鹿児島県農業協同組合中央会
様の導入事例

鹿児島県内のJAグループでは、農業協同組合中央会を中心に、全JAで共通の情報基盤を活用する体制が構築されてきました。長年使用してきたオンプレミス型グループウェアについて、2020年に新規販売終了がアナウンスされ、さらに2026年3月にはサポート終了を迎えることが判明。総合情報システム部では、これを機に全JAで使用する新たな情報共有ツールの検討に着手しました。

複数のシステムを利用すると、コストもかかりますが、desknet’s NEOならスケジュールだけでなく、ワークフローなど他の機能が充実しており、システムやコストのスリム化ができるという点も評価されました。

2026年にはシステム基盤のマイグレーション業務で多忙になるため、グループウェアを先行して新しいものに入れ替えることにしたのだといいます。
「ITのニュースサイトに出ていたグループウェアの利用状況調査の結果でも、desknet’s NEOのシェアが高く、その結果も安心感につながりました。それにゼネコンや行政、JAなど幅広い業種で導入されているため、導入後の運用にも十分対応できると判断しました」（安楽様）

2022年秋のテスト運用を経て、2023年初頭には本格運用がスタート。導入後はすぐに操作マニュアルを全職員に配布。若手から積極的に使い始めており、desknet’s NEOは各JAの業務に少しずつではありますが、着実に根づきつつあります。
「DXという観点で、単にシステムを入れるだけではなく、業務そのものを見直して効率化していきたいと思っています。そのなかで、desknet’s NEOを中心にいろいろなサービスと連携させながら、働き方改革につなげていければと考えています」（安楽様）
ちなみに旧グループウェアのデータについてはバックアップはせず、スケジュールはツールを経由して移行。文書管理については必要があれば、併用運用期間内に各自がデータを取得する運用にしています。

導入前はフリーのメッセンジャーや紙など、各組織がそれぞれのスタイルで文書のやりとりをしていました。現在では、［文書管理］に資料を格納したうえで、［回覧・レポート］機能で周知することで、確実に情報を伝える仕組みを実現しています。［文書管理］では、組織ごとにフォルダを用意したうえで、全JAに発信する文書と各JA向けの文書をそれぞれフォルダ分けするなど、現在、最大で7階層に整理し運用しています 。

「回覧を通じて、誰が見たかを確認できるようになり、当事者意識の向上にもつながっています。また、紙で資料配布していたころに比べ、配布ミスなども大幅に減りました。会議などの配布資料についても文書管理にアップして、URLを共有するだけでよくなり、印刷や配布の手間も減り、業務効率化にも貢献してくれています」（安楽様）

これまでは組織内でアナウンスをするには一斉にメールを送る必要があり、PDFなどの添付書類の影響で、メールサーバの容量を圧迫。しかし［回覧・レポート］を使うことでその心配がなくなりました。

現在では、600件以上の回覧が共有されており、紙での情報共有が大幅に減り、ペーパーレス化にもつながっています。また、［文書管理］では必要に応じてアクセス権を設定しており、セキュリティ面も考慮しています。

「また、私の所属する部署においてもシステムの運用業務日誌は従来、ExcelをPDF化して回覧していましたが、作成した様式をそのまま回覧できるので、PDF化する手間もなくなりました」（安楽様）

会議の際には、スケジュールに添付したPDF資料を用いて、進行役が表示しているページや操作を参加者にリアルタイムで同期できる［SmartViewer（スマートビューアー） ］を活用し、ペーパーレス会議を推進しています。

会議室の予約や空き状況もシステム上で“見える化”されたことで、予約ミスや重複防止と情報伝達の迅速化にも寄与しています。今後は個人の予定の可視化を徐々に進めていく予定です。

これまで紙の冊子で配布していた電話帳は、画像化し、desknet’s NEOのポータル上に掲載。ユーザーは、ポータルで電話帳のタブをクリックするだけで、すぐに確認できるようになりました。
人事異動の際にも紙の配布・差し替えが不要になり、タイムロスも大きく削減されました。しっかりとした良質な紙で印刷されている電話帳は今も配布されていますが、いずれ不要となれば、紙のコストカットにもつながります。