導入事例

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導入事例のご紹介

desknet'sからdesknet's NEOへ――。安心・迅速の危険物輸送、無事故走行するドライバーを陰で支える充実の機能に喜び

株式会社エクシング

https://www.exing.co.jp/

  • 業種危険物輸送、建設機械レンタル業
  • ユーザー数250ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 使いやすい仕様、やさしいインターフェースが決め手で導入へ。

【効果】 「無事故」は危険物輸送の肝心。[回覧・レポート]がその支えに。

【応用】 [ポータル]を柱に業務が回る、その利便性が働き方を変えた。

株式会社エクシングさまは、化学薬品などの危険物物流、危険物に関する倉庫業務等を専門とし、全国31拠点を軸に「安全・迅速・確実」の輸送を行っています。高いプロ意識からでしょう。これは業界内でも珍しいことですが、同社では、構内業務を担当する社員だけでなく、輸送ドライバーの多くが危険物取扱者資格を取得し、仕事にあたっています。
プロフェッショナルとしての誇りが満ち満ちている現場では、物流に次ぐ事業として車輌マーキングも推進。そのクオリティは高く評価され、物流各社、および警視庁や消防庁などの車輌を年間1万台以上マーキングしています。
日本全国をダイナミックに駆ける社員同士は、情報共有に特別、力を入れてきました。そこで活躍しているのがdesknet's NEOです。今回は、旧版のdesknet's(以下「旧desknet's」と表記)の導入からdesknet's NEOへの移行までの経緯、またその活用法について話を聞きました。

使いやすい仕様、やさしいインターフェースが決め手で導入へ。

── 御社では昔から情報共有に力を入れてきたそうですね。御社は旧desknet'sからのユーザーですが、その導入以前にも、すでに他社製のグループウェアを使用されていたとか。

使っていました。ですが、サーバーとの関係で動作が遅く、困っていたのです。加えて、ある時期にサポートも終了してしまった。そこで後継の製品をとリプレイスを検討を始めました。議論の俎上に上がったのは、日本トップシェアのグループウェアをはじめ、何種類かの製品でした。システム管理部がデモ環境でそれぞれを操作し、使ってみて、次第に候補をしぼりました。

── 旧desknet'sが最終的に選ばれたのはなぜでしょうか。

以前使っていたグループウェアと使用感が近く、違和感なくユーザーに使ってもらえると感じたからです。前のグループウェアは社内に相当に定着していました。ですから、社員にとって、リプレイスは下手をすると苦痛になるわけです(使い勝手が変わるため)。それゆえに、使用感が「似ている」、もしくは「わかりやすい」「やさしい」という製品であることが必須条件でした。旧desknet'sはデザインがやわらかく、親しみが持てました。また、デモ版で試してみると、各種機能も非常に使いやすかった。御社は業界でも定評があり、サポート面もしっかりしていましたし、イニシャルコスト、ランニングコストも格安でしたので、「ここしかないな」と導入を決断したのです。

── 旧desknet'sはすぐに社内に定着しましたか。

浸透は早かったですね。もちろんシステム管理部としても、たとえば[ポータル]のレイアウトを以前のグループウェアに近づけたりといった配慮はしました。ですが、そのような取り組みよりも、優れたUIがユーザーを惹きつけ、定着に一役買ったことが大きかったと思うのです。さらに、この定着の速さはdesknet's NEOになって一段と増しました。desknet's NEOになって、さまざまに機能面が充実したことも嬉しかったのですが、一番はデザインがさらに親しみやすいものに変わったことでした。弊社は車輌マーキングをしていますから、デザインに過敏に反応するのでしょうかね(笑)。

「無事故」は危険物輸送の肝心。[回覧・レポート]がその支えに。

── ここで業務について伺います。「危険物」の取り扱いを主務とするエクシングさまですが、その業務には独特の緊張感が伴うのではないでしょうか。

そうだと思います。弊社は「風通しの良い職場へ」という挑戦を続けていますので、現場の社員はコミュニケーションの盛んな明るい雰囲気の中で仕事をしています。ですが、やはり危険物と関わり合う職務の性質上、油断はできないという意識が共有されています。扱う化学薬品の中でも危険なものは、保管温度によって自然発火したりします。そういったケミカル品は温度調整が難しく、夏と冬で対応も変わります。総じて、仕事がとてもデリケートなのです。

