見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

九州の南東部に位置し、神話が数多く残る高千穂やサーフィンの聖地、マンゴーや日向夏の産地として知られている宮崎県。人々の暮らしや健康・福祉、雇用・産業など、県民の暮らしを支えているのが県庁に務める職員の方々で1万7223人（平成26年4月1日現在）にも上ります。2015年まで旧システムでマイクロソフト社のShare PointとExchangeを利用していましたが、5年間の契約満了に伴い、新たなグループウェア導入の検討を開始。新たな構築を機に、VMwareを使った仮想サーバー上でシステムを統合することで可用性を高めたいという目的もありました。

── まずはグループウェア導入の背景についてお聞かせください。

以前、県庁内の情報共有はマイクロソフト社のShare PointとExchangeサーバーの2つを利用して行っていました。2015年に5年間の契約が満了するのを機に、よりセキュアな状態での情報共有を行いたいという話から、あらためてグループウェアの検討を行うことになり、数社による企画コンペを実施することにしました。

── つまり、きっかけは旧システムの契約満了だったんですね。

その通りです。そこで宮崎県庁内の情報システムの導入から保守・運用まで行っている統合政策部が新たなグループウェアで満たしてほしいシステムについて要件定義を行いました。また同時期に庁内のシステムをVMwareの仮想サーバー上へシステムを統合しようとしていた流れもあり、グループウェアを新たな仮想環境に導入することで運用・保守の負荷軽減を図る狙いもありました。グループウェアで満たしてほしい要件としては、全庁に向けての掲示板や電子会議室、Outlookを利用しての庁内外へのメールの送受信、スケジュール管理、施設予約などを挙げさせていただきました。

── ちなみに旧システムでのグループウェアの利用状況はいかがでしたか。

一番の問題点は、複数の画面を立ち上げないといけないのが不便だということ。SharePointで入力したスケジュールをOutlookに連携できるなど、同一メーカーだからこそできるメリットもありました。しかしそうした複雑な操作をするのはシステムに詳しいごく一部な人で、それ以外の人はもっと操作が簡単なものの方がいいという声が上がっていました。

── グループウェアの製品・検討・選定はどのように行われたのでしょうか。

県庁側がまずシステムに対する要件定義を行い、それに対してソフトウェアやベンダーなど、数社による企画コンペを実施しました。2015年7月末から提案を開始していただき、9月上旬に一次、9月下旬に二次審査を行いました。グループウェアの導入費用、使いやすさ、提案いただいた南日本ネットワークさんのサポート体制を評価して、最終的にはdesknet's NEOを採用し、2016年の年明けから本稼働しました。

── 選定する際、重視された評価ポイントがあれば教えていただけますか。

第1に費用。次に会議室や車などの設備予約の運用面がうまくいなかったので、簡単に使えるものかどうかということ。その2点がクリアになるかどうかも重要なポイントでした。また当時、グループウェアのリプレイスだけでなく、仮想サーバーへシステム統合を行っていた時期と重なったため、運用や保守の業務負荷を下げることも重要な課題でした。そのいずれもクリアしていたのが、南日本ネットワークさんのdesknet's NEOを使った企画案だったのです。

── 利用したことのないdesknet's NEOを導入することに不安はなかったのでしょうか。

以前にも他社のグループウェアを利用したことがありましたので、その点は特に心配していませんでした。ただ新システム導入で全てが一気に変わってしまうと、現場が混乱して業務に支障をきたしかねません。そのため、【文書管理】などインターフェイスの項目をカスタマイズして以前のものとそろえられるかを確認しました。不安よりも、グループウェアという１つの画面上からメールの送受信や掲示板の閲覧など、業務で必要な動作ができることに対する期待感の方が大きかったというのが正直なところですね。

── システム導入後のユーザーに対する教育や活用推進ではどのような取り組みをされたのでしょうか。

実はこれまでも部署ごとにサブリーダーがシステムの操作に対して疑問や質問があれば、サポートするという組織体制を整えていました。ですから新システムへ切り替えを行う際もサブリーダーを集めて、基本的な操作方法などに関する勉強会を実施しました。勉強会後、サブリーダーが各部署で操作方法をレクチャーしてくれたおかげで、スムーズに新システムへの移行ができました。

── 導入後、desknet's NEOはどのように活用されているのでしょうか。

職員の大半はパソコン利用時にグループウェアへログインした状態で業務を行っています。
資料の送受信は庁内メール、ウェブメールを利用し、情報共有や協議の準備などに役立てています。最近、県庁のような公的機関ではマイナンバーを扱うようになり、個人情報をより慎重に扱わなければならなくなったのですが、ウェブメールでツールを利用することで、庁外への添付ファイルが自動で暗号化される仕組みとなり、よりセキュアな状態で情報をやりとりできるようになりました。よく使う定型文書を「共有文書」という項目からダウンロードして活用してもらえるようにもなり、そちらも好評です。

ユニークなものでは庁内向けにTwitterのようなつぶやけるページを作り、そこに書類提出の締め切りなど、メールを送るほどでもないような連絡事項の情報を気軽にアップできるようなところも作って利用しています。

ほかにも庁内には部署ごとに車を保有しており、業務に応じて、各担当者がdesknet's NEOの設備予約システムを利用して予約を行えるようにしました。これまではエクセルなどを使って部署ごとでバラバラに情報を管理していたため、各部署に電話で問い合わせをしなければならなくて面倒でした。しかし今ではdesknet's NEOの設備予約システムを利用すれば、問い合わせなしで公用車を利用することができるようになって便利になりました。

── 今後、desknet's NEOを使って新たなグループウェア活用法を想定されていれば、教えていただけますでしょうか。

大規模な災害が発生した時のBCP対策にリモートアクセスができるグループウェアとして有効活用できると見込んでいます。そのほかにも備品の購入のような１人の決裁で十分な簡易な決裁をdesknet's NEOを利用することで事務作業の負荷を軽減したいと考えています。
それ以外の活用法については情報システムの管理者だけでなく、若手職員などの現場から「もっとこう使いたい」という声を吸い上げることで、新たな活用法を見いだしていければと期待しています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。