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<この事例のポイント>
【導入】旧システムの契約満了に伴い、新たなグループウェアの構築が必要になった。
【採用】数社によるコンペを実施。費用と使いやすさを評価し、desknet's NEOを選択。
【効果】庁内外のメールのセキュリティ強化と情報共有、業務効率化の基盤になった。
以前、県庁内の情報共有はマイクロソフト社のShare PointとExchangeサーバーの2つを利用して行っていました。2015年に5年間の契約が満了するのを機に、よりセキュアな状態での情報共有を行いたいという話から、あらためてグループウェアの検討を行うことになり、数社による企画コンペを実施することにしました。
その通りです。そこで宮崎県庁内の情報システムの導入から保守・運用まで行っている統合政策部が新たなグループウェアで満たしてほしいシステムについて要件定義を行いました。また同時期に庁内のシステムをVMwareの仮想サーバー上へシステムを統合しようとしていた流れもあり、グループウェアを新たな仮想環境に導入することで運用・保守の負荷軽減を図る狙いもありました。グループウェアで満たしてほしい要件としては、全庁に向けての掲示板や電子会議室、Outlookを利用しての庁内外へのメールの送受信、スケジュール管理、施設予約などを挙げさせていただきました。
一番の問題点は、複数の画面を立ち上げないといけないのが不便だということ。SharePointで入力したスケジュールをOutlookに連携できるなど、同一メーカーだからこそできるメリットもありました。しかしそうした複雑な操作をするのはシステムに詳しいごく一部な人で、それ以外の人はもっと操作が簡単なものの方がいいという声が上がっていました。
県庁側がまずシステムに対する要件定義を行い、それに対してソフトウェアやベンダーなど、数社による企画コンペを実施しました。2015年7月末から提案を開始していただき、9月上旬に一次、9月下旬に二次審査を行いました。グループウェアの導入費用、使いやすさ、提案いただいた南日本ネットワークさんのサポート体制を評価して、最終的にはdesknet's NEOを採用し、2016年の年明けから本稼働しました。
以前にも他社のグループウェアを利用したことがありましたので、その点は特に心配していませんでした。ただ新システム導入で全てが一気に変わってしまうと、現場が混乱して業務に支障をきたしかねません。そのため、【文書管理】などインターフェイスの項目をカスタマイズして以前のものとそろえられるかを確認しました。不安よりも、グループウェアという1つの画面上からメールの送受信や掲示板の閲覧など、業務で必要な動作ができることに対する期待感の方が大きかったというのが正直なところですね。
実はこれまでも部署ごとにサブリーダーがシステムの操作に対して疑問や質問があれば、サポートするという組織体制を整えていました。ですから新システムへ切り替えを行う際もサブリーダーを集めて、基本的な操作方法などに関する勉強会を実施しました。勉強会後、サブリーダーが各部署で操作方法をレクチャーしてくれたおかげで、スムーズに新システムへの移行ができました。
職員の大半はパソコン利用時にグループウェアへログインした状態で業務を行っています。
資料の送受信は庁内メール、ウェブメールを利用し、情報共有や協議の準備などに役立てています。最近、県庁のような公的機関ではマイナンバーを扱うようになり、個人情報をより慎重に扱わなければならなくなったのですが、ウェブメールでツールを利用することで、庁外への添付ファイルが自動で暗号化される仕組みとなり、よりセキュアな状態で情報をやりとりできるようになりました。よく使う定型文書を「共有文書」という項目からダウンロードして活用してもらえるようにもなり、そちらも好評です。
ユニークなものでは庁内向けにTwitterのようなつぶやけるページを作り、そこに書類提出の締め切りなど、メールを送るほどでもないような連絡事項の情報を気軽にアップできるようなところも作って利用しています。
ほかにも庁内には部署ごとに車を保有しており、業務に応じて、各担当者がdesknet's NEOの設備予約システムを利用して予約を行えるようにしました。これまではエクセルなどを使って部署ごとでバラバラに情報を管理していたため、各部署に電話で問い合わせをしなければならなくて面倒でした。しかし今ではdesknet's NEOの設備予約システムを利用すれば、問い合わせなしで公用車を利用することができるようになって便利になりました。
大規模な災害が発生した時のBCP対策にリモートアクセスができるグループウェアとして有効活用できると見込んでいます。そのほかにも備品の購入のような1人の決裁で十分な簡易な決裁をdesknet's NEOを利用することで事務作業の負荷を軽減したいと考えています。
それ以外の活用法については情報システムの管理者だけでなく、若手職員などの現場から「もっとこう使いたい」という声を吸い上げることで、新たな活用法を見いだしていければと期待しています。
庁内外のメールの送受信に使っている。庁外のメールに添付した書類は自動で暗号化するようにするなど、手間もなく意識せずにセキュアな環境で情報のやりとりができるように工夫している。
トップ画面であるインフォメーションには総務人事部や経理部からの連絡事項はもちろん、つぶやきができるような機能を追加。書類提出期限の〆切などのリマインドが必要な情報を気軽に発信できるようにしている。
定型文などのよく使う文書に関して保管し、誰でも気軽に使えるようにしている。情報を一カ所に集中管理することで、グループウェアを立ち上げておけば業務ができると現場からも好評だ。
各部署で移動のための自動車を保有しているが、これまではエクセルで管理していたため、各部署へ電話で問い合わせが必要だった。今では当日以外は設備予約で空き状況を管理・予約できるようになったため、便利になったという。
マイナンバーの導入などでよりセキュアな情報のやりとりが求められる中、それを実現しつつ利便性も下げないで使えるdesknet's NEOを選んで良かったと思います。毎日、desknet's NEOの画面さえ立ち上げておけば、手間をかけずにセキュアな環境で業務ができるようにしていきたいですね。
契約終了のタイミングでシステムの統合という目的もあり、
入れ替えを実施しましたが、コストを大幅に削減できたの
は大きいです。また利便性を下げることなく、設備予約な
どでは新たな活用方法が出てくるなど、今後も現場の声を
ヒアリングしながら、庁内のコミュニケーション活性化の
ために役立てたいと思います。
株式会社南日本ネットワーク
株式会社南日本ネットワークは、宮崎県内の官公庁・自治体、教育関係、民間企業などへネットワーク、セキュリティ、仮想化等のソリューション提供、 受託開発、ICT機器の販売および保守などお客様の業務改善に繋がるサービスのご提供を行っております。ITに係わることは、お気軽にお問い合わせください。特にdesknet'sは社内でも使用しており、サポートには自信がありますので、安心してお任せください。
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