公益財団法人ひろしま産業振興機構
様の導入事例

中小企業やベンチャー企業の創業、設立後の新規事業展開や経営革新、研究開発の支援など、総合的な経営支援業務を行っている公益財団法人ひろしま産業振興機構様。一社一社の経営と向き合い、優れた技術やアイデアの事業化、海外ビジネス展開支援などを通じて広島県内の経済活動や産業の活性化を推進する、きわめて公益性の高い事業組織です。

産・学・官の多彩な分野から技術や経営のエキスパートが集まっている職場ですが、desknet's NEOで機構組織全体の業務を可視化し、職員相互のコミュニケーションの活性化や事業部間の連携強化を推進しています。

導入後、職員同士のコミュニケーションはどのように進化し業務に効果を与えたのか？　活用を主導するご担当者にお話をうかがいました。

── 事業の特色についてお聞かせください。

広島県内の企業を総合的に支援することです。自動車や造船など広島の産業から多くの関連企業が生まれ、県地域の経済を支えてきました。また、優れた技術やビジネスアイデアを有する多くの中小企業の存在も地域経済にとって重要です。このような企業の可能性を拡げ、総合的な支援を通じて、経営と成長をサポートすることが私たちの役割です。

── グループウェアで実現をめざしたのはどのようなことでしたか？

以前は部門間の伝達事項を各部の所属長が週一度の会議で確認しあい、それぞれの部門に伝えるという、タテの連絡系統が主でした。各部門が管理する公用車に関しても使用予約状況を直前のキャンセルなどの細かい変動も含めて把握することができていなかったために、機動性が十分発揮できていませんでした。情報共有という点では業務データベースがすでに導入されていましたが、組織統合前（当機構は複数の組織が統合して発足）に構築したシステムを引き継いだため、部門よって仕様が異なり、システム面での情報統合が難しいという側面がありました。
そのような状況に対して、スケジュールや設備予約の共有で職員同士や各部門間のヨコの連携を強化し、機構組織全体の業務効率を向上させることがグループウェア導入の主な目的でした。

── 情報共有の具体的課題とは、どのようなものでしたか？多彩な分野のエキスパートが集まる組織だとうかがいました。

職員の多くは、産業界・自治体などから集まっていますが、組織や職務的な経験・背景が異なるうえに、全員が同レベルのＩＴスキルを保持しているわけでもないため、効率のよい情報共有をすることができませんでした。

── 組織の特性にあわせた活用のビジョンとはどのようなものでしたか？

誰もが赴任後短期間で所属部門や組織全体の動きを把握し、リアルタイムでスケジュールを確認し合えるような環境を整えることでした。それぞれ職務経験などのバックグラウンドが異なりますし、年齢層も幅広く、ITの活用度も専門分野によって異なります。職員同士の情報共有の基盤となるグループウェアの選定については、なるべく職員の負荷とならないように使いやすさを重視しました。

── 製品はどのような手法で選定なさいましたか？

2005年当時国内シェアを二分していたdesknet's NEOと競合製品を中心に、3製品を比較しました。コストについては大きな差違は見られませんでしたが、機能面についてはdesknet's NEOが使いやすく優位性が高いと評価しました。

── ご採用の決め手は何ですか？

予定管理や設備予約など、導入後すぐに使用したい機能が揃っていたことと、アイコンをわかりやすく配置したレイアウトによる直感的な操作性の高さです。desknet's NEOの[スケジュール] [設備予約]は職員がすぐに使いこなせるので管理担当者としても助かっています。また、専用サーバを設置するのではなく、ホスティングサーバを採用することで、運用や保守の負荷を軽減しました。
導入からすでに管理担当者も4人目となりましたが、問題なく引き継がれています。

── 事前に導入教育は行われましたか？

導入時に各部門1時間程度の説明会を実施しましたが、現在は新たに赴任した職員に対して業務上の利用手法を解説した説明書とdesknet's NEOの[ヘルプ]の活用を推奨しています。慣れるまで部門内の同僚がサポートする程度で、無理なく活用できています。

── desknet's NEO導入後、当初の目的は実現できましたか？

まず [スケジュール]ですが、個人のスケジュール管理に加えて、「企業訪問」「来所管理」用の独立アカウントを設けて、機構組織全体で訪問先企業と来所される企業とご担当者を一括管理･共有しています。
「企業訪問」の共有では機構全体で企業への訪問状況が把握できるようになり、支援企業に配慮した、きめ細やかなフォローや支援体制を整えられるようになりました。
「来所管理」では、1回の来所でお客様にまとめて要件を済ませていただけるよう、事業部門の垣根を越えて関連部門の担当者が応対にあたり、サービス拡充につとめています。
さらに [スケジュール]の入力とともに個人のタスクも同時管理する習慣が職員に定着しました。該当項目を開けば、予定の詳細とタスク、訪問先に関連した情報などを一括管理できるので、複数の機能を連携させるより利用効率が高いと好評です。[スケジュール]の共有によって個人の予定管理はもちろん、全組織の動きが見渡せるようになり、離れた支所などの動きも同時に把握できるようになりました。

── 公用車の運用効率は上がりましたか？

[設備予約]の活用で空き状況が一目瞭然となり、確実に稼働率が上がりました。また、予約を取り消した場合は、つぶやき機能で、細かく空き状況を共有し、効率的な運用ができつつあります。

── desknet's NEOによって業務にどのような変化や効果が得られましたか？

機能数は絞り込んでいますが、 [スケジュール] [設備予約]は活用度が少しずつ深化しています。導入によって、ひろしま産業振興機構の業務全体が「見える化」され、新たな職員にも赴任後短期間で職場全体の動きが把握できるようになりました。他の職員との連携によって企業支援の手法や業務上の留意事項なども確実に共有・継承できるようになり、desknet's NEOは今やなくてはならないものになりました。

多様なバックグラウンドの職員が集まる組織ですが、重要な情報を迅速に共有できるようになったことで、今まで以上に支援業務が進捗しました。各職員の専門性を最大限発揮できる事案はまだまだ数多くあります。そこにdesknet's NEOを活かしていきたいですね。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。