分譲・賃貸マンション、オフィス・商業施設、学生会館などの管理・プロパティマネジメントを手がける伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様。取引先からの信頼も厚い総合不動産管理会社です。
お客さまとの意見交換やフォローの経緯、物件情報をナレッジとして有効活用する観点から、早期よりグループウェアについても着目。しかし、既存製品のレスポンスが悪く、社外からスケジュール、メールの活用もできないことがやがて不満の声に……。
そこで新たに採用したのがdesknet's NEOでした。社員の要望にいかに応え、活用を推進・定着させたのか？　お話をうかがいました。

── マンション・建物のマネジメントは私たちの暮らしに密着した仕事と言えますね。

お客さまの大切な資産であるマンションを見守るのが私たちの仕事です。たとえ新築のマンションでも、いつかは建物の老朽化や居住者様の高齢化などの課題に直面することになります。物件の所有者や管理組合の皆さまと密接なコンタクトをとりながら、資産価値の維持・向上につながるプロパティマネジメントを提供しています。

──物件の資産価値を守るだけではなく、高めていくこともサービスの特色とか。

近年取り組んでいる「100年マンション研究会」というプロジェクトもその一環です。
管理組合様との連携で、的確な耐震診断や改修を計画的に進め、世代や価値観の違うお客さまの合意形成に積極的に関わり魅力的なコミュニティを創造します。ソフト＆ハード両面にわたるサポートで「永く住みたくなるマンション」に育てていくのです。
何よりマンションは一生に一度の大切なお買い物ですから、「伊藤忠アーバンコミュニティに任せて良かった」とお客さまに満足していただけるようなサポートをつねに大切にしています。

── 業務には以前よりグループウェアを導入なさっていたようですね。

著名なクライアント・サーバー製品を採用していました。営業スケジュールや業務メール、訪問先各物件の契約情報や管理記録、社内会議室などの施設予約などが、主な利用機能でした。

── どのようなきっかけでリプレイスすることになったのですか？

まずは極端なレスポンスの悪化です。システムやOSの更新と製品の適合性、サーバーの老朽化、年々増え続ける蓄積データの増加など、さまざまな要因が想定できました。
さらに深刻だったのは、外部からスケジュール確認などのアクセスが一切できなかったことです。社内利用限定で、外からは一切見られない状態でした。

── 外部からアクセスできないと、実務上不便を感じることも多かったでしょう。

そうなんです。物件の管理担当者は、顧客物件訪問時に出先からアクセスできないため、各自プリントアウトしたスケジュール表を持ち歩き、調整や確認が必要な場合は、電話や携帯メールで連絡し合っていました。リアルタイムのスケジュール確認ができないために、急な空き時間を効率よく活かせず、わざわざ会社に戻って翌日のスケジュールを確認し合うなど、日々の営業活動にも融通が利かないことが多かったのです。

── そこで製品自体を見直すことになったのですね。

社内利用でもレスポンスは相当落ちていました。ちょうど“働き方改革”の推進が始まり、スケジュールの有効活用が強く求められていましたし、それ以上に「出先でもっと使いやすいグループウェアを！」という社員の熱い要望が高まっていたのです。
「外部からのアクセス」をキーワードに、製品の見直し、リプレイスが決定しました。

── まず、製品選定の手法について教えて下さい。

グループ各社の事例も参考にしながら、日ごろIT業務で協力関係にある伊藤忠テクノソリューションズを検討コンサルとして迎え、複数の製品を比較検討しました。
当初「物件の契約情報やコンサルのナレッジ情報をデータベース化して活用したい」などの要望も出て製品を検討しましたが、すべてを実用化するには、手間もコストもかかり過ぎることがわかりました。
まずは、社員から最も要望の高かった「安全に外からアクセスできる」環境を整えやすく、コミュニケーションに特化したもの。現場の機動力や営業力の強化に即効性のある製品という観点から選定することにしました。

── どのように製品を絞り込み、比較検討なさったのですか？

いくつか製品を調べた上で、親会社の伊藤忠商事で導入活用している製品、それからdesknet's NEOと競合製品の3製品に絞り込み、機能とコストのバランス、ナレッジ共有などの将来的な発展性に期待が持てる製品か？　などを基準に検討しました。

desknet's NEOはグループ内の不動産関連事業各社での導入実績が多く、「使い勝手がいい」「視覚的にわかりやすく劇的に変わるかもよ」など、担当者レベルの評価が高かったのも採用の重要なファクターとなりました。
さらに、ネオジャパン担当者のコンサル力や丁寧なフォローにも信頼が置け、大阪の子会社IUCコミュニティライフが200人規模で先行導入した際には、導入スタートから1〜2週間で教育〜起ち上げまでをスムーズに進めてくれました。
会社としてもしっかりサポートしてくれるだろうという、良い前例になりましたね。

