導入事例

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導入事例のご紹介

[スケジュール]の日報化や案件処理アプリの作成・運用などで業務が効率化。働き方改革が身近に。

ESMシステム株式会社

http://www.esm-s.co.jp/

  • 業種電気・情報通信関連設備等の総合エンジニアリングを専門とする建設業
  • ユーザー数47ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 ITが苦手な社員にもやさしい仕様と[ワークフロー]の機能的な柔軟さが決め手。

【効果】 「申請書三昧」と言われた業務もスムーズに。[アンケート]で募った意見は経営に活用。

【応用】 AppSuiteで倍々速に進むようになった仕事も。「業務改善とはこういうことか」と驚きの効用。

ESMシステム株式会社さまは高度経済成長期真っただ中、1971年に大阪で創業。当初は電気工事を主務としていましたが、現在は一般電気関連設備、プラント・計装自動制御関連設備、情報通信関連設備などのプランニング、提案、設計、施工、保守・メンテナンス等、多岐にわたる業務を行っています。技術力に定評があり、専門性の極めて高い工事を引き受けることも多く、業界における厚い信頼を勝ち得ています。近年は太陽光発電やLED照明、無電極ランプなどにかかわる環境に配慮した施工も行うようになりました。技術の伸長とともに、チャレンジを通じた人材の成長をも促すこと、それが顧客との「Win-Win」の関係を築く王道だと信じて人材育成に取り組み、創業50周年への発展を期す同社にdesknet's NEO導入の目的や効果を聞きました。

ITが苦手な社員にもやさしい仕様と[ワークフロー]の機能的な柔軟さが決め手。

── グループウェア導入を考え始めたきっかけ、目的を教えてください。

一番の目的は社内コミュニケーションの活性化と、やりとりの確度を高めることでした。それまでは口頭での情報伝達が多く、確実性に欠けたり、例えば「言った」「言わない」でやりとりが水掛け論になってしまうこともあったのです。また弊社は案件ごとに多くの申請書を出し、記録を残していますが、分量が「申請書三昧」と呼ばれるほど膨大で管理にも困っていました。そこで目をつけたのが、まずはチャットでした。

── グループウェアの前にチャットツールを。

リアルタイムなやりとりが活性化することを期待しました。導入したのは御社のビジネスチャットChatLuckではなく最大手他社のものです。チャットの履歴は記録として残るので、コミュニケーションの確実性が高まることも期待しました。ですが、他社製チャットツールは社員にあまり使われませんでした。

── 定着しなかったのですね。なぜでしょうか。

管理権限が運営側にほとんどなかったからです。チャットの運用・管理の設定を各人で実施する必要があった。弊社はどちらかというとITリテラシーがそれほど高くない社員が多いので、皆「これは面倒だ」となってしまい……。

── それでリプレイスを検討されたのですね。

はい。チャットやグループウェアを広く見て探しました。実は他社製のグループウェアも導入していたのです。そのグループウェアはワークフローとスケジュール、勤怠管理ができたので、申請書は全てワークフローで管理するように。ペーパーレス化が進みました。ですが、他社製グループウェアにはコミュニケーションツールがあまり搭載されていなかった。コミュニケーションの活性化という一番の目標は宙に浮いてしまったのです。

── それでdesknet's NEOとChatLuckを導入された。弊社製品を選ばれた理由を教えてください。

ITが苦手な人でも触れる画面の親しみやすさとアイコンのわかりやすさ、それからdesknet's NEOとChatLuckのシングルサインオンが決め手の一つになりました。desknet's NEOにログインすればID、パスワードを入力することなくChatLuckまで使える。この使い勝手の良さが好評でdesknet's NEOとChatLuckともにすぐ定着しました。

── シングルサインオンのニーズがあったのですね。

desknet's NEOの[ポータル]の目立つところにChatLuckのアイコンがあるので、ワンクリックでチャットが始められます。シングルサインオンの連携は社員に喜ばれました。desknet's NEOはすぐ定着しましたので、ログイン機会が増えるとともにパスワード等の忘れも減少。ITツールにおける社員サポートの必要も減りました。それから前に使っていたグループウェアのワークフローの書式を、ほぼイメージを変えることなくdesknet's NEOの[ワークフロー]で再現できることも魅力でした。書式の柔軟な再現性はどこのグループウェアよりもdesknet's NEOが優れていました。

「申請書三昧」と言われた業務もスムーズに。[アンケート]で募った意見は経営に活用。

── desknet's NEOの効果は当初から実感されましたか。

[ワークフロー]がスムーズだと反響がありました。以前使っていたグループウェアと使用感がほぼ変わらず、かつボタン一つでモバイルからでも承認ができる。おかげで皆が迷うことなく活用でき、申請処理も迅速に。業務が加速しました。また弊社のワークフローには図面や概算書など書類を添付することが多々あります。ですので以前のグループウェアではワークフローのストックですぐにディスク容量が一杯になってしまったのです。ですがdesknet's NEOクラウド版の容量は、添付ファイルの蓄積に十分に耐え得るものでした。

