導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在135件の事例を掲載

導入事例のご紹介

株式会社スポーツニッポン新聞社

http://www.sponichi.co.jp/

  • 業種新聞社
  • ユーザー数1,000ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】本社合併を契機に全国の拠点をつなぐグループウェアを導入。

【採用】1,000ユーザー導入のコストを検討。desknet's NEO採用へ。

【効果】部門を超えて安心して活用できる共通の情報基盤として定着。

スポーツの感動の名場面からエンターテインメントまで。新聞史上に残る数々のスクープを連発してきた株式会社スポーツニッポン新聞社様。全国紙として定着した『スポーツニッポン新聞』をはじめ、歴史に残る名勝負・名場面を振り返る『月間スポニチアーカイブス』、子どものためのスポーツ紙『スポニチジュニア』、往年の名作漫画を楽しめる『週刊スポニチアルチーボ』なども発行。全米女子プロゴルフ、社会人野球、将棋七冠の一つ「王将戦」など数多くのスポーツ・文化事業も主催しています。

2004年10月に別法人だった東京、大阪、および西部の3本社を合併。2015年には全国の本社・総支局を連携するグループウェアを最新バージョンであるdesknet's NEOにリプレイスしました。大規模ユーザーの情報共有の基盤となったdesknet's NEOの導入経緯と活用法についてお話をうかがいました。

1.【導入】本社合併を契機に全国の拠点をつなぐグループウェアを導入。

── かなり早い時期に、グループウェアを導入なさっていますね。

当社が初めてグループウェアを導入したのが2000年だったため、グループウエアの導入は比較的早かったと思います。当時はまだパソコンも1人1台の体制ではなく、共有の端末でも社員が効率よくメールが活用できるようにとメーカー製のクライアント・サーバー版グループウェアを利用していました。グループウェアはおろかメールを全社員で活用している企業もまだ少なく、情報交換や連絡は、手書きで行う社員が多い時でした。そのため、合併前のクライアント・サーバー版グループウエアでは、社員の浸透がなかなか進みませんでした。

── グループウェアをリプレイスした背景には何があったのでしょうか?

2004年10月、別法人だった東京・大阪・西部の3本社が合併したことにより、拠点・ユーザー数ともに一気に増大することになりました。そのため拠点間の円滑な連携や情報共有が課題となり、大規模ユーザーと組織に対応可能なグループウェアをリプレースする必要に迫られました。

── その時点で、すでにウェブベースの製品に着目なさっていたのですか?

拠点数もユーザー数も急増したため、クライアント・サーバー版では管理運用面でとても全社対応できません。クライアント端末のデータ管理やセキュリティ対応も難しいと思いました。情報は極力サーバーで一括管理した方が望ましいですし、導入後も運用管理がしやすいウェブベースの製品には当初より着目していました。

── 導入に先駆けて、どのような活用プランを描いていらっしゃいましたか?

以前のクライアント・サーバー版製品ではメール利用が中心となっていましたが、新しいグループウェアではさらに活用範囲を拡げ、メール以外のインフォメーション、スケジュール、文書管理などの各種機能と機能間の連携を視野に活用プランを描ていました。

2.【採用】1,000ユーザー導入のコストを検討。desknet's NEO採用へ。

── グループウェアの製品検討・選定はどのようになさいましたか?

当時はまだウェブベースの製品は、それほど多くありませんでした。desknet's NEOと競合品。さらに1製品を加えて説明会に参加したり、試用版で操作性を確認したりして比較検討した結果、最終的にdesknet's NEOを採用させていただきました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか?

コスト・パフォーマンスが高く、使いやすかったことです。ユーザー数が多いので、導入・運用コストは最も重要な要素となりました。あとはインターフェースのわかりやすさですね。全社員に操作説明会を開催するにあたって、全ての機能の説明をするには限界がありました。このこと想定すると、全てのユーザーが直感的に操作できる使いやすさがとても重要でした。
その決め手になったのが、desknet's NEOではオンラインデモを使用してユーザーの視点で確認できたことで、導入後の展開が想定しやすかったことが評価につながりました。直感的な使用感や管理の手順などを検証できたのは良かったと思います。

── 導入当初、浸透・定着のために取り組まれたことは何ですか?

最初に導入したクライアント・サーバー版ではグループウェアとしての機能をほとんど生かせず、ほぼメールソフトとしての運用でしかありませんでした。
desknet's NEO導入後は、グループウェアとしての特長を最大限に生かすため、まず全社員が必ず使用する、旅費精算・経費精算・人事申請を利用するためには、必ずdesknet'sNEOにログインしなければ使用できないようにしました。その一連の流れが各種機能にふれる機会を増やし、活用浸透や定着につながっていったと思います。

── 社内教育などは行われましたか?

