導入事例

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導入事例のご紹介

数多くの事業の統括、ISO規格に則ったスムーズな経営を実現した機能性の高さに満足。

株式会社メゾネット

http://www.mezone.co.jp/

  • 業種温浴施設、不動産などの運用管理
  • ユーザー数75ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 事業規模や人員の増加に対応できる柔軟なコミュニケーションツールが欲しかった。

【採用】 早朝から深夜まで、バラバラな事業・勤務体系で働く社員同士の連携強化に役立ちそうな機能に期待。

【効果】 ISO規格に沿った迅速な報告・決断が実現。会議は内容が充実、頻度は減少へ。業務効率が改善した。

株式会社メゾネットさまは、温浴事業、不動産の運営管理・仲介事業、スポーツ事業、農産物直売事業、飲食事業、介護事業をはじめ、地球環境問題への啓発活動等も行う複合企業体です。1998年設立時は不動産業からの出発でしたが、2001年のスーパー銭湯経営開始(京都府内では初)を皮切りに、時代の先駆とされる分野へ事業を広げてきました。現在は複合施設「ふしみ広場」に象徴されるように、別々に手がけてきた事業を統合的に運用する取り組みに乗り出しています。そんなメゾネットさまがグループウェア導入を決めたのは2008年ごろのこと。環境保全に貢献している企業の証しとも言える「ISO14001」の取得に向けて、社内連携を強化することが目的でした。はじめは他社製のグループウェアを。後にdesknet's NEOを利用するように。そこにはどのような背景があったのでしょうか。担当者に話を伺いました。

事業規模や人員の増加に対応できる柔軟なコミュニケーションツールが欲しかった。

── グループウェアを導入しようと考えた経緯について教えてください。

弊社の経営理念に「LOHAS(ロハス)」という概念があります。LOHASとは、地球環境や健康への意識を高く持つライフスタイルのことです。弊社はLOHASの価値観を事業に取り入れることで、お客さまと従業員の健康、そして地球環境の保全に役立とうと努めてきました。その一環として2008年ごろに「ISO14001」取得に向けた取り組みを開始したのです。その際に、社内文書の書式から情報管理の仕方までをISOの規定に統一できるような社内ITインフラ、仕組みが必要だという話になり、注目したのがグループウェアでした。

メゾネットさまが経営するスーパー銭湯「伏見力の湯」。

── 情報管理はグループウェアが得意とするところです。当初は他社製のグループウェアを使用されていたそうですね。

ISO取得に特化できそうな製品を選びました。そのグループウェアは地元産ということもあって優先的に使い始めたのです。機能的には情報管理だけでなく、desknet's NEOに類似とまではいかないものの、掲示板的な機能によるスケジュール管理ができたり、稟議・決裁書を回せる機能があったりと、便利な面がありました。

── 情報管理はスムーズに行きましたでしょうか。

例えばdesknet's NEOでいう[ワークフロー]のようなものを用いて、社内回覧される書類をISO規格に則った形に統一することができました。そういった機能を駆使し、その後、無事にISO14001を取得。この経験を通してグループウェアの力を知りました。

── 他社製品で目的を達成されたわけですね。その上で、やがてdesknet's NEOにリプレイスされました。それはなぜでしょうか。

さまざまな理由があげられますが、事業も人員も増える中で、より柔軟なコミュニケーションが求められるようになったことが要因として指摘できます。

早朝から深夜まで、バラバラな事業・勤務体系で働く社員同士の連携強化に役立ちそうな機能に期待。

── 社員間の柔軟な連携の必要性はどんな場面で感じられましたか。

例えば温浴事業を開始した時のことです。弊社のスーパー銭湯の中には深夜2時まで営業しているところがあります。そこの勤務体系には「夜番」と「朝番」があります。それで問題になったのが、夜番と朝番の間で行う仕事の引き継ぎでした。互いが連携をとるには、深夜か早朝に電話やメールをする必要があります。しかし、そんな時間に携帯電話を鳴らすのは良くない。では、どうするか。当時使っていた他社製のグループウェアには十分なコミュニケーションツールが備わっておらず、グループウェア上に引き継ぎ事項を残して、各人が好きな時にアクセスしてそれを見に行く、ということができませんでした。ですので、結局メモなどで対応したのです。

