兵庫県淡路市役所
様の導入事例

美しい自然と魅力的な農畜産物・海産物に恵まれた兵庫県淡路市様。ふるさと納税でも常に上位の人気を誇る同市では、5年以上使い続けてきたグループウェアをコスト削減や管理運用負担の軽減などを目的に、desknet's NEOにリプレイスしました。
「コスト削減効果だけではなく、機能性や製品としての進化にも着目」し、選定されたdesknet's NEOは、職員はもちろん、淡路市振興のイベントで大活躍のマスコットキャラクター「あわ神・あわ姫」のスケジュール管理にも活かされています。
「いつかきっと帰りたくなる街づくり」というスローガンのもと「チーム淡路市」一丸となって観光・産業振興、企業誘致の新たな施策に次々挑戦する皆さんのdesknet's NEO活用法をご紹介します。

── 神戸市街から短時間で来られる場所ですが、たいへん風光明媚なところですね。

淡路市は淡路島の北部から中部に位置し、明石海峡大橋で神戸市と結ばれています。神戸の中心街なら車で30分、関西国際空港へも90分という利便性の高い場所にあり、都市生活と豊かな島暮らしを両立できる好立地にあります。
年間を通じて降雨量が少なく好天に恵まれ、古事記にも記された国生みの神話や海山の豊かな食材に恵まれた島「御食国（みけつくに）」として古くから知られてきました。そんなポテンシャル＝あわぢから（力）を秘めた市として「いつかきっと帰りたくなる街づくり」を将来像にかかげ、市民はもちろん、島の暮らしを求めて新たに移住してくる皆さんにも住みやすい街づくりに、市をあげて取り組んでいるところです。

── desknet's NEOの導入背景について教えてください。

2005年5町合併により淡路市は誕生しました。当時に比べ職員数は減少しており、
平成23年度に導入した大手電機メーカー製のグループウェアは、私たちの組織規模、ユーザー数に対してライセンス、保守の実質的コストが高くついていました。
導入より5年が経ち、その間に他のグループウェア製品は着実に進化しており、そのまま利用を継続しても、コスト・機能活用の両面で将来的な発展や効果は見込めません。組織規模に見合うコスト削減効果と最新機能を備えた新たなグループウェア活用で庁内業務や事務の効率化を図れば、そのぶん市民へのサービスも充実します。
そのような考えからグループウェアそのものを再検討することにしたのです。

── コスト以外に、以前の製品で抱えていた課題などはありましたか？

設備管理の公用車の入れ替えや4月の人事異動に伴うメンテナンスに手間と時間がかかり過ぎていたことです。
前製品はよく言えば細かい設定が可能で、公用車の設備予約も部署ごとに見せ方を変えられました。一方で全庁的な車両の入れ替えでは、所属部署ごとに個別設定が必要となり1台の車両に対して庁内約40課分を再設定するという、手間のかかる作業が必要だったのです。
4月の人事異動の際にはコードを見ながら異動情報の設定をしたり、時にはエラーが出たりして深夜におよぶ作業になっていました。
ちょうど、情報系端末の最新OSへの対応や情報系ネットワーク基盤再構築とも重なり、同時にグループウェアのリプレイスを決定しました。

── グループウェアの導入検討と製品検討はどのような方法で行われましたか？

製品の策定にあたっては、「導入費用と保守費用のコストダウン効果」「新規製品の導入とリプレイスの背景がトータルできちんと市民に説明できること」「旧製品で行っていた情報共有や実務機能を同様の感覚で移行でき」「リプレイス後も職員が戸惑うことなく庁内業務に活かせること」などの諸条件を設けました。
市民の評価を重視したのは、グループウェアによる効果を市民事業に回すことで「いかに充実した行政サービスを市民に提供できるか」を活用の主目的として共有したかったからです。
結果として、ベンダー各社から計5製品をご提案いただき、入札による選定を実施。諸条件を満たす製品としてdesknet's NEOを採用しました。

── desknet's NEOご採用の決め手となったのは何ですか？

「導入および5年間の保守に係わる総コスト」「デザインやインターフェースが以前の製品に比べわかりやすい」「メンテナンスに工数をかけず、活用のための各種設定がGUIによる操作で簡単にできる」などでした。
また、サーバーや取り扱い業者、機器など特定メーカーへの依存がないこともdesknet's NEO採用の決め手となりました。多くのベンダーが扱える製品なので、背景に業界の縛りがなく、製品の品質と提案内容で公平に選定できるからです。
たとえば、将来「クラウドで運用したい」ということになっても、desknet's NEOなら利用状況はそのままで運用環境だけ移行できます。
富士通(株)と(株)富士通エフサスさんから、淡路市の実情やニーズをよくご理解いただいたうえでご提案いただけたところも評価できました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・コスト削減効果。以前の製品との比較で導入および保守5年間の総費用で優位
・旧製品の活用手法や使用感を違和感なくdesknet's NEOの各機能へ移行できる
・わかりやすいインターフェースで職員にも使いやすい
・メンテナンスや各種設定、管理のしやすさ
・メーカーへの依存がなく、特定のサーバー、業者、機器などの縛りがない

