見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

株式会社ヒガシトゥエンティワンさまは1944年に設立後、輸送や事務所移転引越事業、倉庫保管事業を軸に、大阪を拠点とし事業展開をしてきた企業です。基幹業務で積み重ねたノウハウをもとに、お客さまのニーズと時代の変化に対応。現在は物流加工、書類保管、高層ビル内物流のトータルマネジメント、IT機器サポート等のサービスを提供しています。地元の顧客を大切にしてきた経緯から、顧客基盤が堅固になった大阪を足掛かりに、東京をはじめ全国へ取り引き先を拡大。そして今、同社では長時間労働の是正といった業務改善にも積極的に取り組んでいます。そんなヒガシトゥエンティワンさまがdesknet's NEOの前身desknet's（以下「旧desknet's」と表記）を導入されたのは2010年のこと。そこにはどのような経緯があったのでしょうか。お話を伺いました。

── 旧desknet'sを導入しようと思われたきっかけを教えてください。

目的は情報共有の促進でした。メールや電話中心の情報共有の遅さに多くの社員が課題を感じていたため国内最大手の他社製品を使っていたのです。しかし他社製グループウェアはスケジュール管理に使われるくらいで社内にほぼ定着しなかった。運用がうまくいかず、やがて他社製品に代わる情報共有ツールを導入しようという話になり、リプレイスする製品として旧desknet'sを選択したのです。

── 他社製品はなぜ定着しなかったのでしょうか。

弊社のIT部門が積極的に「使用の声かけ」を行わなかったことも原因でしょうけれど、機能の使いにくさも一因だったと思います。ですのでリプレイスするにあたっては使用が容易な製品をと決めました。その時にベンダーさんから紹介されたのが旧desknet'sだったのです。活用しやすい仕様で、かつIT部門からの「使用の声かけ」があったこともあり、活用は一気に社内に広まりました。

── よく使われた機能はありますか。

［スケジュール］［インフォメーション］［文書管理］ですね。スケジュール調整が効率的になり、社全体への情報発信も［インフォメーション］で加速。社内規定の書類も［文書管理］で共有でき、非常にありがたかったです。

── その後desknet's NEOに移行されたわけですが、事前情報を見て目に留まったのが、移行の際にパッケージ（オンプレミス）版からクラウド版に変更されていた点です。

弊社のサーバーがクラッシュしてしまったのです。復旧に2週間ほどかかりました。経営的な打撃もかなりのものになりました。で、「これはいかん」ということになって、システムのクラウド化を前提にさらなるリプレイスの検討が始まりました。それで、どうせ変えるなら申請業務から社員情報の管理までたくさんの業務がシステム化できて、より情報共有に資する製品にしたいねという意見が出て……。

── desknet's NEOが候補になったわけですね。

── サーバーのクラッシュを機にdesknet's製品から他社製品に乗り換えることも考えられましたか。

はい。海外製のものから国産のものまで主要どころのグループウェアを検討材料にしました。トライアルなども利用して徹底的に比較しました。

── desknet's NEOを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

まず、安かったこと。それから［スケジュール］のカレンダーがグループごとに見やすく週表示できたこと、［ワークフロー］の書式が柔軟に作成できたことが大きかったですね。あと、社外からでも稟議決裁ができるシステム（モバイル対応しているもの）を導入してほしいといった社長からのリクエストにマッチしていたことも理由の一つにあげられます。

── 決して、旧desknet'sを使っていたからdesknet's NEOに移行しよう、といった感じではなかったのですね。フラットな目線で比較されて……。

その上でdesknet's NEOを選びました。加えてNEOならメールサーバーも移行が面倒ではないということもわかり、desknet's NEOで良かったという話になりました。

── desknet's NEOはうまく社内浸透しましたでしょうか。

しました。これは社長の影響が大きかったです。社長がスケジュールを入れるなど機能を活用し、他の社員にもスケジュール入力等を指示していったのです。また各部の仕事の締め切り情報も発信させ、［インフォメーション］による全社への通知を義務化しました。締め切りというのは、例えば会計の締め切り、監査上の帳票出力の締め切りなどです。トップの高い意識に触発されて社員もグループウェアを頻用するようになりました。