「お客さまに癒しを届けたいんです」――。「LOHAS(ロハス)」な経営は、従業員の心のゆとりから。心に余裕が持てるのはdesknet's NEOによる効率的な情報共有のおかげ。

── 現在も、早番と遅番の間でノートでの引き継ぎを行っている企業さまは多いですね。

それでもある程度の対応は可能です。ですが、より迅速に、より広範な人への情報共有を、となるとメモやノートには限界があります。情報量も少なくなってしまう。特にトラブルや事故については、各事業所だけでなく、時に本社も交えて対策を練る必要があります。そういった報告や判断が迅速に行えるツールがほしかったですし、そのようなツールがあれば、トラブルや事故にリアルタイムで接しなかった従業員も、事故の報告から対策の判断までのコミュニケーション履歴に目を通すことで、より重厚な情報を共有できます。夜番の人が、出社した時にそれを確認すれば、それはそのまま立派な引き継ぎになる。そんなシステムがほしいと思い、リプレイスを目指しました。

── さまざまなグループウェアを比較されたと伺いました。

最終的には3社の製品に絞りましたね。比較の基準にしたのは、機能性と使いやすさ、そして安さです。desknet's NEOはどの面をとっても、いちばん優れていました。コミュニケーションツールだけで五指に余る機能を備えていたことには驚きました。これなら、バラバラな勤務体系の社員が多い弊社でもコミュニケーションが活性化しそうだ、と感じましたね。また[ワークフロー]の「書式」が詳細に設定可能で、ISO14001の規格に沿った稟議などの書類作成にも細かく対応できそうだということもわかった。もともと弊社はISO取得のためにグループウェア導入を決めた会社ですから、ISOに則った経営が促進される見込みのある機能は魅力的でした(このことについては次節で詳述)。そういった観点から見た時に、desknet's NEOしかないね、という話になるのは必然だったと思います。2013年に導入しました。

ISO規格に沿った迅速な報告・決断が実現。会議は内容が充実、頻度は減少へ。業務効率が改善した。

── desknet's NEOを使うことで得られた最大の効果についてお聞かせください。

弊社は多様な事業を展開していますが、異なる事業間での連携がスムーズになったことが顕著な効果だと思います。先ほど朝番・夜番の話がでましたが、desknet's NEOを導入する前は、同じ事業者同士のコミュニケーションすら時に不調だったのです。まして異なる事業者同士となると、勤務体系の違いから拠点間の物理的な隔たりまでが災いし、意思疎通がうまくいかなかった。desknet's NEOによってそれが解消されました。もちろん朝番・夜番間の引き継ぎ問題も解決しました。

複数の事業協同で開催するイベントについての情報共有が行われている[回覧・レポート]。コメント欄には建設的な意見が書き込まれることも。本機能により事業の垣根を越えたやりとりが迅速化・活性化した。

── それに役立った機能には、どんなものがありますか。

[回覧・レポート]が素晴らしいですね。社内で起きたことを逐一、同機能で報告しています。[回覧・レポート]にはコメント欄もありますので、報告だけでなく、その場でコミュニケーションまで取れます。議論もできます。弊社では、異なる事業が協同してのイベントや催し物、キャンペーン等を行っていますが、その打ち合わせや物事の決定が同機能のおかげでスムーズに推進できています。仮に夏祭りを開催するとしたら、式次第やゲストの選定、機材の発注等を決断しなければなりません。もしこれを会議主体で行ったとしたら大変です。弊社の場合、異なる事業の人を集めるだけで大仕事になります。ですが、今なら[スケジュール]でぱぱっと日程調整をして会議ができる。しかも細かい議題については、集まることなく[回覧・レポート]で議論や決定ができますので、そもそも会議の頻度が減らせる。議題を事前に共有してから会議に臨むこともできるので、会議自体の効率も上がります。

── いわば「脱・会議」「会議革命」ですね。

多くの事業を手がける弊社にとって会議の負荷は重要課題でした。それが解消されたことは大きいです。
それから[スケジュール]と連携して使っているのが[ToDo]の機能です。どちらも予定確認に使うことのできるツールですが、弊社では、[スケジュール]には日常的な予定を、[ToDo]には頻度の低い業務上の予定を(事業関係者全員のタスクとして)入力するといった形で使い分けています。スーパー銭湯であればボイラーなどの設備点検、消防点検などを[ToDo]に入力しています。[ToDo]の情報は[スケジュール]のカレンダーにも表示されます。これが目立つんですね。滅多にカレンダーに出てこないので余計に目立つように感じられるのかもしれませんが、[ToDo]を見れば「そろそろボイラー点検の時期か」と意識が予定に向くようになる。備忘録になるのです。