導入当初には全社員向けの社内教育を行いましたが、現在は新人教育の際に1時間程度のレクチャーを実施しているのみです。実際、若い社員たちはすぐに使いこなしているので、特に説明する必要がありません。それだけ直感的に使いやすいということですので、非常に助かっております。

3.【効果】部門を超えて安心して活用できる共通の情報基盤として定着。

── 導入後の情報共有の変化についてうかがいたいと思います。

まず、会議室や福利厚生施設の予約は必ずdesknet's NEOの[設備予約]で行うルールにしました。desknet's NEOを利用しなければならない手続きを組み込んだことで、 [インフォメーション]や[文書管理]に自然と目を通すようになっていきました。
[文書管理]は全社共有で利用するだけではなく、部門ごとにセキュリティをかけて部署ごとのルールに基づいた活用になってきています。

── 新聞社らしい活用法などはありますか?

例えば読者の声に応える専門の担当部署では、記事の反響や内容への指摘・質問、時にはクレームなどを担当記者や編集部などの関連部署にフィードバックするのに活用しています。その際、利用する機能は特に限定していませんが、報告する内容や相手によってメールなど最適な機能を選んで伝達・共有しているようです。
また、スポーツ・文化事業などの自主事業に際しては、外部のスタッフや専門家も多く参加しています。例えば、映画コンクールなどのイベントでは特別ユーザーとしてアカウントを提供して、制作・運営に関わるチーム全体の情報共有に活用しています。

── 導入によって実感できた手応えや効果についてお聞かせください。

desknet's NEOによって全社の情報共有が簡単かつ確実にできるようになりました。
外部から利用する際にもVPN経由で社内LANへ接続するなどセキュリティの条件を満たした上で運用しており、desknet's NEOは社員にとっていつでも安心して情報を上げられ、共有できる場所として定着しています。

取材や営業活動、変則的な勤務などで、日々社員の出入りや、すれ違いも多い職場ですが、わざわざシステム部が介入しなくても、現場のニーズや判断、アイデアに応じて、すぐに情報共有できる環境が提供できるようになったことは大きな成果だと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ウェブメール
    ウェブメール

    出張が多い上職者や取材で外出する記者の利用度が特に高い。契約ライターや記者の原稿はメールで入稿されるため、そのまま社外スタッフの入稿状況・進行の管理にも活用されている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    総務人事部、経理部、システム部が全社向けに発信。経理部は海外出張者のために最新の通貨レートなどを提供。人事部は社内健康診断や防災訓練など社内一斉行事の告知に活用。合併後に総局支局など拠点数が増えたため利用価値が高い。

  • 文書管理
    文書管理

    役員会資料事前共有しペーパーレス化。全社員向けに社員名簿、内線番号表、各種申請書類の最新版を共有。各部門ごとにセキュリティをかけ保存文書の管理・共有に活用。ファイルサーバーより使いやすいとユーザーの評価も高い。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、東京・大阪・西の3本社間の打合せに活用するテレビ会議システム、福利厚生施設の予約などに活用。desknet's NEOから予約しなくては正式に認められないというルールが活用の周知徹底につながっている。

  • スケジュール
    スケジュール

    役員予定は秘書がつねに入力管理して共有。役員会などの調整を効率化している。その他、部内でも外出が多い上職者は所在を明確にするために入力・公開するルールが定められている。

    その他[電子会議室][ToDo][アラーム]などを活用

お話をうかがったご担当者様

  • 東京本社システム部次長 金澤克己 様

    desknet's NEOで合併後の大組織・拠点間の情報共有がしやすくなりました。誰でも簡単に使え、情報が即時に反映される。それがいちばん大きな効果だと思います。
    今後は[ワークフロー]を文書の閲覧共有に活用したり、社内にいながら離席している際の対策として[伝言・所在]を活用し、電話などがすぐ取り次げる活用手法などを定着させていきたいと思います。

  • 東京本社システム部 西澤翔利 様

    情報共有の輪を今まで以上に拡げるため、事業・企画等の情報交換ツールとして、[電子会議室]が利用できないか検討中です。これからもユーザーの要望を察知し、まだ使われていない機能やスマートデバイスでの利用手法などを検討し、desknet's NEOの活用度を高めていきたいと思います。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO エンタープライズライセンス
ユーザー数
1,000ユーザー
導入時期
2006年

事業概要

法人名
毎日新聞グループホールディングス 株式会社スポーツニッポン新聞社
URL
http://www.sponichi.co.jp/
所在地
東京都江東区
設立
創刊1949年2月
職員数
694名
事業内容
1949年創刊。全国紙『スポーツニッポン新聞』をはじめとする各種タブロイド紙を刊行するほか、スポーツ・文化関連の自主事業なども数多く手がける。2011年毎日新聞社と共に持ち株会社を設立。両社の知的資産を相互活用する総合メディア企業として新たなコンテンツビジネスを展開している。

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