株式会社北海製作所（北海グループ）
様の導入事例

desknet'sへのリプレイスで、グループ企業間の情報共有がさらに進化。変化への迅速な適応力も強化されました。

株式会社北海製作所（北海グループ）

http://www.hokkai.co.jp/

業種鏡板・鉄道車両関連製品製造業
ユーザー数160ユーザー
利用形態クラウド版

セキュアなスケジュール管理が可能なグループウェアへのリプレイスを検討。

アクセス権設定の明確さとコスト・パフォーマンスでdesknet'sを採用。

グループ全体の動きをdesknet'sで可視化し、利用推進につなげた。

[スケジュール][回覧・レポート]を多機能化して活用を拡げる。

企業文化に適した活用が定着。desknet's NEOへの乗り換えにも期待。

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鏡板を中心に培った独自の技術力でものづくりを極める株式会社北海製作所（北海グループ）。鏡板および鉄道車輌台車の側梁においては国内トップクラスのシェアを誇る会社です。鏡板とは石油化学プラントや、医療、食品関係の圧力容器等の端部に使用される重要部材で、高い安全性と信頼性を要求されます。その精緻な加工技術は、街中を彩るパブリックアート、現代彫刻、モニュメントなどの製造にも活かされ、環境適合型のソーラー発電LED街路灯などを手がける景観事業部門も好調です。既存のグループウェアからわずか数年でdesknet'sへリプレイスし、グループ企業5社への導入を推進したシステム統轄本部の皆様に、その背景と現在のご活用状況をうかがいました。

セキュアなスケジュール管理が可能なグループウェアへのリプレイスを検討。

── desknet's以前にもグループウェアをご利用なさっていたそうですね。

すでにdesknet'sと並び称される代表的なウェブベースの製品を導入していました。スケジュール中心の利用でしたが、役員の行動予定が一般社員まで全て見えていました。時にはセキュリティ上特定の者だけで共有したい情報も含まれる危険性があり不満でした。導入から1〜2年しか経過していませんでしたが、リプレイスを検討することにしました。

アクセス権設定の明確さとコスト・パフォーマンスでdesknet'sを採用。

── 製品検討はどのように行われましたか？

米大手ソフトウェア会社の製品からオープンソースの製品まで、バックオフィスツールとして当社に最適なものはないか試用しました。さまざまな製品を検討する中で最後に選んだのがdesknet'sだったのです。

── desknet's採用の決め手はどのような点ですか？

製品検討の過程で当惑していたのが、私たちがイメージする的確な情報管理ができる製品が余りにも少ないということでした。具体的には経営上の重要な情報は、閲覧できる人を特定することができるなど、個人、部署、特定のグループなどで自由自在に設定したかった。そういう意味でdesknet'sは、ユーザーやグループ単位でのアクセス権の設定がしやすく明確でした。前製品の使用期間が短く150ユーザーで購入していたので、さらにコストが発生するのは厳しかったのですが、機能面や使い続けた場合の将来的な負担を試算してみると、desknet'sのほうがコスト・パフォーマンスも高かった。そこで他社製品からの乗り換えを決定しました。ユーザー数も160に増やして、北海製作所をはじめとするグループ全社で利用を開始しました。

グループ全体の動きをdesknet'sで可視化し、利用推進につなげた。

── desknet'sへのリプレイスとその後の活用は予定通り進みましたか？

導入直後から[スケジュール]は、必要な情報を「見るべき人たち」が的確に共有し、互いに確認できるようになりました。社長や役員の予定は特定の社員だけに公開し、一般社員同士は全てオープンにするなど、ねらい通りに設定できました。それは社員に利用を奨励する上でも大きな安心材料となり、その後の活用推進や利用浸透にもプラスに作用したと感じています。導入に先がけグループウェア製品変更の告知と簡単な集合教育は実施しましたが、やはり実務を通じて慣れてもらうことが利用の定着につながったのだと思います。

北海製作所様ご利用中の「スケジュール」機能画面

── desknet'sの利用推進にはトップの強力な後押しもあったと伺いました。

グループ全体を統轄する代表の林泰俊会長は、製造現場でもITでも先進技術の導入にはつねに積極的です。会長自らホームページ活性化を推進していますし、desknet'sに関しては「グループ全体の動きがよくわかる」という理由から、全役員にスケジュールを活用するよう徹底させたのです。結果として役員の利用度が飛躍的に高まり、それが社員へも浸透してゆきました。

[スケジュール] [回覧・レポート]を多機能化して活用を拡げる。

── [スケジュール]の問題は改善されましたか？

当初のねらい通りアクセス権の詳細な設定で、閲覧権限をユーザーやグループごとに管理しながら共有できるようになりました。
当社は取引先のお客様やアート作品の作家の方々を現場にご案内することが多いのですが、[スケジュール]のユーザー設定に「客先工場訪問予定」という専用のユーザーを設定して、製造現場の視察に訪れるお客様の日程管理や応接室の手配などをグループ全社で一括管理しています。シンプルですが「客先工場訪問予定」を見るだけで空き状況が瞬時に分かり、応接室なども同時に押さえられる。グループ企業全体で効率良くスケジューリングでき、ダブルブッキングを防げます。たいへん使い勝手がよいことが分かりました。

