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<この事例のポイント>
desknet'sの迅速な情報共有で、緊急時の職員連携も可能に。
最小限のコストで、住民サービスの質を高めることにも貢献。
環境モデル都市 熊本県水俣市では、「すべては住民サービスに直結すべき」という視点から、庁内で活用するITの品質やコストを徹底精査。オープンソースの推進~シンクライアントの全庁導入などを通して、TCO削減やPC廃棄にともなう環境負荷の軽減に取り組んできた。同様の基準から庁内の情報共有を活性化させるグループウェアにdesknet'sを採用。日常業務における住民サービスの充実はもとより、災害時緊急対応にも活用し、コストを抑制しながら確実・迅速な職員間の情報共有・連携の環境を整備している。
[導入経緯]
電子メール、掲示板、スケジュールなど基本機能のみの小規模自治体向けのグループウェアを使っていたが、市の業務の現状に対してスペック不足となっていた。庁内電算機器の更新時期にあわせて、導入ベンダーより自治体向けに特化したメーカー製グループウェアの提案もあったが、コストが高かったため、独自に各種製品を検討し、グループウェアをリプレイスすることとなった。
[製品採用]
水俣市のポリシーは“住民情報の保護を最優先するシステムの構築”と“住民サービスを低下させず構築コストを縮小すること”。導入時のコストだけではなく、運用面や機能性などを重視して、代表的なグループウェア製品を検討した。イニシャル&ランニングコスト、パフォーマンス、オープンソース環境への適合性、運用効率、付加機能およびバージョンアップ対応などの総合的な評価からdesknet'sを採用した。
[desknet's採用の決め手]
1. 携帯でどこからでもアクセスできる
2. コストパフォーマンス~機能&コストのバランス
3. 行政向けにカスタマイズする必要がない
4. オープンソースOS Solaris版への対応
5. 拡張機能やバージョンアップへの無償対応
[導入浸透]
カタログを使った機能紹介のみで、導入のための操作研修などは実施しなかった。従来のグループウェアとのインターフェースの違いなどを解説しただけで運用を開始し、当初は以前のグループウェアで使っていた機能のみを公開。職員が慣れたタイミングで各種機能を順次追加。実務で活用しながら自然に定着した。
以下の機能のほか、アドレス帳、アンケート、メモパッド、desknet's FAQなどを活用している。
[導入効果]
シンクライアントとのマッチングも良好で、職員がいつでも、どこでも行政情報に安全にアクセスできるようになり、住民サービスの向上につながった。水害対策などの防災情報や雨雲レーダー図をポータル画面に表示し、防災対応時には携帯で職員間の情報共有に活用するなど、緊急時の迅速な連携にも効果を発揮している。今後は、desknet's FAQを水俣市のナレッジデータベースとして育ててゆく方針。
住民サービスに効果を発揮するものであれば、メーカーやOSを自由に選択したいと考える水俣市のポリシーにも適合する製品と評価している。
最も利用度の高い機能。10MBを超える添付ファイルに関してはシリーズ製品である“desknet's DAX EXTRA”を利用しメールサーバへの負荷を軽減している。
市長、副市長以外の全職員が制限なしで利用。課内やプロジェクト内の予定管理にも活用している。iCal形式での連携が可能となったことでスマートフォン利用者のスケジュール管理が容易となり、事務効率の向上につながっている。
個人の備忘録として定着。小規模なプロジェクト管理にチェックリストとして手軽に利用。
相手のスケジュールも表示されるため、手軽な職員間メールとしても定着。
施設、備品、公用車管理を効率化。会議予定と施設予約を同時に登録、出向先からも予約できるなど、管理の効率化に貢献。
全職員への告知、各課内では回覧がわりに活用している。
各種申請書類のひな形、各種マニュアルの最新版の閲覧用に活用。
広報部門、建設部門など、特定部門に公開。10MBを超えるファイルについて利用している。職員にはWeb上の各種民間ストレージ・サービスの利用を禁じており、情報流出防止、安全な情報管理・受け渡しの観点からも重要な機能となっている。
[desknet's DAX製品サイト]