── [ToDo]は一日の予定の冒頭に表示されますし、確かに目立ちますね。

しかも弊社では[ポータル]の最上層にも[ToDo]一覧が表示されるよう設定をしています。これが便利なのです。
[ポータル]に[スケジュール]を貼りつけた場合、表示する期間はせいぜい2週間といったところでしょう。もし仮にボイラー点検を[スケジュール]機能の方に予定登録したとしたら、[ポータル]上でその予定がリマインドできるようになるのは早くて2週間前ということになります。ですが、それでは遅いということが弊社の場合にはあるんですね。なぜなら、点検等の作業の中には、それらをISO14001の規約にかなうものにするために事前準備を要するものがあるからです。
一方、[ポータル]に表示される[ToDo]一覧は、2週間どころか、かなり先の予定まで表示されます。そんな[ToDo]一覧の情報を見て点検の予定を思い出すようにすれば、2週間を超える日程的余裕をもって点検への準備が始められます。このように、長いスパンでリマインドの役割を果たしてくれる[ToDo]はISO14001に則った経営をしている弊社にとってありがたい機能です。

── ISO関連で、他に便利だと感じる機能はありますか。

[文書管理]と[ワークフロー]ですね。また、両者の連携にも助けられています。先にも少し述べましたが、ISO14001に則った文書は、決まった手順で稟議に上げられ、決裁される必要があります。細かな書式設定が必要なのです。desknet's NEOはその要求に応じられるだけの性能を備えています。時には、稟議にかけられているものの金額によって決裁経路を変えなければならないような、細かい分岐の設定が必要な場面もあります。そういったこともdesknet's NEOなら実現できる。しかも、そうやって[ワークフロー]で運用した文書は自動的に[文書管理]に適宜保存されます。ISO14001関連の書類は膨大ですが、[文書管理]には検索機能もついていますし、ファイルの出し入れも容易ですので、情報管理に最適です。そんな場がdesknet's NEO上につくれる。[ワークフロー]をはじめ諸機能と合わせてワンストップで[文書管理]が利用ができる。この便利さのおかげで、ISO14001の規約に合った形での文書整理や書類参照・利用がラクになりました。もちろんペーパーレス化もこれによって進みました。
こういった点でdesknet's NEOは弊社のLOHASな経営を支えてくれています。

── 貴重な話をお聞かせくださり、ありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    全社的なスケジュール管理を行っている。「予定をしっかり入れるように」と従業員に徹底しているため、社員の利用率が非常に高い。互いのカレンダーを見れば、互いが今何をしているかがわかるほどになっている。それゆえ、例えば相手先に対し「今、電話をしても大丈夫かな」「今、訪問しても大丈夫かな」と気をもむことが減少。コミュニケーションの口火を切っていいかどうかの判断が素早くできるようになった。もちろん社員間の日程調整などもスムーズに行えるようになった。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    稟議・決裁を紙で行っていた時代に比べ、申請関係に割いていた労力と時間が格段に減った。そのため現場からは「申請がとにかくラクになった」という声が多数聞かれる。また、「ISO14001」に沿った経営をするには、稟議・決裁文書等をISOの規定に準拠した書式にし、決裁経路も細かく設定する必要がある。本機能の「書式」「経路」は柔軟に仕様が設定でき、ISO規格にも対応可能だ。一度、書式と経路を確定しさえすれば、後の運用はスピーディである。本機能は、稟議・決裁の他、仕事の現場で起こったドラマや接客上の良いエピソード、顧客の喜びの声などの共有にも活用されている([ワークフロー]の書類は全社員に公開)。

