コーユーレンティア株式会社
様の導入事例

使いなれたdesknet'sから、最新のdesknet's NEOへ。運用コスト削減効果と業務効率化がさらに向上しました。

コーユーレンティア株式会社

https://www.koyou.co.jp/

業種FF&Eレンタル業
ユーザー数830ユーザー
利用形態クラウド版

desknet's NEO（クラウド版）＋データベースの乗り換えでコストダウンを実現。

検証サイトで使用感を事前に分析。desknet's NEOの利用開始へ。

タブレット端末の操作性が向上。[ワークフロー]の利用度も高まる。

定着している各種機能活用を、そのままdesknet's NEOへ。

自社システムの感覚でdesknet's NEOを使いこなす。

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2006年desknet'sエンタープライズ版を導入。経営資源統合によるホールディングカンパニー設立直後の2010年にはdesknet'sクラウドを採用するなど、企業経営の発展と共にdesknet'sを積極的に活用してきたコーユーレンティア株式会社様。2013年11月からはdesknet's NEOへの乗り換えを実施し、あわせてデータベースの見直しや運用ルールの検証なども行われました。コーユーレンティア株式会社の皆さまに、より使いやすく、業務の実情に即したグループウェアの活用法についてうかがいました。

desknet's NEO（クラウド版）＋データベースの乗り換えでコストダウンを実現。

── 2006年のご導入以来、ご愛用いただいております。

2006年、はじめて導入した時より、多くの社員に親しんでもらえるように社内ではKCS（Koyou Cyber Square＝コーユーサイバースクエア）というオリジナルのネーミングで活用しています。新入社員は、あたかも自社のソフトのような感覚で入社時から使いこなすことが定着しています。ログイン画面に、社員に向けた企業ステートメントを入れるなど、経営陣・社員がそれぞれのアイデアを活かして活用しています。

コーユーレンティア様ご利用中の「ログイン」画面

── desknet's NEOと同時にデータベースも乗り換えられたそうですね。

移行作業はネオジャパンさんに一任しましたが、実質3日間で完了しました。
バージョンアップやアップグレードというのはシステム全体や運用ルールを見直す好機でもあり、今回は思い切ってデータベースを見直しました。Oracle Databaseは保守費用がかかるうえに、毎年調整費が2〜3％ずつ上がっており、先々の運用に心配なところもありました。そこで、desknet's NEOへの乗り換えを契機にPostgreSQLへ移行しました。運用上の大きな変化はありませんし、従来の保守費用分がそっくりなくなりました。さらに、desknet's NEOにすることで、1ライセンスあたりのコストも抑制できたのです。

検証サイトで使用感を事前に分析。desknet's NEOの利用開始へ。

── 今回は、事前に検証用のサイトをご利用いただきました。

ネオジャパンさんに準備していただき、2〜3ヶ月情報企画部で検証しました。実際に部署のデータを移行して作業を行いながら、desknet's NEOで何が変わるのかを検証していきました。
当社はユーザー数も多く利用度の高いヘビーユーザーだったために、ネオジャパンさんが並行して運用上の不具合が生じないか検証を行って下さいました。

コーユーレンティア様ご利用中の「ポータル」画面

── 乗り換えに際して気づかわれたのは、どのようなことですか？

desknet's NEOではインターフェースが大きく改良されています。まず私たちが実際に業務に利用して今までと異なる操作感がないかなどを検証しました。
ユーザーには、新しいdesknet's NEOの特長やコンセプトを事前に伝え、検証で気がついた今までのdesknet's との相違点を画面キャプチャと共にPDF化して、事前にアナウンスしておきました。
ユーザーは、実際に操作しながら少しずつ慣れていく事になります。問い合わせの多くは、まだ製品になじんでいないことが要因なので、私たちが検証して気づいたところを事前に知らせておけば、導入直後の問い合わせ件数も抑えられます。結果として、より重要な課題が浮き彫りになり、対応もしやすくなります。

タブレット端末の操作性が向上。[ワークフロー]の利用度も高まる。

── タブレット端末の利用度が高いそうですが操作性はいかがですか？

事業でタブレット端末の業務用レンタルを行っており、自社の業務にも、すでに200台のiPadを導入しています。タブレットに関しては、画面を拡大することなくそのまま快適に見られ、操作性も格段に向上しています。「社内のデータは外部に持ち出さない」というのが最近の常識ですが、当社も社外で必要な資料はキャビネットに収納したものを閲覧するなどの手法で、端末には極力データを保存しないように活用しています。セキュリティ面でも活用するメリットが大きいですね。

