見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

株式会社アイネット様は、次世代型データセンターを4棟保有し、システム開発･運用・監視、プリント・封入封緘や各種BPO業務に加え、先進のクラウドサービスをワンストップで展開するITサービスプロバイダーです。
企業合併や子会社の参画などを経て事業を拡大する中、社員数も着実に増え続けた同社では、組織全体の情報共有のためにdesknet's NEOを採用。
スケジュールやプロジェクトの管理に役立てるだけではなく、社員のモチベーションの共有やワーク･ライフ･バランスへの取り組みにも活用。社員の一体感を高め、働きやすい環境づくりにも効果を上げています。

── かなり早い時期からグループウェアをご活用いただいてきました。

はじめてグループウェアを導入したのは2000年のことです。まだdesknet's NEOの前製品iOfficeの時代でした。

── 導入時の背景についてお聞かせください。

2001年4月、当社が規模の拡大を目指してシステム開発の会社を合併した際、新会社の組織力を高め、早期の融合を図るためにグループウェアの効果に着目しました。

── グループウェアで狙った効果や改善したかった課題はなんですか？

合併により社員数は1,000名の大組織となります。支社などの拠点数も増え、そこに全国複数の出向先で作業をする開発者も加わります。
まずは、大人数の情報共有を実現する環境を整えて、異なる企業文化の融合を図ること。さらに一歩踏み込んで、企業全体の動きを全社員が把握し、営業と開発両部門の業務上のコミュニケーションや情報共有の手段を確保・向上させることでした。

実務ではスケジュールの共有と管理が課題となっており、営業部も開発チームも各種プロジェクトのメンバー管理やタスク管理に苦労していました。

また、いきなり大組織となり拠点も増えたため社内規程や申請書などのアップデートが全社同時にできなくなっていました。それらの課題を克服しようと行き着いたのがグループウェアだったのです。

── 製品選定はどのように行われましたか？

様々な製品を検討した結果、インターフェースがわかりやすいdesknet's NEOを採用することにしました。コストなども試算・比較していますが、決め手となったのは、使いやすさです。社内への展開や教育に負荷をかけないで済むというのが理由です。

── 当時はwebベースか？クラサバか？という論争もありました。

確かに当時は著名なクライアント・サーバー製品が多くの企業で採用されていましたね。しかし、合併と同時に拠点数は増え、将来的には組織も大きくなる事が予測されました。開発の社員は出向先に常駐することも分かっていましたから、活用を展開する上でも、管理･運用面でも、webベースの製品を選定したのは必然的なことでした。

── 活用を拡げる上で社内教育は行われましたか？

2000年の導入当初のみ、各部署からキーマンとなるメンバーを一人ずつ集めて、グループウェアの活用手法や利用上のルールなどをレクチャーしました。
すでに定着している現在では一切社内教育は行っていません。それぞれ配属された部署で業務を通して使いこなしています。

── 利用度が高く実務面で成果を挙げた機能などはありますか？

営業部では、プロジェクト単位でグループを構成して、特定のプロジェクトが立ち上がるたびに、営業・開発・運用の各メンバーおよそ10数名が選任されます。全員が複数のチームに関わっているのですが、スケジュール決定に苦労することなく、複数のプロジェクトを同時に管理・進行できるようになりました。以前は、メンバーの空きをぬって調整するのに苦労していたのですが、desknet's NEOなら空き状況もすぐに確認できるので、並行して複数案件のスケジュールを共有・管理できるようになりました。
会議の際には [設備予約]で会議室や備品も押さえ、予定通知メールを送信しています。すべてがまとめて完結するので、今はもうdesknet's NEOなしでは仕事になりません。

── 規程類や申請書類は[文書管理]で共有しているそうですね。

社内規程なら本社総務部、人事規程なら人事部など各主管部署がフォルダを作成し管理しています。規程や各種申請書類の最新版がいつでも利用できるようになりました。
[文書管理]の利用度は高く、現在大分類だけでも20以上あります。さらに各部門ごとに管理しているフォルダもあり、そちらは各部のルールで運用しています。
営業部の利用度は特に高く、各種クラウド･サービスの標準提案資料を保管し、最新の営業資料を提案先のお客様ごとにカスタマイズして資料作成の迅速化を実現しています。

── desknet's NEO導入後の社内効果についてお聞かせください？

desknet's NEOの導入だけで大ユーザーの情報共有を実現できたことにつきますね。本社、事業所、支店、データセンターだけで全国11カ所、さらに開発部門は出向先に常駐している社員も多いのですが、[インフォメーション]で日々の会社の動静が居ながらにしてわかります。離れた現場にいる不安や孤立感も抑制でき、いい意味での“愛社精神”の醸成にもつながっていると思います。アイネットの1,000ユーザーに加えて子会社の(株)ISTソフトウェアでも700ユーザーが活用中で、各種機能を活用しています。

── ワーク･ライフ･バランスへの取り組みにも役立てられているそうですね。

女性活用には特に気を配っていて、次世代育成支援対策推進法に基づく『子育てサポート企業』として厚生労働大臣の認定や『神奈川県子ども・子育て支援推進条例』に基づく推進事業者として県の認証を受けています。
産休中の社員なら復職前にdesknet's NEOで社内の動きを把握してもらい、実務への復帰をサポートできますし、時間外労働の免除や勤務時間の短縮を許可されている子育て中の社員も、会社にいられる時間が短い分をdesknet's NEOが補ってくれます。
社員にとって働きやすい労働環境を整備するためにもとても役立っているんです。

── 今後想定なさっている機能活用法などあれば教えて下さい。

[電子会議室]でしょうか。案件やプロジェクトごとの活用を想定しています。メールのやり取りだとどうしても本数が増えてしまうし、複数のメンバーが同時にやりとりするのも難しい。ディスカッションの核になる部分が見えにくくなってしまうんですね。
[電子会議室]ならプロジェクトごとの管理もしやすいし、トピックごとに意見交換できるので、非効率なやりとりも減らせると思います。
また、社内の日常的なコミュニケーションにChatLuckの利用も開始しましたので、プロジェクトに特化した[電子会議室]、社外とのやりとりに活用するeメールと使い分け、必要な情報がすぐに確認できる環境を整えていきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。