── クラウド版を採用していただいた理由はなんですか？

オンプレミスではコスト高になってしまい、クラウド版のほうが有利だったからです。クラウド版の魅力はなんといってもメンテナンス・フリーなところにつきます。自分たちの手をわずらわせることなく、つねに最新最適な環境を提供できます。
オンプレミスではサーバーの管理も必要だし、なかなかそうは行きませんよね。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・大規模ユーザーの利用におけるコスト・パフォーマンス
・コストと機能のバランス
・グループ各社の導入実績とIT担当者の高い評価
・メンテナンス・フリー、安定運用が可能なクラウド版

── 社内教育、データ移行などはどのように実施しましたか？

教育にはあまり手をかけず、導入前に社内説明会を行い、利用開始後は社内ヘルプデスクでサポートしました。切り替え当日はIT企画部全員が早朝出社して混乱に備えたのですが、結局一件も問い合わせがないまま。その後数日でスムーズに定着しました。

データ移行については、社員情報などはすべてCSVアップロードできましたし、各部の業務情報については顧客対応などで過去データが必要な部署だけ要望に応えました。それも10〜20ユーザー程度です。あとは必要な時だけ参照できるよう、前製品を並行運用しました。すでに過去データ参照の役目を終えたので、停止が決定しています。

── desknet's NEO導入後、真っ先に感じられた手応えはなんですか？

やはり、当初から要望が高かった外部からの[スケジュール]活用です。
社内会議の設定や予約変更が営業先から自由に行えるようになり、「明日何か予定が入っているかもしれない」と、確認のためにわざわざ会社に戻る必要もなくなりました。営業先ですべてチェックでき、翌日のアポ取りや同行の依頼も出先で即決できます。
マンションのオーナーや管理組合などお客さまの緊急要請にも対応しやすいし、物件の視察や、管理・フロント・清掃スタッフとの打ち合わせもすぐに調整できます。
直行直帰しやすくなったことで、始業時の起ち上がりは早く、終業間近まで業務を詰められるようになり、さらに案件、訪問先が有効に入れられるようになりました。

── [ウェブメール(IMAP)]のご活用状況はいかがですか？

ウェブメールはIMAPで、メールサーバー側のセキュリティを強化しています。見た目も使用感も変わりませんが、ユーザーに意識させずに安全な環境で運用できるのはいいですね。中でも特に気を配ったのが添付ファイルの取り扱いで、スマートフォンで[ウェブメール(IMAP)]を閲覧する際には、添付ファイルをダウンロードできない設定にしています。
仮に添付が開けたとしても「あの小さな画面でどれほどの作業ができる？」という疑問があります。スマートフォン本体も紛失盗難〜情報漏洩のリスクが高いので、あえて制限を設けました。
当社の情報は、すべて親会社と同等の厳しいセキュリティポリシーに基づいて運用しており、出張などで添付ファイルの作業が必要な社員は、別途モバイルデバイス管理ツールを適用して、ノートPCでdesknet's NEOを利用することにしています。

独自のセキュリティ条件にも対応でき、添付ファイルのダウンロードなども柔軟にコントロールできるのが、管理者視点から見たdesknet's NEOの良い点ですね。

── 厳格なルールが、情報を扱う緊張感にもつながっているのですね。

「添付ファイルを見られるようにして欲しい」という声も上がるのですが、そこはなぜダメなのか理解することで、セキュリティ意識の共有にもつながると思うのです。
ルールは厳格ですが、セキュリティ上の問題や情報漏洩のリスクさえなければ、アイデアを活かし、安心して自由にどんどん使って欲しいというスタンスです。

── 導入後短期間で[ポータル]もなかなかの充実ぶりです。

タブの設定で「社長メッセージ」や各部署ごとにコンテンツを開設して、最新の業務情報を参照しやすくしました。
「社長メッセージ」は主に四半期決算ごとのマネジメントメッセージで、年頭挨拶や年度方針、事業指針、役員人事、社員へのメッセージなどを掲載しています。

── desknet's NEOで得られた全社的な変化や効果について教えて下さい。

「外からグループウェアにアクセスしたい」という社員の要望が高まっていただけに、desknet's NEOの導入直後から「待望のツールがやってきた」と、ユーザーがとにかく積極的に活用してくれました。今思えば、まるで乾いた砂に水がしみこむように、利用浸透は速かったと思います。ユーザーの熱意が短期間での利用浸透・機能活用の深さにつながっているのですね。
今後も「セキュリティは厳格に。活用は自由に」を基本ポリシーに、まだ公開していない機能の活用手法や可能性についても検討していきたいと思います。

── 社員の皆さんの熱意と意欲が利用促進に直結している好例でした。本日は貴重なお話をありがとうございました。