株式会社エクシング
様の導入事例

株式会社エクシングさまは、化学薬品などの危険物物流、危険物に関する倉庫業務等を専門とし、全国31拠点を軸に「安全・迅速・確実」の輸送を行っています。高いプロ意識からでしょう。これは業界内でも珍しいことですが、同社では、構内業務を担当する社員だけでなく、輸送ドライバーの多くが危険物取扱者資格を取得し、仕事にあたっています。
プロフェッショナルとしての誇りが満ち満ちている現場では、物流に次ぐ事業として車輌マーキングも推進。そのクオリティは高く評価され、物流各社、および警視庁や消防庁などの車輌を年間1万台以上マーキングしています。
日本全国をダイナミックに駆ける社員同士は、情報共有に特別、力を入れてきました。そこで活躍しているのがdesknet's NEOです。今回は、旧版のdesknet's（以下「旧desknet's」と表記）の導入からdesknet's NEOへの移行までの経緯、またその活用法について話を聞きました。

── 御社では昔から情報共有に力を入れてきたそうですね。御社は旧desknet'sからのユーザーですが、その導入以前にも、すでに他社製のグループウェアを使用されていたとか。

使っていました。ですが、サーバーとの関係で動作が遅く、困っていたのです。加えて、ある時期にサポートも終了してしまった。そこで後継の製品をとリプレイスを検討を始めました。議論の俎上に上がったのは、日本トップシェアのグループウェアをはじめ、何種類かの製品でした。システム管理部がデモ環境でそれぞれを操作し、使ってみて、次第に候補をしぼりました。

── 旧desknet'sが最終的に選ばれたのはなぜでしょうか。

以前使っていたグループウェアと使用感が近く、違和感なくユーザーに使ってもらえると感じたからです。前のグループウェアは社内に相当に定着していました。ですから、社員にとって、リプレイスは下手をすると苦痛になるわけです（使い勝手が変わるため）。それゆえに、使用感が「似ている」、もしくは「わかりやすい」「やさしい」という製品であることが必須条件でした。旧desknet'sはデザインがやわらかく、親しみが持てました。また、デモ版で試してみると、各種機能も非常に使いやすかった。御社は業界でも定評があり、サポート面もしっかりしていましたし、イニシャルコスト、ランニングコストも格安でしたので、「ここしかないな」と導入を決断したのです。

── 旧desknet'sはすぐに社内に定着しましたか。

浸透は早かったですね。もちろんシステム管理部としても、たとえば［ポータル］のレイアウトを以前のグループウェアに近づけたりといった配慮はしました。ですが、そのような取り組みよりも、優れたUIがユーザーを惹きつけ、定着に一役買ったことが大きかったと思うのです。さらに、この定着の速さはdesknet's NEOになって一段と増しました。desknet's NEOになって、さまざまに機能面が充実したことも嬉しかったのですが、一番はデザインがさらに親しみやすいものに変わったことでした。弊社は車輌マーキングをしていますから、デザインに過敏に反応するのでしょうかね（笑）。

── ここで業務について伺います。「危険物」の取り扱いを主務とするエクシングさまですが、その業務には独特の緊張感が伴うのではないでしょうか。

そうだと思います。弊社は「風通しの良い職場へ」という挑戦を続けていますので、現場の社員はコミュニケーションの盛んな明るい雰囲気の中で仕事をしています。ですが、やはり危険物と関わり合う職務の性質上、油断はできないという意識が共有されています。扱う化学薬品の中でも危険なものは、保管温度によって自然発火したりします。そういったケミカル品は温度調整が難しく、夏と冬で対応も変わります。総じて、仕事がとてもデリケートなのです。

── 当然ながら、「無事故」が大きなテーマになりますね。どのような施策を実施されているのでしょうか。

例えば「ヒヤリハット」情報の浸透などです。事故にはならなかったけれど「あれは危なかった」「ヒヤリとした」といった経験が、現場で稀に生じます。運転上のことや、ケミカル品の扱い上のことなど、さまざまな場面でそういったことが発生します。いま言った例でいえば、化学薬品の管理温度設定を誤ったために、火事が生じかけた、ということが希少ながら起きます。そういったヒヤリハットの経験は即刻、共有しています。それに役立っているのがdesknet's NEOです。一例を挙げれば、［回覧・レポート］機能を用いてヒヤリハットの情報をまとめ、社員に発信。回覧は、読み手の「見た／見ていない」がわかりますし、コメントのやりとりもできますので、ひとつのヒヤリハット報告からさまざまな事故対策が案出できます。情報共有ツールとしての「こんな機能があったらいいな」が、［回覧・レポート］には全て備わっています。ですから、弊社ではメールはほとんど使わず、社員同士のコミュニケーションは［回覧・レポート］で行っています。