北海製作所様ご利用中の「電子会議室」機能画面

── desknet'sの各機能の活用状況はいかがですか？

[回覧・レポート]は、社内ではメールの代わりに情報交換や資料の共有に活用しています。業務上、高解像度の画像や図面などをやり取りすることも多いためサーバ−の負荷を抑制できますし、閲覧状況がひと目で分かるのもいいですね。
[電子会議室]は営業全体で有益な営業情報を共有しています。渉外対応、契約中の案件情報、進行案件の連絡先、クライアントごとの契約手順などつねに最新の情報を共有しています。引き合いの多い物件や同一物件の見積りがグループ内の企業間で重ならないよう各社の動きも効率良く確認しあっています。
製造現場は実務にパソコンを必要としない社員が多いのですが、desknet'sの重要な情報はグループ長を通じて現場に告知するなどの手法をとって全社共有を実現しています。

以下の機能のほか、[設備予約][ ワークフロー] [プロジェクト管理] [議事録] [安否確認]以外のすべての機能は公開され活用できるようにしている。

企業文化に適した活用が定着。desknet's NEOへの乗り換えにも期待。

── desknet's 導入後の効果についてお聞かせ下さい。

[スケジュール]の安全かつ確実な活用を実現するために行ったdesknet's へのリプレイスですが、そのねらい通りアクセス権の設定でスケジュールの安全な管理と効率的な全社共有が両立できました。[スケジュール][回覧・レポート]は北海グループ独自の活用法も確立されて、ひとつの企業文化として定着した感があります。
導入以前は、局地的に伝えられて当事者間や個別にしか知らされていない情報がありました。desknet'sで共有することによって、過去の事例を参照しながら、全社員が同様の曲面で効率的な対応が出来るようになりました。 [ウェブメール]の採用で、クライアントPCへの個別管理がなくなり、異動への対応など管理もとても楽になりました。

── 最後に今後のご利用展望について、うかがいたいと思います。

当社のトップ(株式会社北海製作所　代表取締役社長　林孝彦様)がスマートフォンとタブレットPCを業務でフル活用している影響もあり、営業担当などの外回りが多い全社員にスマートフォンの支給が決定しています。間違いなくタブレットPCの必要性も高まってきていますし、無償での乗り換えも可能なdesknet's NEOへの移行を真剣に検討しているところです。
desknet's NEOとクラウド化で今後10年は問題なく活用できると思いますし、海外拠点を通して業務のグローバル化も進んでゆきます。desknet's NEOを安全に使える環境にしてゆけば、のちのち業務を継承してゆく社員にも有利です。
運用面での利便性と情報の安全管理の面からもdesknet's NEOへの移行は重要な課題だと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

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ご活用中の機能と使い方

スケジュール

ユーザーやグループごとに目的に合ったアクセス権を設定し、企業文化・業務の実情に即したスケジュール管理を実現。「客先工場訪問予定」という専用のユーザーを設定し、来訪者管理を効率化している。[スケジュール]は全社員がつねに見ているので見落としがなく、営業や品質保証課を中心に、グループ企業全体で予定管理や応接室予約を効率化している。
回覧・レポート

社内の情報交換、文書を伴う共有案件などにメールの代わりに使用。メールの濫用を防止し、閲覧状況も分かるので見落としも防げる。図面・写真などの扱いが多い業務の特性上、サーバーの負荷軽減にも効果を発揮。会議資料の事前添付、議事録等の共有、週報や日報のひな形も共有・管理。
ウェブメール

メーラーとして社内・社外を問わず活用。クライアントの設定・管理、クライアントに残るメール情報の管理やセキュリティ対応などの煩わしさがなく、システム管理者の負荷が軽減された。
インフォメーション

社内行事や総務からの全社的告知事項に活用。パソコンを使用しない現場もあり、工場ではグループ長を通じて日々のdesknet'sの情報を共有している。メールチェックをする際に必ずインフォメーションは目に入るのでタイトルを見れば内容がわかるように工夫し、確実に情報を伝達・共有するしくみとなっている。
電子会議室

営業全体で有益情報を共有している。引き合い物件情報、価格情報の更新、渉外対応、契約案件情報、チーム内の情報共有、進行案件の連絡先、クライアントごとの契約手順など最新の情報をつねに共有している。持ち回りで執筆する企業ブログの公開前の推敲の事前チェックにも活用している。
文書管理

企業の組織図、経費計上書の提出手順、各種書式フォーマットを部署ごとに共有管理し、古い書式の誤用を防いでいる。グループ企業で共有可能な文書フォーマットはここで一括管理し、各種提出書類の管理の効率化や書式の氾濫防止に役立てている。
伝言・所在

日常業務内の軽微な伝達事項、電話メモなどに使用。不在のときにメモを入れておく。メールほど重要ではないが特定の相手に伝達したいときに自由に活用。
アドレス帳

取引先のメールアドレス、電話番号を含んだ最新のアドレス情報を集約し、共有している。desknet'sで一元管理することは顧客情報をセキュアかつ厳密に管理することにもつながっている。