導入事例

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導入事例のご紹介

現場主導の働き方改革へ。エンドユーザー発の要望から利活用の幅が拡大。さまざまな可能性を秘めたNEOに期待。

亜細亜大学

https://www.asia-u.ac.jp/

  • 業種学校法人
  • ユーザー数440ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 オープンソースで独自開発をした情報共有システムに限界を感じ、グループウェアに目を向けた。

【採用】 使いやすさと機能同士の連携の強さに惹かれ、desknet's NEOの採用を決定。

【効果】 職場のペーパーレス化や会議の効率的な運営が可能に。業務改善が進んだ。

亜細亜大学の源流ともいえる興亜専門学校が創立されたのは1941年のこと。それから三四半世紀を経て、亜細亜大学は大きく発展しました。「自助協力」を信念とした人材――すなわち、自立して自らの道を切り拓きながら、他者と協力関係を築ける人材――の育成を建学の精神として堅持しつつ、アジア興隆のために外国語教育に力を入れ、多数の留学生を派遣。グローバル人材を意欲的に育てています。民族や文化の垣根を超えた、開かれた精神を持つ卒業生は約10万人にのぼり、各界で活躍しています。もちろん、その潮流を下支えしているのは教職員に他なりません。現在はITを活用し、教職員をサポート。なかでもdesknet's NEOは、コミュニケーションや情報共有の基盤として利活用されています。今回はその様子を詳しく伺うため、同大学を訪問しました。

オープンソースで独自開発をした情報共有システムに限界を感じ、グループウェアに目を向けた。

── 貴学は「個性値」の最大化という独自の目標を掲げられていますが、これにはどのような意義が込められているのでしょうか。

個性値とは、個性の価値を意味していると思います。人間は、一人一人個性が異なります。仮に、頑固一徹な子がいたとしたら、その子は何事にも徹する半面、人の話を聞けないという特徴を持っているかもしれません。個性には良し悪しがある。そういった個性の、良い側面、価値を伸ばして、最大にしていこう、と。それを指標にわれわれ教職員は仕事に取り組んでいます。

── 事前にお聞きしたところによると、「偏差値よりも個性値」といった教育を実践されているそうですね。特に力を入れているのがグローバル人材育成だとか。

世界で活躍できる国際性豊かな学生を育てています。ですが、国際性の豊かさといっても、各人が自らの個性に自信が持てないと、うまく育ちません。ですので、基底にはやはり個性値を伸ばす発想を置いています。たとえば、本学では、一芸一能推薦入試を導入しています。これは、一般入試とは異なり、小論文、面接、書類審査の総合評価で合否を判定しています。

── 斬新な試験ですね。

この入試は、一つの資格・技能の獲得または社会的活動に向けた明確な目的意識を持って高校生活等を送ってきた、旺盛なチャレンジ精神を有する学生を求めるために行われるものです。過去には、面接の場において、魚を三枚におろす実演をした受験生もいたようです。それはマスコミでも取り上げられましたが、そんな歴史を経て、亜細亜大学は個性豊かな学生が集まる大学になりました。

── 大学の特長を出すのに、真剣に施策を実践されてきた。そんな貴学がグループウェアに興味を持たれたのはなぜでしょうか。

もともと本学には情報共有、予定調整などを効率的に行いたいという要望がありました。そこでオープンソースで独自開発した業務カレンダーを使い始めました。15年くらい使用していたと思います。しかし、各課の業務カレンダーと文書管理機能しかないシステムだったため、情報共有の機能性や業務の効率化を実現できるほど発展性は見込めなかった。それで、市販のグループウェアの導入を検討するようになりました。

── 以前使われていた業務カレンダーは機能面ではいかがでしたか。

各部署で当たり前のように利用されていましたが、システム障害が頻発するようになり、また、20年以上も前にオープンソースで開発したものを古いサーバーで動かしていたので、新しいサーバーに乗り換える時に、そのまま移行、というわけにはいかなかったことが大きな課題でした。

