導入事例

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導入事例のご紹介

横浜市総合リハビリテーションセンター(社会福祉法人横浜市リハビリテーション事業団)

http://www.yokohama-rf.jp/

  • 業種福祉施設
  • ユーザー数250ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

利用者の立場で一貫した福祉サービスを提供することを目的に開設された横浜市総合リハビリテーションセンターでは、ネットワークの利用を活性化し、職員の情報共有や意見交換、事務手続きなどを効率化するためのツールとしてグループウェアdesknet'sを採用した。導入の結果得られたゆとりと時間は、福祉の現場で、さらに質の高い仕事を実現するために活かされている。施設への導入成功をふまえ、同じく社会福祉法人横浜市リハビリテーション事業団の施設である「障害者スポーツ文化センター 横浜ラポール」と「地域療育センター」(西部、北部、戸塚)の各施設への導入、施設間の連携もすでに決定している。

導入前の課題

コミュニケーションを深め福祉サービスを向上させる 新たなネットワーク活用のためにグループウェアを採用。

[導入経緯]
すでに利用されているネットワークのパフォーマンスを活かして、より高度なIT活用を実現するために新たなソフトウェアの導入を検討。職員の能力を高め、利用者への福祉サービス向上につながるITツールとしてグループウェアの存在に着目。横浜市のグループウェアの活用状況なども視察したうえで、社会福祉法人横浜市リハビリテーション事業団の実情にふさわしい製品の検討に入った。

[導入前の状況]
インターネットやeメールはすでに職員間に浸透しており、調査や研究、情報交換などで活用されていたが、さらにスケジュールの確認や設備・備品の予約などを効率良く実現できるITツールが必要となっていた。

製品決定

福祉の現場を犠牲にしない導入~管理・運用のしやすさ、優れたコストパフォーマンスなど総合的な判断でdesknet'sを採用。

[採用条件]
福祉の業務や現場に支障を来すことがないよう、導入~浸透に手間や時間がかからないこと。部門ごとの現場に併設されている各事務所では、スタッフがパソコンを共有しているケースもあることから、空いているパソコンにログインしてすぐに活用できるWebベースの製品desknet'sに注目・採用した。
ITの専門担当者がいなくとも管理・運用がしやすいことも大きなポイントだった。競争入札を経て最も有利な条件の納入企業を選定したので、結果としてコストパフォーマンスも製品決定の決め手となった。

[desknet's採用の決め手]
1. 各部門の空いているPCに、いつでもログインして活用できる使いやすさ。
2. IT専任者がいなくても、導入~管理・運用が容易なこと。
3. 将来的なユーザー増に対応可能な、優れたコストパフォーマンス。
4. 特別な社内教育を必要としない、明快かつ、分かりやすい機能。

導入効果

導入浸透をはかるため、当初は管理職による利用を徹底。社内教育は実施せず、ヘルプ機能の活用で全職員への定着を実現。

[導入浸透]
まず各部門の管理職にdesknet'sの導入目的を説明し、部内で率先して活用してもらうよう徹底した。
導入後の浸透には、前センター長の「ITツールを積極的に活かそう」という影響力を発揮する提言もあり、無理なく進行した。利用上の不明点などついては「困った時はヘルプへ」と、desknet'sのヘルプ機能の活用を呼びかけた。その結果、特別な社内教育は実施しなかったにもかかわらず、導入後1~2週間で利用率は高まっていった。

[導入効果]
広い施設に部門ごとの現場・オフィスが分散されているが、desknet'sの導入で予定の確認、設備予約などの業務が居ながらにしてできるようになった。その分、各専門分野の職場の業務に専念できるようになった。また、[回覧板][電子会議室]などの機能については職員が自主的に関心を寄せ、業務に適した活用を開始している。時間がなく一度に集まるのが難しいスタッフの知識や情報、意見の交換などが実現し、各部門の動きや活動状況も分かるようになった。職員間の相互理解も深まり、業務の効率化が進んだ。
結果として、利用者へのサポートにより多くの“パワーと時間”をかけられるようになった。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    個人のスケジュール管理の他、部門内での活用法については各部署ごとに利用法が定着。
    それぞれの部門の業務に適した活用を行っている。

  • 設備予約
    設備予約

    導入前は直接総務課へ職員が出向いて会議室、備品、車両などの予約を行っていた。
    desknet'sの導入によって各部署に居ながらにして予約状況の確認と予約が行えるようになり、業務効率が大幅に向上した。

  • 文書管理
    文書管理

    各種書類保存、申請書類フォーマットの最新版などを管理している。

  • 電子会議室
    電子会議室

    時間が合わず、集まりにくい職員間の意見交換と情報共有に活用している。

  • 回覧・レポート
    回覧板

    スタッフの閲覧状況が分かるので、メールとは異なる職員間の連絡手段として定着。

desknet's利用環境

製品名
desknet'sスタンダード版
ユーザー数
250ユーザー
導入時期
2005年

事業概要

団体名
社会福祉法人横浜市リハビリテーション事業団
URL
http://www.yokohama-rf.jp/
所在地
横浜市港北区
設立
1987(昭和62)年10月
職員数
400名
事業内容
横浜市におけるリハビリテーションの中核機関として開設。保健・福祉事業を包含した総合的かつ一貫したサービスを提供する施設として、診療所、知的・肢体・難聴通園施設、就労支援施設、企画研究部門などに多彩な医療・福祉の専門スタッフを配置。地域の関係諸機関・施設とも連携しながら、年齢や障害の種別を問わず、一人ひとりのニーズに応じたリハビリテーション計画を作成・実施している。

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