導入事例

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導入事例のご紹介

学校法人佐野学園 神田外語大学

http://www.kandagaigo.ac.jp/

  • 業種私立大学
  • ユーザー数500ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

神田外語大学のdesknet's活用事例を活かして、学校法人・グループ全体の効果的な情報共有を実現。

導入前の課題

学校や関連企業など、分散する拠点間の情報共有を目的に大規模ユーザーに適したグループウェアの導入を検討していた。

[導入経緯]
学校法人佐野学園 神田外語グループでは、本部組織をはじめとする専門学校、関連会社など法人組織全体をむすぶ情報共有の迅速化・効率化と情報環境の整備を必要としていた。その第一歩として、神田外語大学学内の施設間の情報共有や職員間のコミュニケーションの活性化を実現するためグループウェアの導入を検討。大学の先行事例を効果的に活かしながら、幕張・神田などに分散する拠点間を結び、法人組織全体の効率的な情報共有を目指した。

[導入前の状況]
グループ内では、最もユーザー数が多い神田外語大学が先行して、組織全体の情報共有のためにイントラネットによる情報掲示などが進められていた。しかし、スケジュール、設備予約など、それぞれに異なるソフトウェアを活用しており、用途別の切り替えの不自由さや、ソフトウェアのパフォーマンスの問題等を抱え、部署や職員ごとに活用法や利用度に差が出ていた。結果として、すでに活用が浸透しており、使いやすかったeメールやメーリングリストによるコミュニケーションに頼りがちになり、そこに情報が集中・氾濫してしまう傾向にあった。

製品決定

大規模ユーザーに適したコストパフォーマンスとバランスの良い機能、運用効率などを視野に入れdesknet'sに。

[採用条件]
グループのコミュニケーションを効率化するという観点から、高度な機能を有した汎用DB対応製品より、ユーザーにとって分かりやすい機能がバランスよくまとめられている製品のほうが優位と判断。導入が容易なWebベース製品の中から、機能の使いやすさ、運用のしやすさ、コストパフォーマンスなどの各点からdesknet'sを採用した。複雑な組織構造を持つ学校法人全体の導入・運用にもマッチし、アクセス権の適切なコントロールや、モバイル利用のセキュリティ確立が容易なenterprise版を導入した。

[desknet's採用の決め手]
1. 優れたコストパフォーマンス。各機能が分かりやすく使いやすい
2. 必要な機能が適切に絞り込まれ、カスタマイズ等の必要がない
3. 管理上の高度な専門知識を必要とせず、運用が容易である
4. Webベースのため、グループ全体で常に一定のパフォーマンスが確保できる
5. CSV形式によるデータ移行が容易で、従来の情報資産を有効活用できる
6. LDAP対応で、将来的には業務システムとの連携なども可能

導入効果

情報管理のパフォーマンスが向上し、職員全体の利用もスムースに定着。

[導入浸透]
2007年3月に神田外語大学から利用を開始。それまで個別のツールで管理していたスケジュール、設備予約などは、導入後大きな問題もなくdesknet'sに移行でき、そのまま利用が浸透・定着した。先行する神田外語大学が、プレゼン・ツールを作成して、グループウェアの概念や利用イメージを会合などの場でユーザーに伝えた。その後、専門学校や関連企業では、大学の導入~利用事例を参考にしながら、推進委員が各現場での活用をサポートした。また、ブラウザ起動時にdesknet'sのログイン画面を表示するよう設定。利用頻度を高める工夫をしながら、従来活用していたメーリングリストなどの利用を徐々に停止し、desknet'sに一本化した。

[導入効果]
スケジュール、設備予約への信頼性が高まると同時に、情報管理のパフォーマンスが向上することで、全職員の利用が定着。インフォメーションの活用によって学校法人全体の動きをリアルタイムで把握することが可能になり、学園組織の一体感が強まった。さらに、進行中の業務上重要な情報が整理されることで業務全体の効率が向上した。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

  • 設備予約
    設備予約

    設備予約やユーザー名簿など、従来個別のツールで活用していた蓄積データをCSVで取り込み有効活用。早期に活用が定着した。移動の多い業務につく一部の職員は、携帯電話などのモバイルツールを活用してスケジュールを確認している。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    全職員への情報告知や学園全体の情報共有という観点から導入当初より重視していた機能。予想を上回る頻度で利用が定着し、現在も利用率が高い。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    大学の魅力を紹介し、高校の意見・実情などを大学にフィードバックするスタッフ「進学アドバイザー」が連絡・報告ツールとして活用。調査・報告に対する確認・承認などのレスポンスに、ワークフローの機能を活用している。

  • その他

    回覧板、文書管理などを活用している。

desknet's利用環境

製品名
desknet'sエンタープライズ版
ユーザー数
500ユーザー
導入時期
2007年

事業概要

大学名
学校法人佐野学園 神田外語大学
URL
http://www.kandagaigo.ac.jp/
所在地
千葉県千葉市美浜区若葉1-4-1
創立
1987(昭和62)年
教職員数
470名
事業内容
国際社会のコミュニケーションに不可欠な言語教育に力を注ぐ神田外語グループ(学校法人佐野学園)の大学校として開設。「ことばとぶんか」をテーマに英語だけではなく、環太平洋の国々の言語や文化の研究を通して、世界で活躍できるコミュニケーション能力の高い人材の育成をめざしている。専任教員の約半数がネィティブスピーカー。現在およそ3100名の学生が学んでいる。
神田外語グループ:神田外語学院、神田外語キャリアカレッジ、神田外語キッズクラブ、神田外語アソシエイツ、(株)ブリティッシュ・ヒルズ

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