全国化粧品小売協同組合連合会
様の導入事例

(1)事務局や理事・委員が全国各地におり、全員に知らせたい情報がある際、FAXや郵便でやりとりをしていた。大量のFAXを送信したり、郵便物を発送する作業は大変な手間だった。メールも一部への導入にとどまっていた。また、FAXや郵便物、メールの場合、返信があっても、事務局で集計するまでは意見や意向の集約ができず、情報の共有がうまくいかなかった。

(2)理事会は２ヶ月に１度、全体協議会は年に２度で、全国各地から全員が集まるのにはコストも時間もかかっていた。

・必要なときに必要な情報の共有をすぐにしたい。
・離れていても意見をやり取りできる場がほしい。
・Webを使って簡単に導入できるグループウェア
・60歳以上の理事にも分かりやすく、パソコンが苦手な方にも操作しやすいインターフェイス
・細かなアクセス権の設定を行うことで、管理者の負担を減らすことができる

以上の点が決め手となってdesknet'sを導入。

より多くの意見を反映させ、より早い決議を実現。 共同事業にも貢献。

(1)電子会議室を利用して、業務内容ごとに会議室を設け、その担当の委員だけにアクセス権を設定して意見交換や決議を行うようにした。実際に理事の集まる会議はdesknet'sの電子会議室での意見を確認したりまとめたりする場になり、判断が早く下せるようになり事業の滞りがなくなった。また、いつでも意見を書き込めるため、以前より多くの意見をやりとりできるようになった。共同開発商品などの企画も電子会議室機能で意見交換を出し合えたので、企業側とのやり取りもスムーズに進んだ。

スピーディーで確実な情報共有を可能に。

(2)インフォメーションや回覧板で情報を一斉配信できるようになり、情報伝達ミスが減った。
回覧板機能では見ていない人の確認がとれるため、導入初期は回覧板未確認の人に確認を促すことで定期的にdesknet'sにアクセスする習慣をつけた。さらに、メールでの伝達に比べてサーバーの負担も減った。現在では回覧板をメール代わりに使用する人もいるなど、利用頻度が上がっている。

文書管理が事務局の実績表の管理にも貢献。

(3)文書管理機能を利用して毎月の各種推奨品の販売実績表、２ヶ月に１回発行の機関紙「全粧協新報」のＰＤＦファイルや、年に２回の全体協議会での各委員会の答申書を管理。それまで販売実績表は３ヶ月に１回程度プリントしたものを各県粧協の理事長宛に送付、又は２ヶ月に１度の理事会で配布していたのに比べ情報の鮮度が格段にアップした。ダウンロードも閲覧も分かりやすいので、理事は必要なときにどこからでも書類を閲覧できるようになった。