株式会社大阪府農協電算センター
様の導入事例

「当時は開発基盤が2つに分かれていたため、担当者のスキルも分散し、保守や改修の負担が大きくなっていました。旧グループウェアには「掲示板」「文書管理」「スケジュール」などの機能が標準で備わっていました。ただ、どれも多機能とは言えず、必要に応じてベンダーへカスタマイズをお願いしており、その費用が大きな負担でした。さらに、カスタマイズするとバージョンアップのたびに追加費用が発生する点も課題になっていました」（小島氏）。

desknet’s NEOの利用環境はJAごとに独立して構築されています。「同じ府内のJAではありますが、別組織なので、職員が勝手に他組織の情報を閲覧できるような状態は良くないという判断からです。そのため、各14JAそれぞれ独立したオンプレミスの環境でdesknet’s NEOを立てている状況です」（稲葉氏）。

AppSuiteの導入により、人事異動や組織変更に伴うユーザー管理業務の自動化として、「ユーザー異動管理アプリ」「組織異動管理アプリ」を構築。JAの人事担当者が登録や修正・異動情報の更新をAppSuite上で行うと、その情報がdesknet’s NEOのユーザーアカウントや勤務管理システム、メールサーバー等への自動連携される仕組みです。

必要な権限を持った担当者だけがユーザー情報を更新できるようにし、全拠点で同じ仕組みを運用。もしトラブルが発生した場合も、全ての拠点において同じ操作手順で対応できるようになり、管理もしやすくなりました。自動連携には夜間バッチを活用することで、翌日には正しい情報が反映されるように作り込んでいます。

「4月の人事異動期、多いときには200人以上の情報更新が発生するのですが、柔軟に対応できるようになりました。システムへの適用日を指定したうえでの異動管理が行え、AppSuiteの機能によるCSVのインポート・エクスポートも可能です。この仕組みにより、IDの重複や入力ミスなども防げるようになりました。また、人事異動に伴うメールアドレスの変更も自動でメールサーバーに反映できるようにしました。メールアドレスの変更については、AppSuiteで入力した内容をメールサーバーに反映しています。転送したファイルをサーバー側にて取り込み、バッチを起動させる形で自動化したのです。」（稲葉氏）。

また、夜間バッチ処理で発生するエラーログの保管には、文書管理機能を活用。文書管理の「自動取込」機能により、Webサーバー上にあるログファイルを自動で取り込み、関連文書を権限に応じて参照できるようにしています。

AppSuiteでは、［ワークフロー］と連携し、申請書式として利用できるアプリを作成することも可能です。また、紙のフォーマットをそのまま踏襲した柔軟な書式を再現できる点も大きな特長です。JA大阪電算でもこの特長を生かして、［ワークフロー］は単独ではなく、AppSuiteと連携して活用しています。

JAや取引先との会議後に作成した議事録を日報に記入し、［ワークフロー］で回覧することで、関係者への共有をよりスムーズに行えるようになりました。またデータがAppSuiteに蓄積されていくので、後から確認したり、二次利用したりすることも可能になりました。この仕組みにより、担当者間での伝達漏れを防ぐとともに、関係者が効率的に内容を把握できる体制が整えられたのです。

［インフォメーション］では、農林中央金庫からの通達文書のほか、納涼大会などの社内イベント案内など、社員に広く周知したい情報を発信しています。文書にはそれぞれ通し番号をつけることで、後から情報を探すときに検索しやすいようにと工夫をしています。

スケジュールと設備予約はいずれも、利便性を最優先に“制約をかけない”運用を徹底しています。そのため、各自が自由にカスタマイズできる設定になっています。稲葉氏が「誰でも編集・削除できるようにしている」と話すように、閲覧・書き込みの権限を全員に開放しています。
スケジュールでは「個人グループ」という共通機能を使って、グループを柔軟に作成でき、宛先の指定にも使うことができます。そこで、利用者によっては「○○開発チーム」や「○○ドメイン変更プロジェクト」など、目的に応じたグループを作成することでプロジェクトメンバーの状況確認に活用されています。