導入事例

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導入事例のご紹介

社会福祉法人 よいち福祉会

https://www.fruit.or.jp/

  • 業種高齢者福祉・児童福祉
  • ユーザー数80ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 業務のIT化の一環で、当初はメール環境を整備するためにグループウェアに着目。

【採用】 現場の責任者等に試用してもらった際に出てきた要望の声。それらに応え得た製品としてdesknet's NEOを選定。

【効果】 介護現場等にいる職員とのスピーディなコミュニケーションが実現するなど、業務が迅速化。

本拠点・高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」

社会福祉法人 よいち福祉会さまは、北海道余市町にある高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」と、仁木町にある児童養護施設「櫻ヶ丘学園」を中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業の二本柱を手がけています。
前者については道内7拠点を擁し、特別養護老人ホーム、居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、ショートステイ、デイサービス、グループホーム、訪問介護、訪問看護、サービス付き高齢者向け住宅などの経営を行っています。
一方、後者については道内4拠点を中心に、児童養護施設、保育園を経営しています。
地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら、質の高いサービスの提供に努めてきたよいち福祉会さま。今回は、ITへの関心も高い同会に、福祉の現場で役立つdesknet's NEOの実情について聞きました。

業務のIT化の一環で、当初はメール環境を整備するためにグループウェアに着目。

── よいち福祉会さまは、ITによる業務効率化に積極的に取り組まれてきたと伺っています。詳細について教えていただけますか。

desknet's NEOの前身であるdesknet's スタンダード版を導入したのが2005年です。また、2006年には、他社製のサーバーを用いてのチャット環境を構築しました。コミュニケーションツールを仕事に組み込むことで、地域に点在する拠点や部署間、変則勤務の職員間のコミュニケーションを改善し、業務の効率化を実現すること、また当時、行政からの通知等が徐々にメールで来るようになっていたため、それに対応するというのが当初の目的でした。
それ以前でいえば、当時の副施設長(現・理事長)が旗振り役となって1998年に介護版の電子カルテを導入、当法人のサービスにおける利用者さまへのケアの質向上を目的に業務のIT化を推進してきました。

── 相当に先駆的ですね。

それでも、当時の多くの福祉施設と同様、よいち福祉会も、予定や連絡事項の共有はホワイトボードや紙で行い、決裁や稟議関係の処理も紙ベースで実施していました。こうした物理的なやりとりに特に不満は感じていませんでした。

── desknet's スタンダード版の導入・社内への浸透はスムーズでしたか。

旧desknet'sの導入のきっかけは、メール環境を整える必要に迫られたことにありました。先ほど述べた「行政の通知がメールで来る頻度が増えた」こともその要因のひとつです。ですから、メール以外のグループウェアの機能は、ほとんど使わずじまいになっていました。
旧desknet'sを採用することに決めたのは、近隣の役所や企業などで、先行して旧desknet'sを活用している事例があったことや、コストパフォーマンスが良いから、という理由によりましたね。

── 現在はdesknet's NEOの機能が職場で活躍していますね。この変化には何かきっかけがあったのでしょうか。

地域の大型商業施設内に、当法人の地域包括支援センターがテナント移転してオープンすることになったのです。商業施設のなかですから、病歴や虐待の有無といったデリケートな個人情報を扱うための配慮が必要です。人目につくところでそれらについてコミュニケーションをするわけにはいきませんし、壁に紙を貼り付けたり、ホワイトボードを目立つところに置いたりして連絡する、というわけにもいかない、という話になりました。個人情報が外部の目にふれることを避けたかったんですね。
そこで「グループウェアで情報共有ができないか」という声が出て、改めてdesknet's NEOの諸機能と向き合うことになりました。それが2016年、まさに旧desknet’sからNEOに移行する時のことです。ということは、実に10年以上も、私たちはdesknet's製品をグループウェアとして使っていなかったことになります。

現場の責任者等に試用してもらった際に出てきた要望の声。それらに応え得た製品としてdesknet's NEOを選定。

── グループウェアの機能を検討するにあたって、他社製品との比較もされたのでしょうか。

旧desknet'sを選ぶ時に行いました。(国内外の有名どころの他社製品を指折り挙げつつ)しかし、desknet's NEOへ移行する時は、10年以上活用できなかったdesknet’s製品を活用することを基本方針としました。お試し版などを使い、現場の責任者等に試用してもらうなかで、使い勝手の良さ、ユーザーインターフェースの良さから、desknet's NEOの支持が集まっていきました。ポータル画面をはじめ、各種画面の見た目のやさしい感じが「福祉施設にぴったりなのではないか」等、現場からの要望の声も寄せられ、最終的にdesknet's NEOを使おうという決断に至りました。

「フルーツ・シャトーよいち」内にある憩いの中庭

── 各機能を皆に使ってもらうために工夫されたことはありますか。

デフォルトで備えられている25の機能すべてを一挙に使い始めるのではなく、まずは[スケジュール]や[設備予約]など一部の機能を浸透させることを心掛けました。特別、社内教育の場を設けることはしていませんので、その分、使い方がシンプルなもの、書式等さえ決めてしまえば利用に困らないものを中心に実用を始めました。
そのうえで、当法人では、介護版電子カルテや内線番号表など、業務に必須な情報へアクセスするためのリンクの多くをアイコンにして共有ポータルに貼り付けています。つまり、desknet's NEOのポータルを経由しなければ仕事が始められない、進まないといった状態にしたのです。そうすることで、皆のなかでdesknet's NEOにログインすることが、習慣化され、定着し、自然なことだといった認識になっていきました。
加えて、シングルサインオンが可能であることもdesknet's NEOの浸透に有効だと感じています。一度のユーザー認証処理を経るだけで、desknet's NEOに限らず社内の諸機能が使えるようになるので、多くの職員にとってグループウェアにアクセスする敷居が低くなりました。以前はメールすら見てくれなかった職員も、シングルサインオンのおかげでdesknet's NEOを使用するようになりました。