使いやすさと機能同士の連携の強さに惹かれ、desknet's NEOの採用を決定。

── desknet's NEOのことはどうやって知られたのでしょうか。

市販のもので、かつ有名で、シェアの大きな製品を選ぼうと、まずはネットで調査しました。ホームページを見て、セミナーなどにも参加し、desknet's NEOの画面や操作性に好印象を持ちました。最終的に、NEOも含め、3社の製品に的をしぼりました。

── そのなかからdesknet's NEOを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

一番はデザインです。使いやすそうなオーラがただよっていた(笑)。それで実際に使ってみると使い勝手も良い。この点は他の製品よりも勝る点でした。トライアルのお試し版で検証し、、これなら本学の教職員でも使いこなせると思いました。

── 機能面に惹かれたところはありますか。

第一印象を正直に述べると、「こんなに機能があるのか(多すぎる)」が感想でした。使用感はいいけれど、機能が多すぎてユーザー(=教職員)が戸惑わないかという懸念があった。ですので、特に以前のシステムにも搭載されていた[スケジュール]と[文書管理]の機能を重視。その機能性を、グループウェア選定の判断材料の1つにしました。desknet's NEOで最も驚いたのは、[スケジュール]機能です。[スケジュール]から[設備予約]やら[議事録]などへの連動性が便利だなと感じました。しかも、大学の教職員に導入・浸透させる際には、機能制限をかけることもできる。とりあえず最初は使用可能な機能を限定して、ミニマム利用から始め、のちに利用できる機能を徐々に増やしていくことができる。だったらdesknet's NEOがいいもしれない、という結論に至りました。

── desknet's NEO導入直後の教職員の反応はいかがでしたか。

評判は可もなく不可もなく。特に、組織別に個人スケジュール一覧を表示できるようになったことが画期的だったと思います。それまで、スケジュール管理といえば、課単位でしか行えなかった。desknet's NEOは、さまざまな組織単位で個人のスケジュール表示ができるうえに、表示順も自由自在に変更できます。過去のシステムのカレンダー機能とは利用コンセプトが異なるため、最初は戸惑った人もいたかもしれませんが、数か月後には、機能や操作性に慣れて便利に活用している様子でした。

── 以前のシステムは、海外製のグループウェアが多く採用している仕様だったのですね。さまざまな組織単位で所属メンバーの個人スケジュール一覧を表示するということができなかった。

仰るとおりです。国産のグループウェアは使い勝手がいいですね。日本の企業文化に合っているように思います。大学の事務も企業と一緒ですから、国産が合致していました。おかげさまでdesknet's NEOのスケジュール管理が定着し、またNEOはモバイル対応もしているので、手帳を使う人が減ってきたように感じます。そういったところに、導入の定着と変化を感じています。

職場のペーパーレス化や会議の効率的な運営が可能に。業務改善が進んだ。

── desknet's NEOを導入して、ここが良かった、と思うところはどこでしょうか。

一番は、エンドユーザーが率先してdesknet's NEOの使い方を提案するようになったことです。[回覧・レポート]をこういうふうに使いたいのですが? といった感じで。いわゆる「現場主導」で、たとえば[議事録]機能を使って、大学内の管理職の会議をペーパーレス化しよう、という話も現場から出てきました。また[アンケート]機能も、「これ、使ったら便利じゃないの? 〇〇の案件に使ってみようよ」と、現場から声があがりました。こういうことって、現場が主体的に機能を使わないと起こらないことだと思うのです。desknet's NEOは使い勝手がいいので、ユーザーがどんどん工夫をして、ユーザー自ら使用領域を広げられる。そこに魅力を感じました。

── ペーパーレス化は進みましたか?

