グループウェア導入事例：熊本県水俣市役所

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導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています　現在196件の事例を掲載

熊本県水俣市役所

http://www.city.minamata.lg.jp/

業種自治体
ユーザー数330ユーザー
利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

desknet'sの迅速な情報共有で、緊急時の職員連携も可能に。

最小限のコストで、住民サービスの質を高めることにも貢献。

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環境モデル都市　熊本県水俣市では、「すべては住民サービスに直結すべき」という視点から、庁内で活用するITの品質やコストを徹底精査。オープンソースの推進～シンクライアントの全庁導入などを通して、TCO削減やPC廃棄にともなう環境負荷の軽減に取り組んできた。同様の基準から庁内の情報共有を活性化させるグループウェアにdesknet'sを採用。日常業務における住民サービスの充実はもとより、災害時緊急対応にも活用し、コストを抑制しながら確実・迅速な職員間の情報共有・連携の環境を整備している。

導入の主目的

IT環境の更新のタイミングに合わせてグループウェアのリプレイスを決定。

［導入経緯］
電子メール、掲示板、スケジュールなど基本機能のみの小規模自治体向けのグループウェアを使っていたが、市の業務の現状に対してスペック不足となっていた。庁内電算機器の更新時期にあわせて、導入ベンダーより自治体向けに特化したメーカー製グループウェアの提案もあったが、コストが高かったため、独自に各種製品を検討し、グループウェアをリプレイスすることとなった。

製品決定

市の業務・利用環境に適合しそうな製品を複数検討。機能とコスト、運用負担軽減などの観点からdesknet'sに。

［製品採用］
水俣市のポリシーは“住民情報の保護を最優先するシステムの構築”と“住民サービスを低下させず構築コストを縮小すること”。導入時のコストだけではなく、運用面や機能性などを重視して、代表的なグループウェア製品を検討した。イニシャル＆ランニングコスト、パフォーマンス、オープンソース環境への適合性、運用効率、付加機能およびバージョンアップ対応などの総合的な評価からdesknet'sを採用した。

［desknet's採用の決め手］
1. 携帯でどこからでもアクセスできる
2. コストパフォーマンス～機能＆コストのバランス
3. 行政向けにカスタマイズする必要がない
4. オープンソースOS　Solaris版への対応
5. 拡張機能やバージョンアップへの無償対応

導入効果

必要な情報にいつでもアクセスできることが住民サービスのさらなる向上につながった。

［導入浸透］
カタログを使った機能紹介のみで、導入のための操作研修などは実施しなかった。従来のグループウェアとのインターフェースの違いなどを解説しただけで運用を開始し、当初は以前のグループウェアで使っていた機能のみを公開。職員が慣れたタイミングで各種機能を順次追加。実務で活用しながら自然に定着した。

以下の機能のほか、アドレス帳、アンケート、メモパッド、desknet's FAQなどを活用している。

[導入効果］
シンクライアントとのマッチングも良好で、職員がいつでも、どこでも行政情報に安全にアクセスできるようになり、住民サービスの向上につながった。水害対策などの防災情報や雨雲レーダー図をポータル画面に表示し、防災対応時には携帯で職員間の情報共有に活用するなど、緊急時の迅速な連携にも効果を発揮している。今後は、desknet's FAQを水俣市のナレッジデータベースとして育ててゆく方針。
住民サービスに効果を発揮するものであれば、メーカーやOSを自由に選択したいと考える水俣市のポリシーにも適合する製品と評価している。

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ご活用中の機能と使い方

ウェブメール

最も利用度の高い機能。10MBを超える添付ファイルに関してはシリーズ製品である“desknet's DAX EXTRA”を利用しメールサーバへの負荷を軽減している。
スケジュール

市長、副市長以外の全職員が制限なしで利用。課内やプロジェクト内の予定管理にも活用している。iCal形式での連携が可能となったことでスマートフォン利用者のスケジュール管理が容易となり、事務効率の向上につながっている。
ToDo

個人の備忘録として定着。小規模なプロジェクト管理にチェックリストとして手軽に利用。
伝言・所在

相手のスケジュールも表示されるため、手軽な職員間メールとしても定着。
設備予約

施設、備品、公用車管理を効率化。会議予定と施設予約を同時に登録、出向先からも予約できるなど､管理の効率化に貢献。
インフォメーション

全職員への告知、各課内では回覧がわりに活用している。
文書管理

各種申請書類のひな形、各種マニュアルの最新版の閲覧用に活用。
大容量ファイル送受信システム desknet's DAX

広報部門、建設部門など、特定部門に公開。10MBを超えるファイルについて利用している。職員にはWeb上の各種民間ストレージ･サービスの利用を禁じており、情報流出防止、安全な情報管理・受け渡しの観点からも重要な機能となっている。
[desknet's DAX製品サイト]

desknet's利用環境

製品名: desknet's／desknet's DAX
ユーザー数: 330ユーザー
導入時期: 2009年

事業概要

自治体名: 熊本県水俣市役所
URL: http://www.city.minamata.lg.jp/
所在地: 熊本県水俣市
職員数: 258名
自治体紹介: 熊本県の最南端、鹿児島と県境を接する人口2万7,736人の市。水俣病の経験と反省をふまえ、「環境・健康・福祉を大切にする産業文化都市」を基本理念に、官民協働で環境重視型のまちづくりに取り組み、持続可能な社会の構築や環境を重視した計画を推進。2008（平成20）年7月、日本政府が認定する最初の「環境モデル都市」全国6（現在13）自治体のひとつに選定される。海、山、温泉など恵まれた自然環境を活かした観光振興や無農薬農産物による地域おこしにも積極的に取り組んでいる。