介護現場等にいる職員とのスピーディなコミュニケーションが実現するなど、業務が迅速化。

── 導入後にどのような効果が現れましたか。

地域包括センターの職員は外勤が非常に多いので、以前はスケジュールの共有や予定の調整が難しかったのですが、desknet's NEOを使い始めてからは、徐々に皆が[スケジュール]機能に着目し、それを活用・予定を入力するようになって、改善していきましたね。情報共有が密に行えるようになりました。
また、たとえば利用者さまなどのもとへ訪問をしている職員に連絡をとりたい時に、「今、彼女は訪問中だから、〇〇時になったら電話を入れよう」といった感じで、電話をするタイミングも計れるようになりました。これが結構、私たちにとって重要でした。というのも、当法人には、他の職員への連携がうまくいかず、何度も電話をかけるようなことが頻発していたのです。ですが、[スケジュール]機能で相手の予定が把握できれば、確実な電話対応ができるようになる。これによって連携がスピーディになりました。
当初は、ホワイトボードや貼り紙なしでは、業務はやっていけないのではないか、との懸念もありましたが、本格導入から1年ちょっとで、それが杞憂であったことがわかりました。

── 特に評価が高い機能などがあれば教えてください。

トライアルの段階で意外に感じたのは、[ネオツイ]の評価が高かったことです。[つぶやき]も[ダイレクトメッセージ]も共に人気がありました。どちらも簡易的で、心理的に軽い気持ちで発信でき、通知もわかりやすいので、情報共有をする時に便利だと判断されたのでしょう。特に[ダイレクトメッセージ]が頻用されていて、それこそ「〇〇さんから電話がありました。折り返しこちらから電話をするよう先方にお伝えしました」といった伝言をやりとりするのに役立っています。
当法人では、御社のビジネスチャットツール、ChatLuckも導入しています。[ネオツイ]の[つぶやき]なら全職員に一括で情報提供ができますが、細かく手早い連携、特に全体に周知する必要のない、部署ごとの情報共有などにはChatLuckを生かして連絡をしています。

── 本日は興味深いご意見をお聞かせいただきありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    社内業務システムのイントラ環境にアクセスするためのリンクをすべてポータル画面に集約。これによって、職員みなが必ず 同画面を経由して日々の仕事をするように。自然、desknet's NEOにログインする習慣も定着した。

  • スケジュール
    スケジュール

    全職員のスケジュールを共有。相手の状況をつぶさに確認できるため、相手のことを慮りながら、かつスピーディに連携をとることができるようになった。細やかな配慮が大切な介護の現場にあって大変に有用なツールとなっている。

  • 設備予約
    設備予約

    主に公用車等の管理に用いている。車両の出入りが頻繁にあるため、日々の業務に欠かせない機能。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    インシデント管理やヘルプデスクの案件情報を共有することなどに利用している。稟議や決裁等の役割をもたせて利用するまでには至っていないが、今後、そういった用途に用いる予定。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    職員が気軽に扱える、連携上の重要なツール。発信への敷居が低いと感じられるため、グループウェアの試用段階から人気があった。自然と利用するようになり、法人内に定着している。このことがChatLuck導入を前向きに考えるきっかけになった。

お話をうかがったご担当者様

  • 法人本部 情報システム室 本部次長・室長 松井 忍 様

    現在、よいち福祉会で使っているdesknet's NEOの機能は5つです。20代から50代、60代まで、幅広い年齢層の職員がグループウェアになじんで使っています。ひとつひとつの機能を、様子を見ながら浸透させていって、これからも適宜、使用する機能を増やしていこうと考えています。充実したサポートや機能の追加などがあるのも魅力の一つですね。今後はdesknet's NEOとChatLuckの連携がより一層進むことを期待しています。

  • 法人本部 情報システム室 事務員 亀尾 舜 様

    入職してまだ満3カ月の私ですが、desknet's NEOの基本的な操作については、すでに覚えることができています。たとえば[ワークフロー]についても、使い方が難しいといった印象はほとんど抱いたことがありません。もちろん、それは周囲の先輩のサポートがあってのことですが、わかりやすいインターフェースというのがdesknet's NEOの強みなのかな、と感じています。

  • 地域密着型特別養護老人ホーム ゆうるり 施設長補佐 太田 郷史 様

    道内は広大です。私が主に勤めている老人ホーム・ゆうるりは、よいち福祉会の中心拠点から片道25キロメートルのところにあります。しかも、本体施設との行き来などもあるうえ、変則勤務の職員もいるため、これまでは情報共有が本当に課題でした。desknet's NEOを導入して以来、その共有の充実に光が見えたのは大きな収穫です。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
80ユーザー
導入時期
2005年

事業概要

法人名
社会福祉法人 よいち福祉会
URL
https://www.fruit.or.jp/
所在地
北海道余市郡
発足
1990(平成2)年
紹介
社会福祉法人 よいち福祉会は、北海道余市町にある高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」と、仁木町にある児童養護施設「櫻ヶ丘学園」を中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業を手がけている。地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら質の高いサービスの提供に努めている。

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