甲田さまの回覧・レポート一覧画面。やりとりが膨大になるため、重要度の「高/低」などをはっきりさせて、情報処理に優先順位をつけることも。

── 当然ながら、「無事故」が大きなテーマになりますね。どのような施策を実施されているのでしょうか。

例えば「ヒヤリハット」情報の浸透などです。事故にはならなかったけれど「あれは危なかった」「ヒヤリとした」といった経験が、現場で稀に生じます。運転上のことや、ケミカル品の扱い上のことなど、さまざまな場面でそういったことが発生します。いま言った例でいえば、化学薬品の管理温度設定を誤ったために、火事が生じかけた、ということが希少ながら起きます。そういったヒヤリハットの経験は即刻、共有しています。それに役立っているのがdesknet's NEOです。一例を挙げれば、[回覧・レポート]機能を用いてヒヤリハットの情報をまとめ、社員に発信。回覧は、読み手の「見た/見ていない」がわかりますし、コメントのやりとりもできますので、ひとつのヒヤリハット報告からさまざまな事故対策が案出できます。情報共有ツールとしての「こんな機能があったらいいな」が、[回覧・レポート]には全て備わっています。ですから、弊社ではメールはほとんど使わず、社員同士のコミュニケーションは[回覧・レポート]で行っています。

── 社内でのメール使用がほとんどない……。不便さはないですか。

全くありません。やりとりの速度はメールと変わりませんし、[回覧・レポート]なら、機密情報を外部に誤送信する心配もない。仕様上、外部に送れないようになっていますから。また、内容にミスがあっても、送信後の修正ができますし、サーバーへの負荷も回覧のほうが少なくて済みます。

── と、言いますと?

例えば、ファイルを添付したメールを一斉送信するとします。すると「送った件数分」のメールの記録と添付ファイルが重複してサーバーに蓄積されます。これはサーバーにとって負担です。一方、回覧は、サーバーに「1件分」の情報としてストックされ、社員はそれを「サーバーに見に行く」という仕組みになっています。すると、サーバーへの負荷は回覧1件分で済む。人数分のデータを蓄積する必要がない。これがサーバーへの負担を軽減しています。
現在、弊社では[回覧・レポート]のことを「社内メール」と呼んでいます。これで、報告という報告の全てをやりとりしています。日報も週報も回覧で提出・保存しています。

── 社員が全国を駆け巡る運送業で、情報共有をするというのは、困難だったのではないでしょうか。

それが積年の課題だったのですが、desknet's NEOを導入して解決しました。皆がメール感覚で[回覧・レポート]等を使うので、業務情報が詳細に、迅速に回覧へアップされるようになりました。それを見れば、各地の社員が何をしているかがわかる。すると、これまでほとんど関わりのなかった社員同士が「ああ、あいつ、こんなことしてんねんな」と働きぶりを確認し合って、人間関係のつながりを醸成するようになるのです。社員同士に新たな絆が生まれました。また、互いの仕事への取り組み方を学べるので、互いの良いところを吸収し合い、会社全体の仕事のクオリティも上がりました。無事故という点でいえば、現在、弊社には数十万キロ、数百万キロにわたって無事故・無違反走行を達成している社員が幾人もいます。そこにdesknet's NEOの影響があることは間違いありません。

[ポータル]を柱に業務が回る、その利便性が働き方を変えた。

── 旧desknet'sやdesknet's NEOの導入によって情報環境はどのように変化しましたか。

一言でいえば、社内システムがワンストップになりましたね。現在もdesknet's NEOの[ポータル]に業務関連のWebシステムを連携させたり、輸送に関連するニュース等のリンクを集約しています。数百台にのぼる業務車輌が記録したデジタルタコグラフのデータ報告などを行う、ドライバーの運転状況報告のフォーマットも[ポータル]で管理しています。あらゆる機能を[ポータル]に集約することで、「出社したらまずdesknet's NEOを開く」がユーザーの中で習慣化しました。

── それだけでも業務効率が向上しそうですね。

実際、業務の回転速度が上がりました。しかも弊社は、ガジェットで全国の交通情報や天気予報を[ポータル]に貼り付け、見られるようにしています。輸送に関わるさまざまな事前情報をリアルタイムで確認できるので、これがまた無事故につながっています。

危険物輸送を担うトラック。全国を走行している数百台のトラックドライバーが、desknet's NEOを起点に強固な連携を取り合っている。

── 働き方改革というか、働き方の質が変わったのですね。

変わりましたね。弊社の営業はdesknet's NEOによって直行直帰ができるようになりました。以前であれば、営業日報を提出するために、一日の業務のあとに帰社して、日報を起筆する必要があった。それが、現在はタブレットなどを使ってリモートアクセスで日報提出を行っていますので、夜、会社に戻らなくて済むようになりました。また、全国を駆け巡っている輸送関係の社員には、仕事の中で最寄りの拠点に戻るとか、拠点を中継するとか、そういった動きが必要です。輸送作業の中でそういった動きが入ると、輸送のスピーディさやダイナミックさが縮減してしまいます。それが、リモートアクセスを導入することで、わざわざ拠点に寄らなくても情報共有ができるようになります。すると、ダイナミックさを欠損せずに輸送を行うことができるようになる。これは効率が上がります。
全国のトラックを効率よく回し、危険物を輸送するうえで、情報共有は「肝」になります。それがスムーズに行えれば、ドライバーなども気持ちに余裕が出てくる。それがまた無事故につながっていると思います。

