く事業を展開されています。環境保護活動や地域スポーツ応援プロジェクトにも参画し、地域に根ざした経営をもとに着実に発展を重ね、全国6,600棟81,000世帯(2018年3月現在)の管理・建築実績を誇ります。建設の提案からリノベーション等までトータルサポートで全国展開している強みを生かし、強固なネットワークで現在も邁進中です。そんなユーミーコーポレーションさまの事業を下支えしているのがdesknet's NEOです。支店も多い同社が、どのようにdesknet's NEOを活用し、情報共有をされているのか、お話しを伺いました。

拠点数の増加、経営幹部の外出頻度の高まりを受け、業務に支障をきたさぬようグループウェア導入を目指した。

── 御社の受付で、マスコットキャラクターであるユーミーマンが出迎えてくれました。親しみを感じさせるユーミーマンは、ゆるキャラの「はしり」ともいえると思いますが、御社は事業においても先駆的な取り組みをなさってきたのでしょうか。

弊社のポリシーは「YOU&ME」。「YOU(=あなた)」を生かし、「ME(=わたし)」が生きるがモットーです。関係するすべてのお客さまに喜んでいただくため、弊社は常に先駆的な取り組みをしてきました。業界の常識や慣例に挑戦することは、弊社の社風にもなっています。

ユーミーコーポレーションのキャラクター「ユーミーマン」。

── ユーミーマンの専用ページ一つ見ても、FacebookやLINE、Instagramなどと連携して、積極的に宣伝活動をされていますね。

特にシナジー事業で、ウェブによる戦略的展開を行っています。時代は常に刷新されていくものです。それに対応できなければ企業は生き残れません。

── そんなポリシーの現れが、弊社desknet's NEOの導入時期です。何と、ご利用開始は2003年4月。当時は「desknet's」で、NEOの旧版でした。御社は実に15年半にもわたってdesknet's製品を活用されています。

その時はITインフラも未整備で、部門間のネットワークもありませんでした。社員のやりとりにメールが使われることも少なく、連携はもっぱら紙やFAX、ホワイトボードや掲示板主体で行っていました。パソコンよりも、まだワープロが全盛の時代でしたね。

── そんな時に、「グループウェア」を導入するとなると、提案ベースの時点で逆風もあったのではないでしょうか。

反対意見もありました。「インターネットがなぜ業務に必要なのか?」「LANをつなぐなど、コストがかかるだけだ」等、言われたりもしました。ですが、ITがやがて経営ツールの主軸になっていくことはわかっていましたし、弊社としてもITインフラを先駆的に整えておきたかったのです。そこで、情報システムをつかさどっていた私どもは、大義名分をかかげました。

── 大義とは何でしょうか。

当時は弊社の拠点が徐々に増えていた頃です。経営幹部の拠点間の出入りが増え、出張等も加速度的に増していました。そんな状況を鑑み、まずは稟議・決裁が滞らないよう、インフラを整える必要があると社内に訴求しました。決裁が出ないと回り始めない仕事は現実的に多かったので、これは説得力をもって経営陣に響いたのではないかと思います。

── そこを皮切りに、グループウェア導入の検討段階へこぎつけたのですね。

デザイン性の高さでdesknet'sを、保守・サポートへの強い信頼でdesknet's NEOを選択。

── グループウェアの比較検討はなされましたでしょうか。

いくつか候補にあがったものはありましたが、御社の旧desknet'sと某大手製品が残りました。

── 旧desknet'sを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

まず価格でしたね。旧desknet'sが非常に安かった。変な話ですけれど、あまりにも安いので、「もしdesknet'sが社風に合わなかったら、別の製品に」と、お試し感覚でトライアルできるくらいの感覚で受け取れました。それで、試してみようという話になった。しかし、実はそれも二次的な理由にすぎなかったのです。反響があったのは、御社製品がディスプレイ表示された時に画面に映る「色」でした。

── 「色」ですか。

色合いが良かったのですね。親しみが持てた。グループウェアは社員の「日常」になるものですから、当然ユーザーインターフェースには気を遣います。できれば、社員から人気のあるデザインのものにしたかった。それが旧desknet'sだったのです。

── それで2003年に旧desknet'sを導入されます。desknet'sからdesknet's NEOに移行される時はいかがでしたか。その時は特に異議もなく、スムーズに移行がなされましたでしょうか。