  • 文書管理
    文書管理

    「ISO14001」関連の書類をはじめ、膨大な公式情報が保管されている。社員の日常業務においては、総務関係の書類が参照されることが多いという。例えば、休暇申請や冠婚葬祭時の報告・対応などの仕方を確認するために、社員は本機能にアクセスする。また[ワークフロー]で扱われた書類は自動的に本機能の適所に保管されるため、文書整理の効率も上昇。ペーパーレス化も進んだ。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    社内の公的な報告、特に双方向的なやりとりが求められるものは基本、本機能で行っている。コメント欄を利用して、報告内容についての意見交換がなされることも。すべての回覧やレポートが全社員に公開されており、これを使うことで全社的な情報共有が加速した。多彩な事業を抱えるメゾネットさまの従業員は、勤務体系がバラバラ。その従業員らにとって、アクセスするだけで必要情報の確認ができる[回覧・レポート]は、「遺漏なき情報共有」を実現する場として重宝されている。モバイル端末で回覧内容を確認している社員もおり、「大変に助かっています」と評判も高い。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    一方向的で公的な社内の情報発信の場として利用されている。月に2回、社長からのメッセージが本機能で発信されるようになっており、そこで社員は、全社の方針や今後の方向性などを確認。それを現場の仕事に生かしている。

  • ToDo
    ToDo

    レアな予定の備忘録として活用されている機能で、[スケジュール]との併用で効果を倍加している。業務上、頻度の低い重要予定を本機能に登録。[ポータル]上で確認できるようにしている。[ToDo]は[スケジュール]のカレンダーにも反映されるが、[ポータル]に貼りつけて確認できる[スケジュール]の期間はせいぜい2週間程度。それよりも早く[ポータル]でリマインドしたい予定は本機能に登録し、早い時期に社員に予定周知ができるよう設定している。今後さらに本機能の利用を徹底していく。

お話をうかがったご担当者様

  • 総務部長 前田芳信 様

    desknet's NEOに上げられている情報を細かに見ていくと、一社員であっても全社的なことが把握できます。その気になれば、そういった情報を集めて、社の方向性などを俯瞰的に考えられるようにもなる。事業や部署の枠にとらわれずに会社のことを真剣に模索する、その道が開かれたということがdesknet's NEOの効果です。これによって、現場から全社的な取り組みに関する意見が出るようにもなってきつつあります。社の方針に決定権を持つ人と現場をつなぐ橋渡しの機能をdesknet's NEOは持っているんですね。

  • 営業本部長 菱田悦子 様

    事業や人員が増大するにつれて、社員間の連絡の密度が薄まったり、社員同士で名前も知らない、といったケースが出てくるようになりました。そんな人間関係の希薄化にdesknet's NEOが良い効果をもたらしてくれました。各種報告や他の社員のスケジュール状況などを確認する中で、疎遠な社員のことを知る機会が増えたのです。desknet's NEOによるコミュニケーションの活性化で、知らない社員と連携するきっかけも増え、社員同士のつながりが強まりました。これは嬉しい効果でした。

  • じねんと市場 店長 菱田知子 様

    弊社では[インフォメーション]で社長の考えを定期的に流していますが、ふだん社長と接する機会がない社員が社長の思考を共有できるということはdesknet's NEO導入以前は考えられないことでした。また弊社では、[ワークフロー]で、仕事現場で起きたお客さまとのドラマや接客のノウハウ、トラブル時の対処法なども共有しています。それまでは共有されることのなかったことがdesknet's NEOによって周知されるようになった。そういったことから社の透明性が増したと感じています。

  • 伏見力の湯 支配人 井門大和 様

    私が特に便利さを感じているのがモバイル端末で見られるという点です。desknet's NEOなら、報告や引き継ぎ事項をいついかなる時でも確認できます。トラブル対応や課題の内容などを出勤前に把握できます。そのため、出勤時には「出社したら自分はどう振る舞うべきか」という行動予定が立ち、心の準備も済んでいる、という状態になれます。先手先手で仕事ができるようになるのです。これは小さなことかもしれませんが、こうした積み重ねが職場をよりよくしていくと私は信じています。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
75ユーザー
導入時期
2013年

事業概要

企業名
株式会社メゾネット
URL
http://www.mezone.co.jp/
所在地
京都府京都市
設立
1998年
事業内容
温浴事業、不動産の運営管理・仲介事業、スポーツ事業、農産物直売事業、飲食事業、介護事業などの多彩な事業をはじめ、地球環境問題への啓発活動等も行う複合企業体。「LOHAS(ロハス)」を主軸の理念に据え、人の健康と地球環境の保全に貢献すべく経営を行っている。

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