株式会社学宝社
様の導入事例

こうした副教材の流通では、生徒数の変動や学校ごとの採用判断の違いなどにより、一定数の返品が発生すること自体は業界では一般的とされています。販売店・倉庫・出版社が連携しながら、正確かつ迅速に処理していくことが求められる重要な業務の一つです。しかし同社では、その運用を支える仕組みが紙中心だったため、次第に負担が大きくなっていきました。

返品管理では、副教材が返品されると「販売店→倉庫→学宝社」の三者間で紙伝票が回る仕組みでしたが、情報の抜け漏れが頻発していました。商流・DX推進部の高橋政和様は当時の様子をこう振り返ります。

副教材は、学校方針の変更・生徒の転出・発注ミスなど、返品理由が多岐にわたります。学期末に大量返品が集中するケースも多く、紙管理では処理しきれない状況になっていました。一方、テスト採点を請け負う場合の進捗管理でも課題が山積していました。答案の到着日や返却予定日を把握する仕組みがなく、営業担当者からは毎日のように問い合わせが発生していたのです。

こうした課題を受け、商流・DX推進部は「情報の可視化と一元管理」を本格的に模索し始めました。

2024年12月、副教材の返品処理という一連の業務フローをデジタル化するプロジェクトが始動しました。同社では、AppSuite導入決定前には外部委託によるスクラッチ開発の見積もりが初期費用・改修費用ともに高額で、長期運用は現実的ではありませんでした。
他社のノーコードツールについても検討したものの、希望機能をそろえるには上位プランや追加費用が必須ということが判明しました。そこで磯村様は価格面でも圧倒的に優位かつ自由にレイアウトができるAppSuiteに注目。前職で利用していた経験があったため、すぐに試用版でプロトタイプ作成に挑戦しました。
「わずか4時間で第一弾の形ができ、自分たちでアプリを作れると示せたのです」（磯村様）。上長の高橋様も完成度を高く評価し、2025年1月にはdesknet’s NEOを正式導入し、AppSuiteによるアプリの本格稼働へ動き出しました。

これまでは紙やFAX、メール、電話など、混在していた返品の連絡経路もアプリ上に集約されたことで、返品処理の抜けモレ防止や業務の一元管理が可能になりました。また、desknet’s NEOのメール機能を活用して、各営業担当者に入力の抜けモレがあった場合のリマインドメールも自動送付できるようになり、情報の精度も上がりました。AppSuiteはアプリのプランに関わらず、自由にレイアウトができるため、紙伝票の見た目をアプリ上で再現できるのがメリットです。紙のレイアウトを再現できたことで、現場の違和感も少なく、業務を行う現場がスムーズに受け入れてくれました。

導入効果は大きく、手入力や転記作業が大幅に減少したことで、「返品処理の負荷は従来の10分の1になったと感じるほど軽減しました」（磯村様）。さらに内部統制チェックの際には、これまで数百件にもおよぶ伝票の束から情報を探していた作業が即時解決できるようになるなど、確認業務の効率も飛躍的に向上したのです。

学宝社では、テストの採点業務を窓口となって請け負うケースがあります。これまではテストの実施日や答案の到着時期を部署横断で共有する仕組みがなく、「答案は届いていますか」「返却予定はいつですか」といった営業担当者からの問い合わせがほぼ毎日のように磯村様宛にあったといいます。というのもAppSuite導入前にはExcelと紙の予約書で管理していたことから、営業担当者が情報を確認できなかったためです。また、採点者の手配についても担当者の経験則に頼る部分が大きく、業務全体が見えにくい状態でした。

導入後は明確な変化が見られます。磯村様は、「営業担当者が自ら採点の進捗を確認できるアプリにアクセスできるようになると、問い合わせがほぼなくなりました」と話し、部門横断での情報共有が進んだことを実感されています。高橋様も「“反応が減ったのが反応”というほど、現場からの問い合わせが一気に少なくなりました」と導入効果を語ります。

アナログ運用から脱却したことで、採点業務全体が整理・可視化され、関係部門が同じ基盤で確実に動ける体制が整備されました。