導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在134件の事例を掲載

導入事例のご紹介

北海道砂川市役所

http://www.city.sunagawa.hokkaido.jp/

  • 業種自治体
  • ユーザー数145ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

庁内LAN整備に合わせ採用した自治体向け製品に不具合が発生。トラブル回避には、永続的なバージョンアップのコストが必要に!!

前製品の機能をカバーし、管理負担・保守費用を軽減できる製品としてdesknet'sを採用。

リプレイス後も、特別な社内教育なしで利用を開始。全職員の活用が定着。

全職員必須の共有機能はシンプルなルールで使いやすく。その他の機能は部署・職員の工夫で活用できるよう開放。

導入後トラブル・障害がないのが何よりのメリット。浸透度も高く、運用コストも削減。[ウェブメール]は不可欠の機能に。

導入の主目的

庁内LAN整備に合わせ採用した自治体向け製品に不具合が発生。トラブル回避には、永続的なバージョンアップのコストが必要に!!

[導入経緯]
2002年、地域イントラネット事業の一環として庁内LANを整備。その際、市区町村の電子自治体向けグループウェア(ソリューション製品)を導入した。
やがて不具合が発生するようになり、対応を求めたところバージョンアップが必要といわれた。しかも、代表的なグループウェアをベースに2製品が連携する複雑な構成のシステムだったため、2製品それぞれに異なるタイミングで更新が必要なことも判明。永続的なコスト負担を回避するためリプレイスを決定した。

製品決定

前製品の機能をカバーし、管理負担・保守費用を軽減できる製品としてdesknet'sを採用。

[製品採用]
リプレイスにあたって重視したのは、単体で運用できる製品で、なおかつ以前の利用機能をカバーできること。前製品ではトラブルで苦労したため、運用管理面や保守費用の負担が軽減できることも重視したポイントだった。さらに、庁舎内で管理しているサーバとの親和性や運用上の効率など全てを満たす製品としてdesknet'sを採用した。

[desknet's採用の決め手]
1. パッケージ単体で活用できるシンプルな製品
2. リプレイスしても違和感なく活用できる各種機能の使いやすさ
3. セキュリティ管理・運用面で担当者に負荷がかからない
4. 初期投資軽減、追加費用抑制などのコスト削減効果
5. 定期的バージョンアップやサポートなどの保守体制

導入浸透と使用機能

リプレイス後も、特別な社内教育なしで利用を開始。全職員の活用が定着。

[導入浸透]
すでにグループウェア利用の経験があり概念的に理解されていたこと、desknet'sの各機能がわかりやすかったことなどから、職員に対する導入研修は特に実施する必要はなかった。リプレイス後、自然な流れで利用が定着している。

全職員必須の共有機能はシンプルなルールで使いやすく。その他の機能は部署・職員の工夫で活用できるよう開放。

[使用機能]
役所全体として公式に活用している機能は、シンプルなルールで職員の使いやすさを尊重。公式な機能以外は、制約を設けず全機能をオープンにして、部署・職員など各自の工夫で必要な機能を活用している。庁内ポータルに、財務・会計など基幹系のリンクと共にdesknet'sのリンクも設定。登庁後ログインし内容をチェックすることが習慣化している。

導入効果

導入後トラブル・障害がないのが何よりのメリット。浸透度も高く、運用コストも削減。[ウェブメール]は不可欠の機能に。

導入後は不具合や障害がなく、運用面の負担が軽減されたことは最も大きな効果。「単体で管理しやすい製品を」という当初の目的が達成できた。財政をシビアに管理する自治体の視点からも、コストパフォーマンスは評価できる。基幹系システムではないが、庁内メールは[ウェブメール]に統合され、もし機能が停止したら国・北海道庁からの伝達も受けられなくなってしまうため、市役所にとっては欠かせないシステムとなっている。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    ・三役(市長・助役・収入役など)をはじめ、全職員の予定を管理・公開・共有ししている。
    ・三役については[ワークフロー]との併用で、確定した公務を秘書が管理・公開している。
    ・庁内会議以外にも、部課長会や係長会(ボランティアなどの自主的な活動を行う会)などの際には対象人数が多いため、承認依頼の機能を使って行事の確定を効率化している。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    ・desknet's導入で新たに利用を開始した機能。主に三役スケジュールを確定する際の事前申請に活用。
    →秘書に申請~承認を得た後で三役のスケジュールを確定
    ・情報推進係の所管でクライアントにソフトウェアを導入する際の承認申請に用い、セキュリティやライセンス管理の問題を未然に防止するため活用。
    →利用申請~上長~情報推進係~総務課長の最終決済

  • ウェブメール
    ウェブメール

    ・庁内の業務メールとして定着。外部の取引業者とのやりとりや、LGWAN経由のメールなど、すべてを一括して管理している。
    ・クライアントに依存していないので情報管理やセキュリティ上のメリットも高く、人事異動などに際してアドレスの管理もしやすい。
    ・正職員に関しては1人1台になっているが、どの端末からでもログインできるのは職員にとっても利便性が高い。

  • 設備予約
    設備予約

    ・会議室7室、公用車6台(各課共用車を除く)、備品(プロジェクター)の管理に活用。
    ・対象設備が少ないので、確実に予約が押さえられる事を最大のメリットとし、現状では、必要なときに優先順に予約を入れるシンプルなルールで運用している。
    ・利用希望が重なった場合には、どの部署が押さえているかひと目で分かるので、当事者間で調整の交渉を行い柔軟な利用をはかっている。

  • 文書管理
    文書管理

    ・desknet'sのマニュアル、財務会計システムのマニュアルなど、庁内で共通利用する書式様式を管理している。
    ・庁内業務では紙の申請が多く、各種申請書や届出書、書式のフォーマットなどを管理。古い書式の誤用の防止にもなっている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    ・各種告知事項や庁内職員向け連絡事項を掲示している。登庁後ログインして必ずチェックする機能のひとつ。

  • その他

    ・自由に使って支障が無い機能は、制約を設けていない。各利用者が独自の工夫で[ToDo]等の機能を活用している。

お話をうかがったご担当者様

  • 砂川市 総務部総務課 情報推進係長 伊藤修一 様

    使い勝手に関してもユーザーから不満は出ていません。
    あまり意識することなく活用できていますし、それだけ定着しているのだと思います。

desknet's利用環境

製品名
desknet'sスタンダード版
ユーザー数
145ユーザー
導入時期
2007年

事業概要

自治体名
北海道砂川市役所
URL
http://www.city.sunagawa.hokkaido.jp/
所在地
北海道砂川市
職員数
181名
自治体紹介
1958年7月市制施行、空知総合振興局管内にある人口約2万人の市。札幌から約80km、旭川から約60kmの場所に位置する。交通の利便性に恵まれているうえ、『安らぎと活力にみちた快適環境都市』をまちづくりの目標に掲げ、住環境整備、福祉政策などの施策に取り組み、1984年、環境省より北海道内初のアメニティ・タウン(快適環境都市)に指定されている。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

リコージャパン株式会社 北海道営業本部

http://www.ricoh-japan.co.jp/

リコーOA機器商品群、通信機器、コンピュータとその周辺機器の販売および オフィスの生産性向上のためのネットワークソリューション、ドキュメントソリューションを提供。 desknet'sにおいても導入支援・運用にいたるまで、トータルにサポートしている。

お問合せ先:
ソリューション事業部

TEL:011-700-5531

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