他社製品にも目配せしましたが、事実上は御社製品で社内の意見は集約していましたね。

── それはなぜでしょうか。

御社の保守・サポート体制がしっかりしていたからです。トラブル対応もそうですが、弊社からの要望にもしっかり耳を傾けてくれ、それをバージョンアップなどに反映してくれる。そういった姿勢に好感がもてたのです。例えば、弊社内では旧desknet'sの[ウェブメール]の検索機能に不満の声が出ていました。その問題もバージョンアップで解消され、弊社内の[ウェブメール]利用率は格段にあがりました。とにかく親身になってくれるので、私たちの間では「desknet'sのサポートは神」と言われるまでになっています。

── 改めて身の引き締まる思いです。

そういった経緯を経て、御社と弊社の信頼関係は強固になり、気がつけば15年間の長い歴史を刻むまでになりました。

在宅勤務もスムーズに実現。業務効率化も大きく促進された。多事業のデータベース共有へ、AppSuiteにも期待大。

── desknet's NEOの利用は現在、新入社員などにもすぐに定着していますでしょうか。

弊社はdesknet's NEOの利用に関してはベテランの領域に入っていると思います。ナレッジやメソッドの蓄積もある。ですから、個人間の「教える/教えられる」の関係性でカバーできています。実施していることといったら、新入社員のガイダンスで少しレクチャーするくらいです。

全社通達に使われる[インフォメーション]で在宅勤務者も安心の情報共有が可能に。

── 先ほど、旧desknet's 時代に「決裁・稟議の迅速化」を大義に掲げてグループウェアを導入した、という話をされていましたが、御社は当時、やはり[ワークフロー]から社内浸透を図られたのでしょうか。

浸透に使ったのが[ワークフロー]機能でした。例えば有給休暇の申請など、誰もが避けてとおれない申請の稟議を、必ず旧desknet's上で行うように徹底したのです。紙の申請書は一切廃止しました。若干、力技みたいなところがありましたが、[ワークフロー]もすんなり定着していった。そこからは、「まず導入を決めたわれわれが率先して使う」を信念に、[インフォメーション]や[アンケート]をどんどん使ってみせて、皆に「これ、私も使いたい」と言わせるよう努力しました。

── 導入者の率先垂範で急速に旧desknet'sが浸透していったのですね。業務改善などでdesknet's NEOが役立っている点はございますでしょうか。

弊社はまだまだ働き方改革の途上です。取り組めていないことも多い。ですが、一部で在宅勤務などは実施されています。その時にdesknet's NEOが活躍しています。テレワークを実施しているのは、主に女性です。産休等で職場に来られないスタッフがdesknet's NEOで情報共有をしています。家にいてもどこにいても、desknet's NEOでポータル画面にアクセスして、そこからスケジュール一覧に飛べば、皆の予定が一望できる。これは、安心につながります。職場に疎外感をもつ女性スタッフも減ったのではないでしょうか。社の情報も[インフォメーション]や[回覧・レポート]で逐一確認できるので、仕事に遅れが出ることもありません。おかげさまで、結婚・出産などによる弊社の女性の離職率はほぼゼロになりました。全社的な離職率の低さも県内指折りでしょう。

── 全社的に離職率が低いのはなぜでしょうか。

規律を守りつつも「自由にしていいよ」といった雰囲気のある社風が、離職率を低下させていると思います。その社風もdesknet's NEOで頻繁に情報共有し、コミュニケーションをとっているから生まれているのです。desknet's NEOがなければ一切関係し合うことなく仕事をしていたであろう社員と社員が、[回覧・レポート]などのコメント欄でやりとりすることで、関係性をつくることがあります。そうしたちょっとしたことの積み重ねが、社員同士の絆を強めることにつながっていると思うのです。

社員の意見を集約する場として[アンケート]が活躍。双方向コミュニケーションのツールとして活用されている。

── [アンケート]も活躍していると伺いました。

社内イベント、たとえば運動会で「何の種目にでますか?」といったアンケートをとったり、「社員旅行の行き先をどこにしたいですか?」といった設問への意見を募ったりしています。[アンケート]機能の素晴らしいところは、CSV形式でデータを吐き出せるところです。それで情報をすぐさま一覧化して活用できる。弊社はアンケートを多用していますね。ヘビーユーザーです。その他、業務的なところでいえば、「これから建てるこの物件の仕様は、これでいこうと思うのですが、どうでしょうか」といったこともアンケートで聞いたりします。現場で働いているスタッフの声をなるべく聞こうと努力しているのですが、それに有効なツールが[アンケート]です。

