グループウェア導入事例：神奈川県司法書士会

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導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています　現在196件の事例を掲載

神奈川県司法書士会

http://www.shiho.or.jp/

業種神奈川県内の身近な法律家
ユーザー数1,000ユーザー
利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

運用経費がかかる既存のシステムから、クラウドグループウェア desknet'sにリプレイス。

県内1,000ユーザーの情報共有を低コストで実現。

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導入の主目的

独自に開発したシステムが耐用期限切れとなり、更新作業に余剰なコストがかさむばかりだった。

［導入経緯］
以前は会員向けの情報共有ソフトとして専用のものを独自に構築依頼し、イントラネットで情報交換・共有していた。しかし、OSやブラウザのバージョンアップのたびに不具合が生じ、更新作業が発生。余剰コストばかりがかさんでいた。会員数も増え続け1,000人規模になるのを機に、費用対効果を考えパッケージ製品の採用を検討することとなった。

製品決定

会員の使いやすさとコストパフォーマンスを重視し、クラウドグループウェアdesknet'sへリプレイス。

［製品採用］
パッケージ製品の導入に先駆け重視したのは、すべての会員にとって使いやすく親しみやすい製品であること。さらに、1,000ユーザーによる活用という観点からコストパフォーマンスを特に重視した。それらの条件から複数の製品を検討し、desknet'sを採用した。また、ITの専任者やセクションがいないため、きめ細やかなサポートや万一の際の保障を評価してホスティングサービスによる運用とした。

［desknet's採用の決め手］
1. 1,000ユーザー利用におけるコストパフォーマンス
2. 導入しやすいWebベース（会員は県内全域、利用環境も異なる）
3. バージョンアップにもコストの負担がない
4. 各機能をすぐに使いこなせるわかりやすさ

製品決定に際しては、機密保持契約や業務委託などの検討に特に重点を置いた。
「IPアドレスを管理できる」「システム管理・運用負担が軽減できる」「データセンタで専任スタッフが契約に基づき運用・管理してくれる」などの安心感や信頼感がdesknet's＋専用サーバプラン導入の大きな決め手となった。

導入効果

全会員に短期間で浸透し、ナレッジ共有の場として活用。高い検索性を活かし、各種文書の利用もスピードアップ。

［導入浸透］
導入に際して、特別なレクチャーやマニュアル作成、配布などは一切行わなかった。混乱を防ぐため、半年間は過去のシステムと併用。会員にはdesknet'sへの全面移行の期日を伝え、各会員・事業所ごとに活用に慣れてもらい、自然な浸透をはかった。

以下の機能のほか、今後も業務の実情に合わせ必要な機能をタイムリーにリリース（表示）してゆく予定。

［導入効果］
遠隔地の会員同士のコミュニケーションや情報共有も容易になった。担当する案件によっては、その事案に精通した他の会員にアドバイスをあおぎ[電子会議室]で共有するなど、活用の領域も広がっている。また、検索の機能が高く、[文書管理]の中からいつでも必要なものが入手できるようになり、各種事務処理作業や資料確認の効率も上がった。

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ご活用中の機能と使い方

電子会議室

各種委員会で会議の調整や議題の準備に活用。アクセス権を設け、ある一定のテーマに関してグループで活用するなど利用度は高い。全会員が見られるフリートークなどを通じ、情報交換の場としても活かされている。
文書管理

裁判所からのひな形（破産の申立書、成年後見の申立書などの各種書式）、会則・規則、その他各種申請書類など事業に必要な文書を保管。検索ができるので確認時の利便性も高く、利用会員が多い。
インフォメーション

トピックス的な業務情報や新情報、会からの各種告知情報を掲載。
スケジュール

各自業主の宰領で利用。会全体のスケジュールは、行事予定を記すオリジナルのカレンダーをタブでリンクして独自に設定。desknet's内でシームレスに活用している。

desknet's利用環境

製品名: desknet'sエンタープライズ版
ユーザー数: 1,000ユーザー
導入時期: 2009年

事業概要

法人名: 神奈川県司法書士会
URL: http://www.shiho.or.jp/
所在地: 横浜市中区
設立: 1967年(昭和42)12月
会員数: 司法書士960名　司法書士法人48法人
事業内容: 神奈川県内の全ての司法書士有資格者が登録を義務づけられ、司法書士法にのっとり運営されている特別民間法人。司法書士の使命や職責を尊重し、その品位保持や司法書士業務の改善進歩を図るために、会員の指導および連絡に関する事務を実施。神奈川県全域の司法書士960名と48法人が所属（登録者数全国5位）している。