ある会議では参加者がデバイスを持ち寄って、議事録を見ながら報告事項を共有。また会議の進行内容を後から振り返ったりしています。本学には、ITスキルがそれほど高くない教職員もいます。それは先ほど述べたとおりですが、そんな教職員でも、業務効率化(ここでいう会議のペーパーレス化)のために、本腰をいれて取り組もうという雰囲気になる。まだまだ定着までには至っていませんが、最終的にすべての会議でペーパーレス化が定着できればと思っています。

── 現場主導で働き方改革ができることがdesknet's NEOの強みですね。

もちろん、情報システム課からも「こういう使い方をしましょう」と提案することはあります。そのうえで、上からも現場からも創造的な使い方が生まれるところがdesknet's NEOの特長かな、と感じています。先ほどの[議事録]の活用でいえば、大学内の会議時間は、それによりかなり短縮されました。教員も、desknet's NEOでスケジュールを確認するようになってからは、大学や事務のイベントを認知したり、職員の予定を把握しやすくなりました。また、会議の議事録や必要書類を[文書管理]から見つけ出すことも容易になった。

── desknet's NEOを活用しての、これからの目標を教えてください。

desknet's NEOには、業務の効率化につながるさまざまな可能性を秘めています。御社の製品サイトの活用事例を見ても、各社各様の使い方で、興味深い導入事例がたくさんある。そういったことを学びながら、本学も働き方改革につなげていきたいと考えています。教職員の業務の効率を高め、学生支援により時間を割けるような環境をつくる。そんな施策にdesknet's NEOが活躍することを願っています。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    教職員が予定の管理に活用している。特に職員は、細かな予定、プライベートの予定を本機能で一括管理している人が多く、モバイルでも予定確認ができるため、手帳を持ち歩く人が減ったという。国産グループウェアならではの、さまざまな組織単位でのカレンダー表示が、やはり本機能の便利さを象徴していると担当者は語る。

  • ポータル
    ポータル

    今後活用したいと考えている一番の機能。各課のポータル、個人のポータル作成を推進し、各人各所が業務しやすいポータルをつくることを推奨して、業務の効率化を図りたいと考えているという。1つのブラウザだけで情報共有基盤が構築できる。そんな環境の整備を検討している。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    現在、大学内に浸透させることを考えている機能。主に情報システム課にかかわる書類を書式化して、本機能で承認・決裁を行っている。たとえばメールアドレスの申請、ユーザー情報の登録、各システムの利用権限付与など、システム的に必要な手続きをワークフローで回している。まず、情報システム課で本機能の活用事例をつくることで、他の課から「うちでも使いたい」という声が出たら、順次、活用部署を拡大する、という形で定着を図っている。

  • 議事録
    議事録

    事前にアジェンダや報告事項を共有し、本機能の記録を見ながら会議を行っている。これにより会議効率が向上。会議終了後に追加・修正を行って、完成したものを[文書管理]に保存している。

  • アンケート
    アンケート

    多様な用途で活用されている。たとえば、インフルエンザの予防接種を受けるかどうか、異動時の手続きについての要望、式典出席の可否、研修会参加の可否、育児・介護に関する声などをアンケートし、意見を募っている。集計ができることもあり、重宝されている機能。

お話をうかがったご担当者様

  • 情報システム課課長 中村正和 様

    個人的に、実現したい働き方改革の施策がたくさんあります。たとえばテレワークを試験的にでも実現したいと考えているのですが、その時にシステム、セキュリティがしっかりしていないと実現できません。desknet's NEOは、それを補う機能性を有しています。desknet's NEOの活用で、思い切った業務改善ができます。今後のNEOの活躍に期待です。

  • 情報システム課 大友美佐子 様

    これからは他大学や他社の活用事例を学びたいですね。desknet's NEOを使って、どんなワークスタイル変革をしているのか。それを知りながら、業務効率化を図っていきたいです。今回の取材で、御社(ネオジャパン)がユーザー意見交換会も開催されていると伺ったので、そういった機会も利用しながら、本学でのdesknet's NEOの活用幅を広げていきたいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
440ユーザー
導入時期
2015年

事業概要

法人名
亜細亜大学
URL
https://www.asia-u.ac.jp/
所在地
東京都武蔵野市
設立
1941年
紹介
「自助協力」を信念とした人材の育成を建学の精神として堅持しつつ、アジア興隆のために外国語教育に力を入れ、多数の留学生を派遣。グローバル人材を意欲的に育てている。留学生派遣数は全国4位(出典:「大学ランキング2019」朝日新聞出版)で、民族や文化の垣根を超えた、開かれた精神を持つ卒業生は約10万人にのぼり、各界で活躍している。

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