── 「申請書三昧」とも言われた職場がスマートになったと伺いました。

はい。しかも以前から問題になっていた申請決裁を「待つ」というコストが[ワークフロー]によってかなり解消されたので、生産性が向上しています。まだdesknet's NEO導入一年ですので売り上げ等に反映されているかはわかりませんが、desknet's NEOの業務改善効果は確実に出ていると感じています。

社員からの意見を募る匿名[アンケート]。経営陣が現場の率直な声を聞き、それを経営に反映する形で、全社の人間関係を温めている。

── コミュニケーションツールとしてのdesknet's NEOの効果はいかがでしょうか。

[回覧・レポート]や[ネオツイ]など充実したツールがあることも魅力ですが、例えば弊社では[インフォメーション]と[アンケート]を多用しています。公的な情報発信を行う場が[インフォメーション]です。これは弊社独自の使い方かもしれませんが、応接室を社内のここに設置しようとか、フロアのレイアウトを変えようという時に[インフォメーション]で施工する人を募って自分たちで工事をやるんです。

── 施工を内製で(笑)。ですが[インフォメーション]は一方向的なツールですよね。社員の皆さんはどこで名乗りをあげて意思表示をするのでしょうか。

ChatLuckです。desknet's NEOで発信をしたら、あとのやりとりはチャットで行っています。仮に応接室の設置を[インフォメーション]で呼びかけ、デザイン案を提示したら、後の議論はチャットで行います。周知はdesknet's NEO、リアクションはChatLuckと使い分けているのです。これは不思議なのですが、例えば社の公的な打ち出しをチャットで行うと、皆スルーしてしまうんです(笑)。ですが、[インフォメーション]で行うと皆がリアクションをするし、曖昧な返事も減ります。おそらく[インフォメーション]で流れる情報は大事、という認識が社員に浸透しているのでしょうね。ですからChatLuckと[インフォメーション]の組み合わせ技は欠かせません。

── [アンケート]はどのように活用されていますか。

例えば月に一度、わが社では全体会議を行っているのですが、終了後、参加者全員に[アンケート]を実施しています。匿名による率直な意見を募るのです。匿名ですから、皆かなり率直に書き込むのですけれど、その声を経営陣は真摯に受け止めてワークスタイル変革に結びつけています。例えば「会議は要点を絞って実施したほうがいいです」「車輌管理システムの問題について、次回の会議で決断をお願いします」などの会議効率化・推進にかかわる声などが寄せられます。それで、意見どおりに改革がなされれば、[アンケート]に意見を書いた本人は「自分の意見が採用された」と喜ぶ。そんな経過を経て、社内の信頼関係、特に経営陣と社員の絆が強まっています。

AppSuiteで倍々速に進むようになった仕事も。「業務改善とはこういうことか」と驚きの効用。

── 御社は業務改善にも取り組まれています。そこでdesknet's NEOが活きたケースはありますか。

一番は[スケジュール]機能の活躍ですね。社員の予定が一望でき、しかも日程調整がスムーズに行える。[設備予約]などの機能とも連携していて、desknet's NEO利用上の拠点的な位置づけで使われています。これによりスケジュール管理を軸とした仕事がスムーズに進むようになりました。実は、日報も[スケジュール]で出しているんですよ。

── [スケジュール]機能で日報を?

はい。一日の作業終わりなどにスケジュールの全てを「その日実施した仕事」に書き換えています。書き換えるといっても、ほとんどはあらかじめ入っていた予定のとおりですので手間はかかりません。やることといったら予定の色を全てオレンジにすること(スケジューラーにプルダウンで「日報」が選択できるようになっていて、「日報」を選ぶと予定がオレンジ色に変わる)と、各予定の「内容」欄にコメントを書くくらいです。

[スケジュール]を日報として活用。日報提出時に予定の色を統一し、すべての予定をオレンジにできたら日報完成と判断される。

── 一日の予定の色を全部オレンジに変えたら……。

その日の日報が提出できます。ですから弊社の過去のカレンダーを見ると、皆ほぼオレンジ一色になっています。弊社では他社の勤怠管理システムを利用していますが、そのデータと、日報の出退勤時間などのデータを照合しています。日報(=過去の[スケジュール])をエクスポートして照合し、給与計算に活かしています。このような事務作業が効率化されたのもdesknet's NEOのおかげです。