コーユーレンティア様ご利用中の「アンケート」画面

── 新たな機能活用法は生まれましたか？

[アンケート]を社内満足度調査やISO推進の社内アンケートに活用しています。集められた意見をもとに、業務改善案を検討し、課題解決に活かしています。
社内満足度調査では各部署の要望や業務上改善すべき案件の提案が行われており、その一環として、紙ベースの申請書を[ワークフロー]化する利用展開が一気に進みました。
事業所内はもちろん、事業所間でもFAXでやりとりする申請書や確認書類は多く、それらをdesknet's NEOに移行することで、業務効率を上げるというものです。印刷・通信コスト削減やペーパレスにもつながり、当社が推進する環境貢献事業の施策ともコンセプトが合致するので、企業全体でポジティブに取り組んでいます。

定着している各種機能活用を、そのままdesknet's NEOへ。

コーユーレンティア様ご利用中の「インフォメーション」画面

── 今までお使いの各種機能はスムーズに移行できましたか？

すべて業務の一部として定着しているものばかりですから、当然のことですが、移行後もそのまま継続的に活用しています。

コーユーレンティア様ご利用中の「文書管理」画面

自社システムの感覚でdesknet's NEOを使いこなす。

── desknet's NEO乗り換え後の全体の使用感はいかがですか？

利用機能の運用状況は大きく変わっていませんし、desknet's NEOへ乗り換え後も使い慣れた各種機能の活用とルーティーン・ワークに大きな支障が出ることはありません。
これからも社内的にはKCS（Koyou Cyber Square＝コーユーサイバースクエア）として定着していきますし、desknet's NEOの進化と共に、つねに新しいバージョンを活用していく事になると思います。

── 本日は貴重なお話しをありがとうございました。

desknet's NEOのすべての機能を無料体験

ご活用中の機能と使い方

インフォメーション

部署ごとではなく、「商品情報」「緊急通達」「お知らせ」などの目的別カテゴリーでロール機能を設定している。
文書管理

社内規程、ISO取得関連書類、回覧文書など、2006年の導入時から蓄積されたデータがあり、desknet's NEOへの乗り換えをきっかけに各部署の保管データを整理した。利用度が高いので、保管ルールを整備していく方針。
安否確認

東日本大震災で東北の事業所が被災した経験をふまえ利用を開始。年2回訓練を実施し、運用ルールや災害情報の活用法など定期的に見直しを図っている。
アンケート

社内満足度調査やISO推進の社内アンケートに活用。具体的な対応策や改善案を検討する材料にしている。社内満足度調査では各部署の要望や業務上改善すべき案件の提案が行われ、紙ベースの申請書を[ワークフロー]化する利用展開が進んだ。
ワークフロー

desknet's NEOになり使用感が向上。[アンケート]で上がった社員の要望をもとに、各種申請書類のワークフロー化が進んだ。すでに100以上の書式が活用されている。
キャビネット

ユーザーが個々の発想で活用していることもあり、容量を上げて欲しいという要望が寄せられるほど利用度は高い。社内資料を外部で利用する際などにデータを収納し、出先ではタブレットで閲覧している。データが端末に残らないので、セキュリティ上も有効。
電子会議室

東日本大震災では被災した事業所とのやりとりに利用された。現状把握と被災状況の確認、緊急支援物資の優先度など事業再開に向け活用した初の試みだった。今後のBCP対策にも活かせる機能。
その他

[スケジュール] [設備予約] [回覧レポート]などを活用。

お話をうかがったご担当者様

取締役梅木健行様

東京オリンピックにむけてリース業界のニーズも高まっていく時期です。ビジネスチャンスを逃さぬためにもアンテナを張り巡らせているところで、社員の情報収集やアイデアをdesknet's NEOに集約して活用する機会がさらに増えていくと思います。
情報システム部副部長真壁昭夫様

desknet's NEOとデータベースの移行でコストパフォーマンスはさらに向上しました。
今回、利用価値が高まったと感じたのが、タブレット端末の快適性です。データを端末に残さないセキュアな運用をベースに、さらに活用の範囲が広がっていくはずです。
情報システム部課長西村武様

desknet's NEOでGUIも刷新されましたが、ユーザーはマニュアルなしでも直感的な操作ができ、慣れで使いこなせるようになります。新機能ネオツイはデータの信憑性を保ちながら自由に情報が交わせるので、発想型の仕事やアイデアを刺激するブレーンストーミング的な活用ができそうですね。