── また、御社は、業務アプリ作成ツールAppSuiteの導入も検討されているそうですね。

弊社は、Excelや紙での業務をたくさん抱え込んでいますし、社内データベースに蓄積された情報を随時共有するということがうまくできていません。そこを完全にサポートしてくれるのがAppSuiteです。特に弊社は4つの事業を抱えていますが、それぞれの事業が互いの業務データやニュースを共有する必要性に迫られています。例えば、お客さまに聞かれるのです。「おたくの会社はこういう事業もやっているらしいけれど、今、状況はどうなっているの?」と。そういったご質問にも即座に応じられるよう、他事業の業務進捗をデータベース化して、最新情報を共有し合える体制を構築したい。そのために有効なのがAppSuiteなのです。AppSuiteには大きな期待を寄せています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    全社員のスケジュールを公開している。経営幹部などが率先して予定入力を行い、部下のスケジュールカレンダーの空きに共同予定を入れることで、部下にも予定入力をするようプレッシャーをかけ、[スケジュール]機能の定着を図った。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    社内報的に活用されている。全社的に周知したいメッセージがどしどし投稿され、多くの社員が、自らの担当事業以外の情報にもふれられるようになった。担当外の業務情報にも精通することで、より顧客に寄り添ったサービスの提供が可能になったという。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    さまざまな意見を小単位で募る場として、本機能の、特にコメント欄が利用されている。また、部署をまたいでの日報情報の共有も本機能で行っている。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    多くの稟議・決裁を本機能で行っている。旧desknet's時代にdesknet'sを社内定着させるのに最も活用されたのが、[ワークフロー]の有休などの休暇申請等。誰もが必ず使う機会のある稟議申請を、desknet's上で徹底して推進させることでdesknet'sが一気に社内浸透した。

  • アンケート
    アンケート

    全社的に意見を募りたい場合に、本機能が活用されている。新築する際の仕様書などに対する現場の意見を募ることに使われるなど、現場と管理職の情報共有・意見交換の場にもなっている。それが、現場スタッフのモチベーションアップにつながった、との話も聞かれる。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室や社用車、共有PC以外に、ユーミーマンのスケジュール管理もここで行われている。各種イベントに出演しているユーミーマンがダブルブッキングに悩まないのは、この機能のおかげ。

お話をうかがったご担当者様

  • 経営企画部部長 瀬之口正一 様

    先日、御社が主催するユーザーの意見交換会に参加してきたのですが、ああいったユーザー同士の交流の場をもってくださること、また悩みや活用例を共有できる仕組みを設けてくださることに感謝しています。ユーザーは、「他の会社はどう使っているのか」を知りたいもの。もっと活用例をユーザーに展開していただけると嬉しいです。

  • 経営企画部係長 抜谷寿徳 様

    サポートスタッフや営業の方をはじめ、御社の社員にはたくさん助けられています。AppSuite導入にあたっても、懇切丁寧に指導してくださる。先ほど「desknet'sのサポートは神」というフレーズが出ましたが、その思いは今も変わりません。そこから、御社のユーザーファーストを感じています。

  • 総務部主任 中静直之 様

    私は管理本部総務部に所属しているため、拠点や本社だけでなく、全社に向けた連絡や通達事項、注意喚起等を促すケースが多々あります。そういった場合は[インフォメーション]を使用し、個別のプロジェクト関係者や上席者へは[回覧・レポート]を活用するなど、機能を使い分けることで、仕事のメソッドの幅が広がったと実感しています。

  • 営業部 久保田勇志 様

    営業部だけでなく会社全体として、顧客に対して様々なイベントを企画しています。他県にも拠点を置いている弊社ではイベントの案内や、報告といった情報共有はとても重要になってきます。それらを可能にしたのがdesknet’s NEOの[インフォメーション]機能。文章の書式変更はもちろん、風景写真や関連データを添付することにより、参加者・不参加者関係なく、イベント内容をリアルに感じ、次の「一歩進んだイベント企画」につながる情報共有が可能になりました。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
350ユーザー
導入時期
2012年

事業概要

企業名
ユーミーコーポレーション株式会社
URL
https://cp.you-me.co.jp/
所在地
鹿児島県鹿児島市
設立
1960年
紹介
旧desknet'sは2003年に導入。鉄筋コンクリート造の賃貸マンション商品に特化した総合建設業を営む。建築事業、不動産事業、フランチャイズチェーン事業、シナジー事業(賃貸経営の安定化をサポートを提供する事業)の4つを柱に幅広く事業を展開している。環境保護活動や地域スポーツ応援プロジェクトにも参画し、地域に根ざした経営をもとに着実に発展を重ね、全国6,600棟81,000世帯(2018年3月現在)の管理・建築実績を誇る。

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