── 導入後の庁内説明会、ユーザー教育などは実施なさいましたか？

desknet's NEOはデザインが以前の製品に比べ圧倒的にわかりやすいというのが最初の印象です。庁内説明会は実施しましたが、約15分でポータル活用、スケジュール、ウェブメールなど主要機能の簡単な説明のみを行い、あとはマニュアル配付と不明点がある時だけ質問を受け付けるという手法で、すぐに利用は定着しました。

── 課題となっていたメンテナンス工数ですが、desknet's NEOで軽減できましたか？

以前の製品では、私たち管理者がサーバー・コンソールからCUIによる操作を行う必要もあって、誰もが簡単に管理できるわけではありませんでした。desknet's NEOは、わざわざサーバーまで行かなくても、自席の端末でWebブラウザからGUIによる直感的な操作で機能設定や管理ができ便利です。ユーザーからの「こう使いたい」という要望やアイデアも実現しやすいと思います。
本年度の実施はこれからですが、課題となっていた組織改編や人事異動の処理も手順を見るとCSVで取り込めば良いので、管理設定の負担は大幅に軽減できそうです。

── ご苦労なさっていた公用車や施設の管理に改善効果はありましたか？

以前の製品では、公用車を部署ごとに表示したり、車両や共用、出張用などのグループを設定しなければなりませんでしたが、desknet'sNEOでは車両に対し必要な部署のアクセス権を設定するだけで設備予約を利用できるようになるなど、改善効果がありました。稼働率を見ながら、今後車両台数の見直しにも役立ちそうです。

プロジェクタ、マイク、ノートパソコンなどの備品もdesknet’sNEOで管理した方がはるかに効率よく共有して利用されており、余剰備品の見直しなどにも有効ですね。

── 淡路市のマスコットキャラクターの出番も調整なさっているとか。

マスコットキャラクター「あわ神・あわ姫」の着ぐるみは、淡路市振興の各種イベントに貸し出しています。季節によっては催事が集中することもあり、予定の全庁把握は、効率よくイベント出演するためには欠かせませんね。

── [ポータル]では特に[スケジュール]を有効にご活用なさっているようです。

[スケジュール]に個人の一日と週間、組織・課内メンバーのスケジュールを表示しています。ひと目で先々の予定を確認・調整できるので、空き状況を見ながらスケジュールを確定しやすくなりました。

── 三役スケジュールの全庁把握・共有もわかりやすくしたとか。

淡路市の三役は、市長、副市長2名、教育長です。当初はどこに表示するか迷ったのですが、全職員が必ずログインするポータルにタブで表示することにしました。副市長以下はすべて自身でスケジュールを入力しており、日々の動向や空き状況も全庁把握しています。以前は三役のスケジュールが別に管理されていましたが、今ではリアルタイムに共有できるようになりました。
また、以前のシステムでは公開・非公開の選択肢しかなかったのですが、desknet's NEOは細かく閲覧設定ができるので、最近は鍵マーク入りのスケジュールをうまく使いこなしているのがよくわかります。複数課合同の横断的なプロジェクトや部署内だけの共有など、公開範囲を上手に使い分けているようです。

── [文書管理]のご活用状況はいかがですか？

庁内には共有のファイルサーバーを設置していないため、部課ごとのファイル共有や保管庫としてフル活用しています。「共通帳票」は全庁全職員で活用する帳票類に、「オフィス共用」はアクセス権を設定して部内・課内配下の職員のみで共有しています。
文書総数は膨大なためカウントはしていませんが、移行時すでに30㎇近くありました。その他 [伝言・所在]も多くのユーザーが活用しており、所在表示の際にスケジュールと連携する機能が「とても便利」とユーザーから好評です。

── desknet’s NEO導入後の変化や活用効果についてお聞かせください。

市の総合計画「いつかきっと帰りたくなる街づくり」を将来像に門 康彦市長自ら率先して取り組んでおり、「チーム淡路市」一丸となって、面白いことを積極的に仕掛けていこう、という気風や気概が市役所に満ちています。
その中でのdesknet's NEO導入でしたが、職員同士の「柔軟かつ密にコミュニケーションを取り合って信頼関係を築き、行政をよくしていこう」という熱い思いにもうまくフィットしてくれました。
現場の創意工夫でdesknet's NEOの活用法はさらに拡がっていくと思います。
「未来の淡路島市研究チーム」では、採用1〜2年の若手職員がアイデアを出し合い地域づくりや子育て支援に取り組むなど、各課を超えて新しいことにチャレンジしているのが淡路市のいいところです。町おこし新規事業の立ち上げや運営にも、desknet's NEOの情報共有が活かされていくと思います。