北海道砂川市役所
様の導入事例

ご活用中の機能と使い方

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  スケジュール

  ・三役（市長・助役・収入役など）をはじめ、全職員の予定を管理・公開・共有ししている。
  ・三役については[ワークフロー]との併用で、確定した公務を秘書が管理・公開している。
  ・庁内会議以外にも、部課長会や係長会（ボランティアなどの自主的な活動を行う会）などの際には対象人数が多いため、承認依頼の機能を使って行事の確定を効率化している。

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  ワークフロー

  ・desknet's導入で新たに利用を開始した機能。主に三役スケジュールを確定する際の事前申請に活用。
  →秘書に申請～承認を得た後で三役のスケジュールを確定
  ・情報推進係の所管でクライアントにソフトウェアを導入する際の承認申請に用い、セキュリティやライセンス管理の問題を未然に防止するため活用。
  →利用申請～上長～情報推進係～総務課長の最終決済

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  ウェブメール

  ・庁内の業務メールとして定着。外部の取引業者とのやりとりや、LGWAN経由のメールなど､すべてを一括して管理している。
  ・クライアントに依存していないので情報管理やセキュリティ上のメリットも高く、人事異動などに際してアドレスの管理もしやすい。
  ・正職員に関しては1人1台になっているが、どの端末からでもログインできるのは職員にとっても利便性が高い。

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  設備予約

  ・会議室7室、公用車6台（各課共用車を除く）、備品（プロジェクター）の管理に活用。
  ・対象設備が少ないので、確実に予約が押さえられる事を最大のメリットとし、現状では、必要なときに優先順に予約を入れるシンプルなルールで運用している。
  ・利用希望が重なった場合には、どの部署が押さえているかひと目で分かるので、当事者間で調整の交渉を行い柔軟な利用をはかっている。

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  文書管理

  ・desknet'sのマニュアル、財務会計システムのマニュアルなど、庁内で共通利用する書式様式を管理している。
  ・庁内業務では紙の申請が多く、各種申請書や届出書、書式のフォーマットなどを管理。古い書式の誤用の防止にもなっている。

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  インフォメーション

  ・各種告知事項や庁内職員向け連絡事項を掲示している。登庁後ログインして必ずチェックする機能のひとつ。

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  その他

  ・自由に使って支障が無い機能は、制約を設けていない。各利用者が独自の工夫で[ToDo]等の機能を活用している。