見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

東京日産コンピュータシステム株式会社さまは、自動車ディーラーの一部門として産声をあげ、日本IBMの認定特約店として事業を開始しました。「世界トップレベルの技術をお客さまへ」との理念のもとに、会社や組織のITインフラ構築をはじめ、各種ソフトウェア・ハードウェアの販売、マネージドサービスなど多岐にわたる事業を展開しています。製品ベンダーとの強力なパートナーシップにより、クライアントのあらゆる要望に応えることができる強みを持ち、計画からサポートまで顧客に寄り添い、満足いただく、といった姿勢が多くの人の喜びにつながっています。そんな同社が選んだグループウェアがdesknet's NEOでした。そこにはどんないきさつがあったのでしょうか。今回はシステム担当者に、“情シス”ならではの視点からdesknet's NEOの良さ、利点についてお話を伺いました。

── 御社の業種を一言で言うと「情報システム関連事業」となりますが、幅広い製品やサービスを手掛けていらっしゃいますね。ビッグデータなども取り扱っておられます。

お客さまのご要望にお応えするなかで事業が広がっていきました。ビッグデータについても、予測分析や各社の基幹システムの運用高速化等に活かすサービスを提供しています。IBMの技術やサプライヤー等とのやりとりの蓄積で、顧客に最高のサービスを提供できていると自負しています。

── ITインフラ構築を専門とする御社は、社内インフラの一つと言えるグループウェアを古くから導入されています。

IBMつながりでIBM Notesを使っていました。目的は外販です。社員自らがNotesを使い、製品を知った上で販売するのです。情報の共有迅速化や一元管理も目的にしていましたが、それは副次的な事由でした。ちなみに弊社は、スケジュール管理、ポータルなど、機能ごとに別のグループウェアやソフトを使っていました。機能最適化を目指してのことです。

── そういった意味では、絶対にNotesを使おうという縛りのようなものは無かったのですね。

無かったです。弊社の出自からして自然とNotesを使っていました。ですがNotesは専門のSEがいないとカスタマイズができないほど仕組みが複雑です。弊社的にはヒューマンリソースをより有効な形で配置していくといった観点から、Notes専門のSEを社内配置することはしませんでした。加えて、例えばAOS（＝IBMのUNIX系OS）アップデート対応でバージョンアップをするにしても、データベース構成を全部見直さなければなりません。Notesはクラサバ型ですので、クライアント側のソフトの入れ替えもすべて実施しなければならない。それを自前でやるのも効率的ではない。Notesは運用面で問題を抱えていました。

── Notesの機能はいかがでしたか。

機能的には満足していました。主にスケジュールの可視化と全社発信のために使われていましたね。ただ、他にもアプリケーションの活用幅はあったのです。ですが、ユーザーがカスタマイズできないという理由で他は利用されませんでした。それで、そのうちITの専門知識がそれほどなくても扱える製品を探そうという話になりました。

── その後、グループウェアの検討の段になるわけですが、製品比較はなされましたか。

いくつもの製品を比較しました。もちろんそのなかにはIBM製グループウェアも入っていましたし、メジャーどころの製品やフリーのグループウェアも検討しました。

── 幅広く検討されたのですね。desknet's NEOを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

まずは機能面の話からしましょう。当初、話題になったのはスケジュール管理のUIです。以前使っていた製品と使用感の似た製品を選ぼうという話になりました。オペレーションもギャップがないものにしようといった声も出ました。それで、検討の結果、最も類似していると結論されたのがdesknet's NEOだったのです。しかもdesknet's NEOの［スケジュール］は組織・グループ単位で所属員のスケジュールを一望できます。そういった製品が他には少なかった。日本の商習慣に合わせた国産ならではの仕様だとNEOに感心したとともに、そこが選定基準になりました。

── Notesで行われていた全社的な通達もdesknet's NEOの［インフォメーション］で代替できますし、機能的なカバーはかなりの部分で可能だったのではないでしょうか。

desknet's NEOには25もの機能が標準搭載されています。［ワークフロー］をグループウェア上で動かせることもそうですし、例えば［アンケート］機能なんかも便利で、それはNotesの標準機能には無いものでした。［スケジュール］と［設備予約］等が連動しているなど、機能連携にも魅力を感じました。それから、GUIが優れていることにも注目が集まりました。［ワークフロー］に顕著ですけれど、部品をドラッグ＆ドロップするだけで書式がつくれます。情報システム部門が額に汗して対応しなくても、ユーザー自身でカスタマイズできるのです。いちいちコーディングもしなくていい。ここにも惹かれましたね。ユーザーがカスタマイズする側に回れるなんて、すばらしい、と。加えて、情シスの負担は減る（笑）。御社のAppSuite（＝業務アプリ作成ツール）も、特別なプログラミングの知識がなくてもいじれるという点で選びました。