── 類を見ない話で驚きました。

驚くといえば、desknet's NEOに追加されたAppSuite(業務アプリ作成ツール)が業務効率化に役立って驚きを与えてくれています。

── それは嬉しいお声です。御社ではどのように活用されていますか。

案件管理や従業員名簿等の管理に使っていますが活用の幅はどんどん広がっています。業務的なことで言いますと、工事案件ごとに「工事番号」というものを発行しているのですが、これが以前は大変でした。工事の概要や費用概算などを書類にまとめ、それをPDF化し、ワークフローを起票して回覧して、決裁が下りたら総務が事務処理をし、ようやく番号が割り振られる。さらにワークフローや書類をフォルダ管理して……と、とにかく手間が何重にもかかっていました。

AppSuiteで作成した「案件管理」アプリ。工事番号の発行など事務的な手続きが大幅に簡略化され、業務が効率化した。

── いろいろな部署や人が連携して案件をナンバリングする必要があったのですね。

それがAppSuite導入後は基本的に「案件管理(工事番号発行機能含む)」アプリ1本で、申請決裁作業が終えられるようになりました。シンプルなイメージで説明すると、同アプリは、申請者が工事概要等を記入し、プルダウンで「成約」を選んだら総務に自動通知が行く仕組みになっています。それで総務が工事番号発行作業を行い、「発行済み」を選んだら、今度は申請者に通知が行く。AppSuiteは通知設定がふんだんに盛り込めるため、決裁などの「待ち」時間が節約でき、書類の遅滞が防げます。これらにより、以前は遅くて2日以上かかっていた工事番号発行が半日以内で終えられたりと、時間がかからなくなりました。

── 工事番号発行は全案件にかかわりますから、大きな業務改善になりましたね。

desknet's NEOとAppSuiteで煩雑な業務をスマートに推進できるようになりました。おかげさまで社員は電気施設等のメンテナンスや施工という主務に集中できます。それが、ひいては生産性向上に結びつく。働き方改革をこれほど身近なものに感じさせてくれたツールを提供してくださったネオジャパンさまに感謝しています。

── 貴重な話をお聞かせくださり、ありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    全社的なスケジュール管理に利用されている。「[設備予約]等との連携も便利」と社員の評価も高い。おもしろいのはスケジュールに入力した予定をそのまま日報にしてしまう点。一日の予定をオレンジ色で表示させ、各予定を確定終了した予定とし、業務終わりに日報として提出する。詳しいことは予定の「内容」欄に記入。この日報をエクスポートし、他社製の勤怠管理データと照合して、給与計算の役に立てている。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室や社用車、社用自転車などの管理を行っている。本機能によって効率よく設備使用が回せるようになった。[スケジュール]機能とも連携しているため、画面遷移をほとんど経ることなく予定を立てると同時に設備予約もできる。これにより、非効率だった設備活用が改善された。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    書式を柔軟に作れる点、特にdesknet's NEO以前に使っていたグループウェアのワークフロー書式を的確に再現できる点が高評価を受けている。皆が迷うことなくグループウェアのリプレイスに対応でき、ワークフローの利用上の混乱もなかった。「申請書三昧」ともいわれる職場のペーパーレス化や申請決裁の加速に役立っている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    社の公的な情報の発信基地として活用されている。社員のなかに、[インフォメーション]で流れる情報にはリアクションを返さないと、という意識が根づいており、メールやチャットで通達するよりも確度の高い返事が期待できる。発信後の議論等はChatLuckで行っている。

  • アンケート
    アンケート

    会社に対する意見や要望を匿名で募集し、集まった声を経営に活かすようにしている。匿名のため、皆が忌憚なく発信を行い、建設的な施策が生まれることもある。社員は、自分の声が代表など会社の経営陣に届いているという手応えを感じ、新たな信頼関係も醸成された。

お話をうかがったご担当者様

  • 管理部広報制作課 中村梨華 様

    誰が今どのような仕事をしているのかを俯瞰して見えるようにできたことが嬉しいです。desknet's NEOのコミュニケーションツールや[スケジュール]が活躍していますが、社員同士の発信を互いに目にすることで、社内に一体感が出てきました。だからだと思いますが、例えば忙しい人がいた時にやさしく声を掛け合ったりするなど、社風自体も、より温かいものに変わってきていると感じてます。AppSuiteの業務効率化で、皆の気持ちにさらなる余裕が生まれたら、この傾向に拍車がかかると思います。ありがたいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
47ユーザー
導入時期
2017年

事業概要

企業名
ESMシステム株式会社
URL
http://www.esm-s.co.jp/
所在地
大阪府大阪市
設立
1980年(創業は1971年)
紹介
一般電気関連設備、プラント・計装自動制御関連設備、情報通信関連設備などのプランニング、提案、設計、施工、保守・メンテナンス等、多岐にわたる業務を担う。技術力に定評があり、専門性の極めて高い工事を引き受けることも多く、業界における厚い信頼を勝ち得ている。

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