── NEOの導入にあたり、使い方の社内教育はなされましたか。

説明会等を行いましたね。旧desknet'sを使っていたとはいえ、［ワークフロー］の機能追加などがあったので、誤用防止のために実施しました。あと、コミュニケーションの活性化のために御社のビジネスチャットツール・ChatLuckも導入したので、ChatLuck活用説明会も行いました。

── NEOに加えてChatLuckも。desknet's NEOには元来コミュニケーションを促進する機能がたくさん備わっていますが、ChatLuckとの併用で混乱はないですか。

運用はスムーズです。弊社では活用シーンごとに使うべき機能をルール化しています。例えば以下のようにです。
・全社員向けの一斉通知＝desknet's NEO［インフォメーション］
・1対1の社内コミュニケーション＝ChatLuck［コンタクト］（1対1でのチャット）
・組織・グループごと、プロジェクトごとの連携＝ChatLuck［ルーム］（複数人でのチャット）
・社内でのファイル共有＝desknet's NEO［回覧・レポート］
・緊急連絡＝desknet's NEO［ネオツイ］
・その他＝desknet's NEO［ウェブメール］
これによりユーザーが利用に迷うケースは激減しました。社内連携はもっぱらチャットですね。やはり速度が違います。

── desknet's NEOによる効果で最も顕著なものは何でしょうか。

一番は［ワークフロー］機能の活躍ですね。やはりモバイルで社外から社長などが決裁承認できるようになったことが大きいです。全社的に稟議等の決断が速くなりました。しかも紙の申請が必要なくなったので、ペーパーレス化も進みました。

── 情報共有で効果を発揮しているものはありますか。

NEOのコミュニケーションツールの効果を挙げることもできますが、意外なところでいうと［利用者名簿］が役立っています。弊社では［利用者名簿］を社員紹介データベースのように活用しています。氏名、連絡先や所属組織はもちろん「部署名1」の欄に担当業務を、「部署名2」の欄にモットーや趣味なんかを書いてもらっているのです。もちろんプロフィール写真での顔の露出も必須です。［利用者名簿］を充実させた結果、それを見れば社員の人となりがわかるようになった。

── すると、初めて協働する社員同士も……。

［利用者名簿］で事前情報を得て顔を合わせられる。そうなると打ち解けるのも早くなりますし、仕事も楽しくなりますよ。ちなみに昔は社員紹介用の冊子を作っていたのですけれど、それも必要がなくなりました。［利用者名簿］でもペーパーレス化ができたのです。

── あまり類を見ない活用例で驚きました。

弊社は［ポータル］も充実させています。「稟議申請メニュー」というポータル画面には、［ワークフロー］の各書式に直で飛べるリンクを貼りつけています。「この稟議はこの書式」「この申請はこの書式」といった感じで一覧化しています。これにより稟議・申請業務がさらにスムーズになりました。これも情報共有の一環ですね。あと、さきほどNEOとChatLuckの活用ルールに言及しましたよね。

── ええ。

［回覧・レポート］でファイル共有をするようになってからディスク容量を食わなくなったことも嬉しい効果でした。もしメールで添付ファイルを一斉送信したとすると、「送った件数分」の添付ファイルが重複して蓄積されます。一方［回覧・レポート］なら「１件分」の情報としてファイルがストックされるだけで済みます。これがディスク容量使用の効率化につながりました。

── desknet's NEOは御社の業務改善にも威力を発揮しているそうですね。

テレワーク（在宅勤務）への挑戦もしはじめています。以前、台風で出社できない社員が出た時に、desknet's NEOとChatLuckで在宅でも仕事ができることがわかったのです。それで、これ（テレワーク）はやれるのではないか、ということになった。ライフ・ワーク・バランスなども考えると、テレワークや時短勤務、長時間労働の是正はいつか着手しなければならない課題です。まだ試案段階ですが、desknet's NEOが働き方改革への一歩を踏み出す背中を押してくれていることは間違いありません。実際、残業は減ってきています。これからのNEOの活躍にも期待です。