── 社内でのメール使用がほとんどない……。不便さはないですか。

全くありません。やりとりの速度はメールと変わりませんし、［回覧・レポート］なら、機密情報を外部に誤送信する心配もない。仕様上、外部に送れないようになっていますから。また、内容にミスがあっても、送信後の修正ができますし、サーバーへの負荷も回覧のほうが少なくて済みます。

── と、言いますと？

例えば、ファイルを添付したメールを一斉送信するとします。すると「送った件数分」のメールの記録と添付ファイルが重複してサーバーに蓄積されます。これはサーバーにとって負担です。一方、回覧は、サーバーに「１件分」の情報としてストックされ、社員はそれを「サーバーに見に行く」という仕組みになっています。すると、サーバーへの負荷は回覧１件分で済む。人数分のデータを蓄積する必要がない。これがサーバーへの負担を軽減しています。
現在、弊社では［回覧・レポート］のことを「社内メール」と呼んでいます。これで、報告という報告の全てをやりとりしています。日報も週報も回覧で提出・保存しています。

── 社員が全国を駆け巡る運送業で、情報共有をするというのは、困難だったのではないでしょうか。

それが積年の課題だったのですが、desknet's NEOを導入して解決しました。皆がメール感覚で［回覧・レポート］等を使うので、業務情報が詳細に、迅速に回覧へアップされるようになりました。それを見れば、各地の社員が何をしているかがわかる。すると、これまでほとんど関わりのなかった社員同士が「ああ、あいつ、こんなことしてんねんな」と働きぶりを確認し合って、人間関係のつながりを醸成するようになるのです。社員同士に新たな絆が生まれました。また、互いの仕事への取り組み方を学べるので、互いの良いところを吸収し合い、会社全体の仕事のクオリティも上がりました。無事故という点でいえば、現在、弊社には数十万キロ、数百万キロにわたって無事故・無違反走行を達成している社員が幾人もいます。そこにdesknet's NEOの影響があることは間違いありません。

── 旧desknet'sやdesknet's NEOの導入によって情報環境はどのように変化しましたか。

一言でいえば、社内システムがワンストップになりましたね。現在もdesknet's NEOの［ポータル］に業務関連のWebシステムを連携させたり、輸送に関連するニュース等のリンクを集約しています。数百台にのぼる業務車輌が記録したデジタルタコグラフのデータ報告などを行う、ドライバーの運転状況報告のフォーマットも［ポータル］で管理しています。あらゆる機能を［ポータル］に集約することで、「出社したらまずdesknet's NEOを開く」がユーザーの中で習慣化しました。

── それだけでも業務効率が向上しそうですね。

実際、業務の回転速度が上がりました。しかも弊社は、ガジェットで全国の交通情報や天気予報を［ポータル］に貼り付け、見られるようにしています。輸送に関わるさまざまな事前情報をリアルタイムで確認できるので、これがまた無事故につながっています。

── 働き方改革というか、働き方の質が変わったのですね。

変わりましたね。弊社の営業はdesknet's NEOによって直行直帰ができるようになりました。以前であれば、営業日報を提出するために、一日の業務のあとに帰社して、日報を起筆する必要があった。それが、現在はタブレットなどを使ってリモートアクセスで日報提出を行っていますので、夜、会社に戻らなくて済むようになりました。また、全国を駆け巡っている輸送関係の社員には、仕事の中で最寄りの拠点に戻るとか、拠点を中継するとか、そういった動きが必要です。輸送作業の中でそういった動きが入ると、輸送のスピーディさやダイナミックさが縮減してしまいます。それが、リモートアクセスを導入することで、わざわざ拠点に寄らなくても情報共有ができるようになります。すると、ダイナミックさを欠損せずに輸送を行うことができるようになる。これは効率が上がります。
全国のトラックを効率よく回し、危険物を輸送するうえで、情報共有は「肝」になります。それがスムーズに行えれば、ドライバーなども気持ちに余裕が出てくる。それがまた無事故につながっていると思います。

── 御社の無事故へのこだわりが感じられる、社の理念にあふれた取材となりました。本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。