── それは運用面での利点でもありますね。

運用面で弊社の情シスが助かるという点は、アドバンテージでした。それでも、大手他社製グループウェアとNEOとの間でどちらを採用するか、最終局面まで悩みました。最後は値段です（笑）。

── NEOが安かった。

廉価でしたね。

── 実際desknet's NEOの使い勝手はいかがでしたか。

エンドユーザーが特別な教育もさほどすることなく使い始められたのは良かったです。そのうえで、利用者間で活用の仕方に齟齬があってはいけないと、御社の教育サービス（オプション）も活用しました。ネオジャパンの営業担当者に丁寧に使い方を教えていただいたのです。それから、NEOの製品サイトにある「かんたん操作マニュアル」をもとに自社専用のマニュアルを作成して、エンドユーザーの活用をサポートしました。

── 御社独自のマニュアルを内製でつくられた。

弊社ならではの利用シーンに合わせて使い方を指示する、指示書みたいなものです。これを頒布することでNEOの活用がさらに促進され、われわれシステム部門への問い合わせが、より減少しました。

── 独自のdesknet's NEO活用マニュアルまで制作された例というのは珍しいと思います。

弊社独自のマニュアルは［文書管理］に保存されています。また、［文書管理］の同じフォルダに、desknet's NEOを初めて使う人への指示書や、［安否確認］など非常時に役立つ機能の利用における社内ルール、使い方の書類等も保管しています。

── desknet's NEOの導入で業務は改善しましたか。

情報共有が以前より一層、早くなり、コミュニケーションも活性化しました。例えば［ワークフロー］とモバイル対応によって社外でも稟議等の決裁が下せるようになり、社内決定が推進され、ペーパーレス化も進みました。また、以前はそこまで業務の拠点たりえなかった［ポータル］も充実。今はポータル画面を経由してさまざまな外部システムに飛べますし、重要な会議、例えば2018年のキックオフミーティング等の動画を貼りつけて、常に仕事の指標を確認できるようにもなりました。他社の技術と連携させて、チャットbotのスクリプトを［ポータル］に貼りつけ、bot運用もしています。仮に簡単なQAがあれば、botで処理ができる。これらにより［ポータル］は情報の総合発信拠点になりました。

── 働き方改革の取り組みは行われていますでしょうか。

テレワークなどは試験的に実施しています。desknet's NEOのおかげで、社外にいても社内にいるかのように情報共有ができるため、NEOはテレワーク推進の駆動力にもなっています。

── 脱・Excelも目指したと伺いました。

Excelは便利なソフトです。情報管理やデータの分析に有益です。ですが、共同編集ができなかったり、ステータス変更などと連動して通知・業務の指示を飛ばしたり、ということは難しいですよね。Excelには、かゆいところに手が届かない感がありました。そこで御社のAppSuiteを導入したのです。

── 例えば、どのように活用されていますか。

［設備予約］の延長で使ったりしていますね。通常の［設備予約］も、会議室や社用車、キッティングルーム、サーバールームなどの管理に使っているのですが、AppSuiteではキッティングに使う細かな備品などの管理をしています。弊社はキッティングを行う頻度が高いので［設備予約］ではそれらを管理しきれません。ですが、AppSuiteでキッティング備品の管理をするアプリをつくったら、管理が間に合うようになった。備品を一覧化して、使用状況が一目でわかるようにしています。しかも、「利用開始」「利用終了」とステータス変更を行うと、次の予約者に「利用可能になりましたよ」という意味の通知がいく。このアプリでキッティング備品がスムーズに回せるようになりました。

── 興味深い活用例です。

アプリ名は「備品貸出管理票」です。これができたことで、キッティングにかかわるわれわれの部署への問い合わせがグンと減りました。しかもAppSuiteは共同編集ができます。キッティング備品は使用頻度が高いので、排他制御がかかるExcelでは（他の誰かが編集中のために）ステータス変更ができず、仕事が進まないことがありました。

── それがAppSuiteで解消した。

ええ。あまりにも利用頻度が高く、利用時間を細分化しないと管理できない、という備品管理にAppSuiteはうってつけでした。AppSuiteによってグループウェアの［設備管理］機能が拡充された。このように、AppSuiteにはグループウェアの活用幅を広げる役割があると思うのです。
他にも弊社では、AppSuiteで贈答品を管理したりしています。Excelだとセキュリティ的に管理が心配な物品もAppSuiteでなら管理ができます。desknet's NEOとAppSuiteで、弊社のビジネスが加速したことは間違いありません。さまざまなコスト削減にも両ソフトが貢献しています。われわれ情報システムを扱う部署の運用コストは明らかに減りました。今後はAppSuiteの活用幅をより広げて、さらなる働き方改革に挑戦していきます。

── 貴重なお話をありがとうございました。