株式会社エネコム
様の導入事例

「サポート切れがわかった2017年ごろからグループウェア製品のリプレイスを考えねばと思いましたが、グループ各社との調整などにも時間を要し、ずるずると使い続けていました。ただし、スマートフォンやブラウザへの懸念が強まる中、ユーザーニーズに合った製品への切り替えを一気に進めることになりました」

新しいグループウェア製品の選定に際して、株式会社エネコム様と中国電力株式会社様、株式会社中電工様の3社で協議を進めていきました。

まずはクラウド版、オンプレミス版のどちらにするかについては、主にセキュリティの観点から、以前と同じく自社サーバでの運用が好ましいと判断し、オンプレミス版を選択。その上で条件を絞り込んでいった結果、最終的に3つのグループウェア製品が候補に残りました。

そして、コスト面やカスタマイズ可能な柔軟性などを総合的に判断し、2018年秋にdesknet's NEOを正式採用します。

「機密情報を扱うことも多いため、セキュリティの担保は最優先でした。グループウェアと各種セキュリティ製品とを連携する必要がありましたし、一部企業から操作画面のユーザーインタフェース（UI）をできるだけ以前のものと近づけて、ユーザーの混乱を避けたいという要望もあったためカスタマイズは必須だったわけです。そうした細かなオーダーに対して柔軟に応じてくれたのがdesknet's NEOでした」

導入前にはグループ各社を回り、担当者を集めた説明会を開いたほか、desknet's NEOの試用版を使ってもらい、日常業務で必要な機能などをヒアリングしました。そのフィードバック結果を随時グループ全体に開示したり、質問も積極的に受け付けたりと、オープンな情報共有を心がけたことが製品導入をスムーズにさせました。

「リプレイスに対する反対意見はありませんでしたし、ユーザーからの戸惑いの声などもほとんどなかったです。ただ、各社それぞれ事情が異なるため、2020年初頭から段階的にグループウェアを切り替えていきました。ユーザー数や取り扱う文書データ量などが多かった中国電力のリプレイス作業が2022年に完遂したことで、プロジェクトはひと段落つきました」

現在、国内外30社以上のグループ企業で、3万1000人を超えるユーザーがdesknet's NEOを利用しています。

最も活用頻度が高く、重宝している機能が[回覧･レポート]です。

「メールは基本的に1：1ですが、回覧・レポートは1：nのコミュニケーションができます。また、メールの場合、引用返信が繰り返されると、以前どのようなやり取りがあったのかを瞬時に把握するのが難しいです。回覧・レポートはリンクボタンを押せば、すぐに履歴を見ることができるため、格段に効率アップとなっています」

回覧･レポートのメリットはそれだけにとどまりません。株式会社エネコム様では従来、情報漏えいなどを防ぐために社内外を問わず、メールの誤送信に対して細心の注意を払ってきました。当然のように、社内宛のメールを社外に送ってしまうなどあってはならないことです。desknet's NEOの導入以降、社内のコミュニケーションはメールを使わず、原則として回覧・レポートに限定したことで、誤送信のようなリスクがほぼなくなりました。

「回覧・レポートは確実に社内だけのやり取りですから、非常に安全だよねと他の従業員からも好評です」

もう一つ、内部での情報共有の観点で言えば、[文書管理]も該当します。こちらは業務資料のファイルなどを適宜シェアして、各自が仕事に役立てています。興味深いのが、社内だけではなく、グループ各社とのファイル共有もしていること。とりわけグループ横断での取り組みが多い株式会社エネコム様にとっては、非常に便利な機能になっています。

ほぼすべての従業員は[ポータル]画面を開くところから一日の業務が始まると断言するほど、desknet's NEOは仕事に欠かせない存在になっています。[ポータル]に必ずアクセスするのにはいくつかの理由がありますが、全従業員が関係することといえば、[インフォメーション]の閲覧でしょう。

「社内の重要な情報は[インフォメーション]経由で流れてくるため、それを見ていないと怒られてしまいます（笑）。特にマネジメント層であれば、その情報を部下に転送して、きちんと伝える役割も担っていますので、見逃しは業務上あり得ません」

そのほか、使用率の高い機能は[メール]、[回覧・レポート]、[スケジュール]で、これらは大抵の従業員が毎朝開いているといいます。

「[ポータル]からは、ビジネスチャットの[ChatLuck]等へシングルサインオン（SSO）できるようにシームレスに連携させていますから、従業員にとっての使い勝手は非常に良いはずです」

選定理由の一つにコストパフォーマンスの良さを挙げていましたが、こちらの成果はどうだったのでしょうか。結論から言うと、導入コストに加えて、運用管理コストの低減にもつながりました。

「今まではグループ会社用と中国電力用のWebサーバに分かれていて、トータルで11台を運用していました。それが半分以下の5台に。加えて、これまでは独自にグループウェア製品を導入していたグループ会社も、desknet's NEOに相乗りしたことで、われわれが一括して運用管理するようになり、業務効率化を図ることができました」

その結果、グループウェア製品に関して、一ユーザー当たりの月額利用料は100円も下がりました。グループ全体でユーザー数が3万を超えていることを考えれば、大きなインパクトです。

「多くの会社とサービスをシェアして全体コストを下げるのは、グループ経営にとって非常に大切です。さらに、グループウェア製品は一般のエンドユーザーが対象となるため、要望なども多種多様で、運用の手間がかかります。それを当社が一手に引き受けることで、グループ各社の負担が軽減するのは間違いないですし、その分、彼らは本業に専念できるようになります」

なお、desknet's NEOの本稼働から現在まで、システム障害は一度も起きておらず、システム運用管理者にとっても負担が減ったと喜びます。

今後の展望については、[スマートフォン対応]強化のほか、業務アプリ作成ツール[AppSuite]の導入に興味を持つグループ会社へのサポートなどを進めていきたいとしています。