── 御社の無事故へのこだわりが感じられる、社の理念にあふれた取材となりました。本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    基幹システムへのリンクや、天気予報、交通情報のガジェットを[ポータル]に貼りつけ、業務上、タイムリーに必要な情報がワンストップで確認できるような仕組みを社員に提供している。[ポータル]を充実させることで、desknet's NEOが自然と社内に定着した。

  • スケジュール
    スケジュール

    各社員のスケジューリングに活用されている。社員の中には公私にわたる予定を全てdesknet's NEOの[スケジュール]機能に入力して管理している人も。「スマートフォンなどでも見られるため、外出する社員が多い弊社としては非常に助かっています」との声が聞かれる。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    ささいなやりとりから週報、日報の報告まで、さまざまなフェーズの社内コミュニケーションをすべて本機能で行っている。コメント欄を通じた双方向的なやりとりが可能なため、生産的な議論が回覧上で行われることも。社員同士のメールは行っておらず、社内コミュニケーションは基本[回覧・レポート]で行っている。本機能は社員から「社内メール」と呼ばれ、情報共有の最重要ツールとして愛用されている。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    もっぱら、社外とのやりとりに利用している。社内的な情報共有は[回覧・レポート]で行っており、使い分けがなされているため、秘匿性の高いファイルなどが社外にもれることもなく、「安心のメーラー」として活用されている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    社員全員に徹底するような連絡は[インフォメーション]を用いて行っている。[回覧・レポート]との活用のすみ分けを行うことで、どちらかというと回覧は「私的」、[インフォメーション]は「公的」といったニュアンスで社員が情報を運用するようになった。

  • ネオツイ
    ダイレクトメッセージ

    メールよりも敷居の低いコミュニケーションツールとして、チャット感覚で利用されている。スタンプ機能を愛用して、会話に緩急をつけている社員もいる。同機能によってITインフラ上でのコミュニケーションが多彩になり、促進された。

お話をうかがったご担当者様

  • システム管理部 次長 田中信一 様

    desknet's NEOをプラットフォームに、社内システムのITインフラの利便性が向上しています。desknet's NEOと基幹システムの連携はその一例ですが、今後は勤怠管理なども活用しつつ、テレワークなどの働き方改革も実現していきたいです。率先して改革を実践している、という事実は、社員に誇りを持たせてくれるはずです。

  • システム管理部 課長 志賀真一 様

    desknet's NEOのインターフェースは、これ以上ないというくらいのわかりやすさです。弊社は高齢の社員も多いのですが、ほとんどの社員が迷いなくdesknet's NEOを使えています。新社員がdesknet's NEOになじむのも早いです。こういったITツールは「定着してなんぼ」ですので、そこで威力を発揮できるdesknet's NEOは、すごい強みを持ったツールだなと思います。

  • システム管理部 主任 甲田雄大 様

    [回覧・レポート]は「確認済み」にすると[ポータル]上から未読のサインが消えてしまいます。そうすると、「あれ? この回覧って見たっけ?」と、本人がわからなくなってしまうことがある。その対策として、弊社ではdesknet's NEOの付箋機能を備忘録的に使って、見忘れ、見落としを防いでいます。これは御社から教わった利用法なのです。こういった利用法のアドバイスがもらえるようなサポートの充実も、本当にありがたいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
250ユーザー
導入時期
2013年

事業概要

企業名
株式会社エクシング
URL
https://www.exing.co.jp/
所在地
兵庫県尼崎市
設立
1960年
事業内容
旧desknet'sの導入は2012年から。全国31拠点の流通網を駆使し、ケミカル品をはじめさまざまな危険物の輸送を手掛ける。「安全・迅速・確実」をモットーに、無事故の輸送を継続。また、物流に次ぐ事業として車輌マーキングも推進している。そのクオリティは業界内でも高く評価され、物流各社、および警視庁や消防庁などの車輌を年間1万台以上マーキングしている。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

富士ゼロックス兵庫株式会社

http://www.fujixerox.co.jp/hgx/

富士ゼロックス兵庫株式会社はお客様の経営課題解決とビジネスの成長に向けて、ドキュメントとコミュニケーションに関わる課題を可視化し、全体最適の視点から、ソリューション&サービスを提供します。ソリューション&サービスの提供を通して、お客様の新規顧客獲得や業務プロセスの整流化、省エネ・省資源への対応を行い、お客様の経営課題である、売上拡大、コスト削減、ガバナンス強化などに貢献します。

お問合せ先:
営業統括部

TEL:078-232-3341 代表

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