見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

東北地方の日本海側にあり、田沢湖や男鹿半島、白神山地などの雄大な自然が数多く残る秋田県。「やさしい秋田」を合言葉に、子育てやバリアフリーなど、人に優しい取り組みを積極的に行っている秋田県県庁では6000人もの職員たちが活躍しています。
desknet's NEOを導入したことで大量のユーザーから同時アクセスしても、システムの動作が極端に遅くなることがなくなり、さらにサーバー台数の大幅削減に貢献。
新たなグループウェアの導入で、スマートデバイスの実用化によるリモートワークの実現に向けて取り組んでいます。

── まずはグループウェア導入の背景についてお聞かせください。

desknet's NEOを導入する前、2つのメーカーのグループウェアを利用した経験がありました。旧システムでは利用時に極端に動作が重くなることがあったため、システム機器の契約終了を機に、企画提案競技（コンペ）を開催し、再度、検討することになったのです。

── きっかけはシステム機器の契約満了でしたでしょうか。

はい。システム機器の契約終了を機に、既存の問題解決、ユーザビリティーの向上やコストの削減なども視野に入れて検討を開始しました。前回のシステムのリプレイスもそうでしたが、旧システムの契約終了は見直しに最適のタイミングでした。

── ちなみに旧システムでのグループウェアの利用状況はいかがでしたか。

旧システムでは、構成上、設備予約とスケジュール管理が別々のソフトウェアで管理されていました。そのため、スケジュールを入れた後、もう１つのシステムにアクセスし、設備を予約しなければならず、二度手間となるのであまり利用されていませんでした。
それに始業時間には最大で4000ユーザーが同時にアクセスすると、システムの動作が極端に遅くなり、操作できないという事象も発生して、職員からクレームが来ていました。

── グループウェアの製品・検討・選定はどのように行われたのでしょうか。

2014年の8月から数社のベンダーさんに参画いただき、企画提案競技（コンペ）を開催。
それから約半年かけて選定を行っていきました。評価は審査委員が採点する方式で、書類・プレゼンテーションを通じて、最終的には機能面と価格面でも高得点を取ったdesknet's NEOの採用を決定しました。

── 選定する際、重視された評価ポイントがあれば教えていただけますか。

まずはシステムの動作が遅くなる事象を解決することが重要な課題でした。入れ替えを機に、職員の方々のシステム利用がしやすくなる点も考慮。そのうえで、ライセンス費用やサーバ台数削減など、運用費用のコストを削減できるということも高評価につながりました。実際にサーバ台数は15台から11台も減らすことができて、現在はわずか4台。システム管理者としては管理の手間がなくなり、業務負荷も減ったのもうれしいですね。

── 利用したことのないdesknet's NEOを導入することに不安はなかったのでしょうか。

システム導入に携わったアイシーエスのプレゼンテーションで、実際にどのように利用するのかがイメージできたのは大きかったです。ユーザーが直感で操作できるという印象を受け、“使いやすそう”と思えたので安心しました。それに既に県庁をはじめとする、自治体で数多くの導入実績があったことからも不安よりも期待する気持ちの方が大きかったですね。
それに旧システムから新システムへ必要最低限のデータを抽出して移行できるか、desknet's NEOのサポートの方の力を借りながら、アイシーエスさんが検証してくださっていたのでデータ移行もスムーズでした。

── システム導入後のユーザーに対する教育や活用推進ではどのような取り組みをされたのでしょうか。

県庁だけなく、いろんなところに行政の拠点があります。そのため、県内8カ所で各所属の情報化リーダーに対して説明会を開催して、基本操作などを説明しました。その後、情報化リーダーが各部署に戻り、所属メンバーに教えてもらうという形で導入を進めました。
また情報企画課に寄せられる質問の中でも多いものに関しては、desknet's NEOの掲示板（インフォメーション）のコーナーにFAQを掲載して周知しています。

── 導入後、desknet's NEOはどのように活用されているのでしょうか。

ウェブメールの1日あたりの送信数は1万2,766通、受信数は1万5,063通、スケジュールの1日あたりの利用数は317件、文書管理は94件、設備予約は89件など、あらゆる機能を利用しています。
アンケートの実施も、ブラウザーを利用して簡単に作れるようになり、現場の意見を吸い上げるのに役立っています。
また以前は、設備予約とスケジュール管理が別々のソフトウェアで管理されていたため、あまり利用されていなかったのですが、一体となったことで利用数も向上。その結果、職員を参集する会議などのスケジュール管理がラクになりました。もちろん、朝アクセスが集中した時に動作が極端に重くなることもなくなり、ストレスがなくなりました。

ほかにも、サーバ台数も15台から4台へ大幅にダウンサイジングでき、管理の負担も減り、コスト削減にもつなげることができました。

── 今後、desknet's NEOを使って新たなグループウェア活用法として想定されていれば、教えていただけますでしょうか。

秋田県ではダイバーシティを推進しているのですが、出産や育児などでライフスタイルが変わった方たちはもちろん、高齢化による介護者の増加を受けて柔軟に働ける環境を整備しています。システム管理者としては、自由な働き方を支援するために今後はスマートデバイスなどからの利用ができるように試験をしながら、今後の展開を検討しています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。