長谷川体育施設株式会社
様の導入事例

内部統制の要請に備え、大規模向けグループウェアへリプレイス

［導入経緯］
リプレイスを検討する３年前から他社製Webグループウェアを関東支店（約40名）で利用していた。J-SOX法への対応が必須となる大企業の連結子会社である長谷川体育施設にも同様の対応が要請されるため、全社での導入に最適なグループウェアで業務の可視化と情報共有が必要となった。

［導入前の状況］
それまで本社主体のOA化指針がなく、ネット環境のプロバイダも回線方式も拠点ごとにバラバラ。パソコンの管理は個人に任され、統一されているアプリケーションは経理ソフトだけであった。拠点間および社員間でパソコンおよびIT活用に大きな格差があったため、本社は、全国33拠点でどのように業務が行われているかを把握できていなかった。

パソコンに不慣れな幹部社員にも簡単に使えるdesknet'sに

［採用条件］
専門のシステム部門がなくバックオフィス業務を全て総務部で行っているため、片手間で運用・管理が行えるWebベース製品を３製品ほど検討。特にワークフロー機能の利用を念頭におき決裁権限を持っている社員が使えるかどうか、PCスキルに不安のある年配社員で試用しdesknet'sを採用。また、SQL Server2005に対応しているため同時に導入を検討していた他システムと同居させた可用性の高いサーバ構成を組むことが可能なEnterprise版を導入した。

［desknet's採用の決め手］
1.他システムと同じ汎用データベースであるSQL Server2005に対応
2.Webベースで、運用・管理に手間が掛からない
3.誰でも簡単に使え、 組織ツリー階層化に対応
4.企業ポータルとして必要な機能が揃っておりコストパフォーマンスが高い

本社・拠点間の情報共有を促進し業務が「見える化」

［導入浸透］
古いスペックのマシン入れ替えを含め、本社のシステム担当者２名でネットワーク設置を行い、同時に少人数（５～10）ずつ社員を集めて説明会を開き「グループウェアとは何か」というところから説明。さらに、拠点ごとのシステム連絡者を２名程指名してシステム管理者に掛かる負担を軽減。PCを立ち上げるとdesknet'sが起動するように設定して利用頻度を高めた。また、利便性よりも情報漏えい対策といったセキュリティを重視し、外部からのアクセス（携帯も含め）とクライアントメーラーの利用を禁止している。

公開している機能は９つ

インフォメーション
文書管理
スケジュール
ウェブメール
アドレス帳
利用者名簿
ToDo
回覧板
ワークフロー

これまで各拠点のトップが集まる機会は年に一度しかなく業務の把握が難しかったがdesknet'sを通してリアルタイムの情報共有が可能となる。現在、運用が始まっているのは全体の1/3（関東・北信越・九州）であるが、導入説明でJ-SOX対応に向けての営業社員並びに現場社員への意識付けをし、その後も「インフォメーション」でトップダウンで情報を流した。パソコンに不慣れな社員も、まずは「スケジュール」の登録をすることからITを活用することに慣れていっている。グループウェアを初めて導入した拠点でも特に問題なく徐々に浸透し、バックオフィス業務の効率化と本格的なIT統制に備えたポータルとして機能している。